Rozpoczęcie kariery? Oto, jak przejść od pisania akademickiego do zawodowego

Gratulacje! Wymagało to lat dyscypliny, w tym być może więcej niż sprawiedliwego udziału w całonocnych imprezach podczas finałów, ale udało się – oddałeś swoją ostatnią pracę studencką.

Prawdopodobnie w trakcie swojej naukowej podróży przyzwyczaiłeś się do pisania w stylu akademickim . Ale sytuacja się zmieni, gdy zaczniesz szukać pracy i przejdziesz na pisanie w środowisku zawodowym.

Od formatowania, przez długość, ton, po słownictwo – pisanie do pracy będzie się różnić od pisania dla profesorów. Na przykład spełnienie wymagań dotyczących dużej liczby słów w artykule (w tym odpowiednie manipulowanie odstępami między wierszami i marginesami) nie ma już zastosowania; zamiast tego musisz pisać zwięźle, czy to w wiadomości e-mail, czy w prezentacji, aby mieć pewność, że skutecznie przekażesz swoje punkty. Między innymi, gdy już przyzwyczaisz się do formalnego pisania dla publiczności akademickiej, będziesz musiał zmienić ton na bardziej profesjonalny, co wymaga praktyki.

Nie martw się jednak: zebraliśmy nasze najlepsze wskazówki, które pomogą Ci płynnie i pomyślnie przejść przez przejście.

>>Przeczytaj więcej:Co wolno, a czego nie należy robić podczas poszukiwania pierwszej pracy

Pisanie dla nowych odbiorców

Po pierwsze, e-maile nie są Ci obce, ale prawdopodobnie wkrótce przeniesiesz tę relację na nowy poziom. Nawet jeśli w tytule lub opisie Twojego stanowiska nie ma słowa „pisarz”, wkrótce może ono stać się nieuniknioną częścią Twojej codziennej rutyny.

Może się również zdarzyć, że będziesz komunikować się ze współpracownikami za pośrednictwem platform do przesyłania wiadomości w miejscu pracy, takich jak Slack, lub pisać wspólnie ze współpracownikami dokumenty, potencjalnie wykorzystując język od specjalistycznej wiedzy technicznej po wskazówki zespołu prawnego.

Innymi słowy, pisanie w miejscu pracy będzie musiało zadowolić wiele osób na raz, a nie tylko jednego profesora. Jest to tym bardziej powód, aby wszędzie, gdzie to możliwe, zachować prostotę i prostotę, co omówimy poniżej.

>>Przeczytaj więcej:Jak wybrać odpowiedni kanał komunikacji do każdego zadania

Formatowanie ma znaczenie w pisaniu zawodowym

Chcesz zmaksymalizować czytelność , nawet na poziomie każdego e-maila, który tworzysz. Staraj się mówić krótko, jeśli to możliwe, i umieść główny punkt na początku. Pamiętaj: osoby, z którymi się kontaktujesz, również pracują, a Ty chcesz szanować ich czas i utrzymywać wszystko tak proste, jak to tylko możliwe.

Staraj się także nie zakopywać kluczowych informacji w gęstych akapitach zawierających niepotrzebne szczegóły, gdzie istnieje ryzyko, że zostaną przeoczone lub przeoczone. Przykłady elementów, których nie chcesz, aby czytelnicy przeoczyli, obejmują pytania, kwoty w dolarach oraz daty i terminy.

Kilka wskazówek:

• Użyj list punktowanych takich jak ta, aby jeszcze bardziej poprawić czytelność.
• Szukaj okazji do podzielenia zbyt długich akapitów i zdań.
• Pamiętaj, że pomocne może być nawet pogrubienie ważnych elementów.

Na szczęście Grammarly może pomóc Ci zapewnić, że Twoje e-maile przyciągną uwagę czytelnika , zaznaczając te właśnie problemy w swoich sugestiach dotyczących pisania.

>>Przeczytaj więcej:Nakazy i zakazy dotyczące etykiety biznesowej poczty elektronicznej

Nakaz i zakaz tonu w formie pisemnej

W pisaniu akademickim często preferowana jest formalność, ale w środowisku zawodowym występuje większe zróżnicowanie. Na przykład, o ile błądzenie w kwestiach formalnych jest rozsądne podczas pisania listu motywacyjnego , może być zarówno niepotrzebne, jak i w rzeczywistości niezręczne, jeśli w szybkiej wiadomości na Slacku do kolegi, z którym pracujesz, brzmisz zbyt sztywno.

Ogólnie rzecz biorąc, chcesz pisać na tyle formalnie, aby wyrazić szacunek, ale nie na tyle formalnie, aby sprawiać wrażenie sztywnego lub zdystansowanego. To może być balansowanie – tylko ta strona „Szanowny Panie”, ale nie aż do „Hej, bracie”.

Staraj się raczej, aby rozmowa brzmiał neutralnie. Spróbuj przeczytać na głos swoją wersję roboczą, aby sprawdzić, czy brzmi uprzejmie i przyjaźnie, ale nie przesadnie przyjacielsko. Jeśli jest przesiąknięty slangiem lub zawiera komiczną liczbę wykrzykników, przerób to odpowiednio. A jeśli z trudem łapiesz oddech przed końcem zdania lub tracisz miejsce w połowie akapitu, wiesz, że coś należy podzielić na mniejsze części.

Używaj prostego słownictwa w profesjonalnym pisaniu

Być może na studiach przyzwyczaiłeś się do prezentowania swojej ogromnej wiedzy na temat semiotyki leżącej u podstaw mise en scene w twojej najnowszej analizie literackiej. (Co?) Ale w miejscu pracy musisz być bardziej bezpośredni.

Jak wspomnieliśmy powyżej o strukturze i tonie, chcesz, aby Twoje profesjonalne pisanie było konwersacyjne i łatwe do zrozumienia. Oznacza to pozostawienie tezaurusa na półce i uproszczenie nadmiernie erudycyjnej dykcji. Aby Twoje pisanie było wciągające, Gramatyka może pomóc Ci znaleźć mocne synonimy, jeśli ciągle używasz tych samych prostych słów.

Poprawne wykonanie

Podobnie jak w przypadku pisania do szkoły, nie chcesz ryzykować utraty punktów z powodu możliwych do uniknięcia błędów w pisowni, interpunkcji i tak dalej. Jednak jedną rzeczą, która może Cię zaskoczyć, jest to, jak często takie błędy pojawiają się w pismach, które otrzymujesz w miejscu pracy.

Oto jedno z zabezpieczeń, do którego warto się przyzwyczaić, zwłaszcza w przypadku e-maili: Zachowaj wypełnianie pola „do” na koniec. Dopóki pole jest puste, ryzyko, że Ty (lub Twój kot) naciśniecie „wyślij”, zanim zdążycie ponownie przeczytać wersję roboczą i wychwycić oczywiste literówki, jest zerowe.

Jest jeszcze ten częsty element, który popełnia błędy, perfidna (hm, zawodna — mówiliśmy, żeby słownictwo było proste, prawda?) mobilna klawiatura. W przeciwieństwie do szkoły, gdzie listopadowe terminy pojawiały się w programie nauczania już w sierpniu, ograniczenia czasowe w miejscu pracy mają tendencję do szybkich zmian i możesz być zmuszony do szybkiej reakcji, czasami także za pomocą urządzenia mobilnego.

W tym przypadku jedną z rzeczy, która może pomóc wyróżnić Twoją korespondencję, jest Klawiatura Gramatyczna. Może wyłapać wiele tych irytujących błędów, zanim zbyt późno uświadomisz sobie, że zauważyłeś je w skrzynce nadawczej telefonu.