Profesjonalne podpisy: jak zakończyć wiadomość

Nauczenie się, jak pisać mocne podpisy e-mailowe, jest częścią osiągnięcia doskonałości w profesjonalnej komunikacji. Prawie każdy e-mail i list, który wysyłasz, kończy się podpisem, a w świecie zawodowym to potwierdzenie może wywrzeć wrażenie na osobie, z którą się komunikujesz.

Co to jest profesjonalny podpis?

Na końcu wiadomości e-mail znajduje się profesjonalny podpis, który zawiera:

• pożegnalne zdanie
• Twoje imię i nazwisko oraz tytuł (jeśli dotyczy)
• Twoje dane kontaktowe

Użycie odpowiedniego podpisu świadczy o szacunku dla odbiorcy i relacji zawodowej.

Rozstanie

Pierwszą częścią podpisu zawodowego jest odpowiednie zdanie końcowe. Podpisy potwierdzają ton wymiany e-maili, kończąc każdą wiadomość przyjazną i produktywną nutą. W rzeczywistościwszystkiepodpisy służą do wyrażenia tonu wiadomości. Zastanów się nad różnicą między tymi dwoma podpisami:

• Do zobaczenia później
• Z wyrazami szacunku

Chociaż obaj kończą wiadomość, każdy z nich ma inny ton: swobodny i formalny. Pozwól, aby Twoja relacja z odbiorcą e-maila pomogła Ci w wyborze idealnego podpisu. Na przykład, jeśli ubiegasz się o pracę, składasz dwutygodniowe wypowiedzenie lub w inny sposób wysyłasz formalną wiadomość e-mail, wybierz formalne potwierdzenie, takie jakZ poważaniemlubZ poważaniem.W przypadku kolegi, z którym regularnie rozmawiasz, nadal powinieneś używać profesjonalnego podpisu, ale możesz wybrać coś bardziej nieformalnego, np.PozdrawiamlubNajlepsze.

Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe

Po tym zdaniu pożegnalnym podaj swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Ogólnie oznacza to, że należy podać swój numer telefonu. Choć może się to wydawać zbędne, warto podać tutaj także swój adres e-mail oraz inne kanały, za pośrednictwem których odbiorca może się z Tobą skontaktować, np. LinkedIn lub inną platformę mediów społecznościowych.

Kiedy skorzystać z profesjonalnego podpisu

Używaj profesjonalnego podpisu w każdej części profesjonalnej komunikacji, którą piszesz. Nie ma znaczenia, czy masz już ugruntowaną relację lub przyjacielską relację z odbiorcą; jeśli jest to część profesjonalnej komunikacji, wymaga profesjonalnego podpisu. Ogólnie rzecz biorąc, dotyczy to wiadomości e-mail, ale obejmuje również drukowane listy biznesowe.

Profesjonalny podpis e-mailowyniezastępuje odpowiedniego podpisu. Chociaż nie musisz wpisywać swoich danych kontaktowych po nazwisku, jeśli są one zawarte w podpisie, pamiętaj o zamknięciu wiadomości e-mail odpowiednim zwrotem pożegnalnym.

3 wskazówki dotyczące profesjonalnych podpisów

1 Zachowaj profesjonalizm

W wiadomości do przyjaciela lub członka rodziny możesz użyć wielu podpisów, których nie użyłbyś w korespondencji zawodowej. Oto niektóre przykłady: XX,Porozmawiaj wkrótce iDo zobaczenia później. W profesjonalnej wiadomości unikaj skrótów, rozmów na czacie i czegokolwiek, co wydaje się zbyt znajome dla odbiorcy.

2 Ułatw sobie udzielenie odpowiedzi

Profesjonalizm jest siłą napędową etykiety e-mailowej. Etykieta nie jest zbiorem zasad, które należy zapamiętać i których należy przestrzegać. Jest to ogólne podejście do interakcji, którego celem jest uspokojenie drugiej strony.

• Zawsze podawaj swoje dane kontaktowe.
• W stosownych przypadkach zdecyduj się na podpisy zawierające jasne instrukcje lub oczekiwania, takie jak„Porozmawiamy jutro”lub„Czekam na nasz telefon”.

3 Zachowaj zwięzłość

Jedną z rzeczy, które zauważysz w przypadku większości podpisów e-mailowych, jest to, że są krótkie. Wybierz jedno słowo lub krótką frazę. Jeśli masz więcej do powiedzenia, dodaj to do treści wiadomości.

Nie bądź zarozumiały

Możesz spotkać się z podpisami e-mailowymi zawierającymi na przykład komunikat„Czekam na wiadomość od Ciebie”lub„Z góry dziękuję”.Chociaż tego rodzaju podpisy mogą początkowo wydawać się nieszkodliwe, sugerują, że oczekujesz czegoś konkretnego, na przykład dalszego zaangażowania lub zatwierdzenia Twojej prośby. Jeśli nie zakomunikowano jasno oczekiwań – na przykład planowanej rozmowy telefonicznej – trzymaj się bardziej ogólnych ustaleń.

9 przykładów podpisów zawodowych

Ogólne przykłady podpisów zawodowych

• Pozdrowienia
• Z poważaniem
• To, co najlepsze

Spersonalizowane, profesjonalne przykłady podpisów

• Porozmawiajmy ponownie wkrótce
• Dziękuję bardzo
• Doceniam twoją pomoc

Przyjazne i nieformalne przykłady profesjonalnych podpisów

• Do zobaczenia wkrótce!
• Świetnie się z tobą dogadujemy
• Najlepsze życzenia

Często zadawane pytania związane z profesjonalnym podpisaniem umowy

Co to jest profesjonalny podpis?

Profesjonalna podpowiedź to ostatnia część wiadomości, która wyraża profesjonalny ton. Zawiera krótkie słowo lub frazę, nazwę nadawcy i wszelkie istotne informacje kontaktowe.

Kiedy potrzebujesz profesjonalnego podpisu?

Użyj profesjonalnego podpisu w każdym e-mailu lub innej formie profesjonalnej komunikacji, którą wysyłasz.

Co powinno zawierać podpisanie umowy?

Wszystkie profesjonalne podpisy powinny zawierać następujące elementy:

• Odpowiednie zdanie pożegnalne
• Twoje imię i nazwisko oraz, jeśli dotyczy, tytuł
• Twoje dane kontaktowe