7 przydatnych wskazówek dotyczących pisania doskonałej profesjonalnej wiadomości e-mail

To ekscytujący dzień – twój pierwszy w nowej pracy. I jest to rodzaj występu, do którego można się przyzwyczaić: siedzenie w wygodnym krześle i zajmowanie się e-mailami nie jest zbyt wyczerpującą pracą, prawda? Ale niektóre części mogą nie przychodzić ci naturalnie, przynajmniej nie od razu.

Być może chcesz, aby e-maile, które sporządzasz, zapewniały pewność i kontrolę nad projektem, ale denerwujesz się układaniem każdej części we właściwej kolejności. Może nie masz pewności, jak najlepiej się przywitać. Może nie dorastałeś mówiąc po angielsku w domu; może to wciąż nie jest język, w którym marzysz.

W każdym razie nie musisz się martwić, ponieważ przy odrobinie praktyki pisanie idealnej profesjonalnej wiadomości e-mail zacznie wydawać się łatwe, a nawet automatyczne. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć.

1 Pozdrów osobę, do której piszesz.

Może wydawać się dziwne zwracanie się do nieznajomego w Internecie jako „ Drogi ”, ale jest to standard w formalnej korespondencji . Inne szanowane, ale mniej powszechne opcje to Pozdrowienia i Pozdrowienia .

Jeśli to możliwe, najlepiej podać imię i nazwisko odbiorcy. Poprzedź go przecinkiem lub dwukropkiem, jak w poniższych przykładach:

• Drogi Czadzie,
• Szanowny Panie Oswald:
• Szanowna Pani Picard-Mimms:

Jeśli nie masz pewności, czy kobieta, do której piszesz, jest Panią czy Panią , to Pani jest zwykle bezpieczniejszą opcją. Innym solidnym, neutralnym pod względem płci podejściem jest po prostu podanie pełnego imienia i nazwiska odbiorcy:

• Drogi Alex Lee:

W przeciwieństwie do tego, rodzaj Szanowni Państwo wydaje się bezosobowy i należy go unikać.

2 Czy dziękujesz tej osobie, czy odpowiadasz na ostatnią wiadomość od niej? Jeśli tak, zacznij tam.

(Jeśli kontaktujesz się z nieznajomym, z którym nigdy wcześniej nie korespondowałeś, zacznij treść e-maila od kroku 3.)

To, o czym zdecydujesz się napisać, najpierw mówi czytelnikowi, co uważasz za ważne.

Jeśli masz coś, za co możesz wyrazić wdzięczność, chcesz to zrobić na początku, więc nie wydaje się, że jest to refleksja. Podobnie, jeśli jesteś już w trakcie rozmowy w obie strony, chcesz pozostać na dobrej drodze i nie zmieniać tematu. Kilka przykładów:

• Dziękujemy za życzliwy wkład w organizację Red Panda Conservation International.
• Dzięki za zainteresowanie; mój klient byłby bardziej niż szczęśliwy, gdyby porozmawiał w czasie, który zasugerowałeś.
• Dostawa części zamiennych, o które prosiłeś do swojego DeLoreana, jest zaplanowana na ten tydzień.

Kluczem tutaj jest szybkie przejście do sedna; nie chcesz, aby zajęty czytelnik się zastanawiał.

3 Wyjaśnij, o czym piszesz.

Są dwa pytania, na które musisz jasno odpowiedzieć. Na co masz nadzieję się stać i jak osoba, do której piszesz, może pomóc? Na przykład:

• Piszę, aby zapytać o twoje badania dotyczące pielęgnacji sierści kotów.
• Jestem lokalnym producentem radiowym, który chce umówić się na wywiad na żywo przed twoim występem w Oakland w przyszłym tygodniu.
• Moja firma architektoniczna potrzebuje specjalistycznej wiedzy na temat domków na drzewie, a kilku kolegów twierdzi, że Twoje spostrzeżenia są bezkonkurencyjne.

Wyrażając swój cel, chcesz być bezpośredni, ale nie do punktu, w którym wydajesz się szorstki lub niegrzeczny. Jeśli wydaje ci się to niezręczną czynnością równoważenia, błądź po stronie formalności. Tak jak w pracy lepiej być nieco przesadnie ubranym niż zbyt swobodnym, zazwyczaj lepiej, aby pierwszy e-mail do nowego kontaktu był wyjątkowo uprzejmy.

4 Pamiętaj, aby był krótki

Profesjonalne e-maile nie powinny być epickiej długości. Szanuj czas swoich czytelników, ponieważ jeśli uznają, że Twoja wiadomość jest zbyt długa, prawdopodobnie zaczną przeglądać.

Jeśli ważki temat wymaga długiej dyskusji, poszukaj lepszych sposobów komunikacji na ten temat niż e-mail. Wykorzystaj swoją wiadomość jako sposób na umówienie spotkania lub dyskusji, a nie miejsce na gęsty traktat na ten temat.

5 Zawiń linią zamykającą.

Twój e-mail powinien kończyć się jednym zdaniem, które wyjaśnia Twoje znaczenie i określa, co będzie dalej. Może to skłonić czytelnika do podjęcia działania lub być sposobem na delikatne zakończenie rozmowy.

• Nie mogę się doczekać dalszej dyskusji z tobą o godzinie 11 w czwartek.
• Przejrzyj projekt rękopisu, który załączam, i daj mi znać, jakie poprawki lub pytania przychodzą mi do głowy.
• Twoje wskazówki były niezwykle pomocne i nie mogę się doczekać kontaktu.

Tak jak Twoja wiadomość mogła zacząć się w miejscu, w którym zakończył się poprzedni e-mail, chcesz, aby ten zakończył się konfiguracją przyszłej korespondencji.

6 Podpisz się z odpowiednim zamknięciem.

Istnieje wiele sposobów na zakończenie wiadomości e-mail przed podaniem swojego nazwiska, ale w interesie profesjonalnego decorum prawdopodobnie najlepiej nie być zbyt kreatywnym. Wiele osób narzeka na rozpraszające podpisy e-maili, takie jak „na zdrowie” i „VR” (z dużym szacunkiem), więc wybierz taki, który nie będzie nie pasował. Niektóre z najbardziej niezawodnych opcji to:

• Z poważaniem,
• Z poważaniem,
• Dzięki jeszcze raz,
• Z wdzięcznością
• Z poważaniem,
• Z szacunkiem,

W tym momencie prawie skończyłeś — jest tylko ostatni ważny krok.

7 Poświęć chwilę na korektę .

Przeglądanie tego, co napisałeś przed wysłaniem, nie powinno być czasochłonnym obowiązkiem: pamiętaj, że idealny e-mail jest zwięzły .

Upewnij się, że Twoje powitanie wygląda prawidłowo (nie ma nic gorszego niż uświadomienie sobie, że nazwisko osoby, do której właśnie wysłałeś wiadomość e-mail, jest błędnie napisane) i że podziękujesz, gdy jest to właściwe. Dokładnie sprawdź, czy składana prośba jest prosta i łatwa do zrozumienia, ale nie jest nagła lub arogancka.

Jest to również Twoja ostatnia szansa na wyłapanie subtelnych literówek; widzieliśmy, jak więcej niż jeden wątek e-mail całkowicie wyskakuje z torów, gdy ktoś chciał wpisać „teraz”, ale przypadkowo zamiast tego wpisał „nie” — na przykład „Nie próbujemy przygotować prezentacji do czwartku”. Bądź czujny.

Grammarly służy pomocą.