Rozpoczynasz karierę? Oto jak przejść od pisania akademickiego do profesjonalnego

Gratulacje! Zajęło to lata dyscypliny, w tym może więcej niż sprawiedliwy udział w całonocnych zajęciach podczas egzaminów końcowych, ale zrobiłeś to – oddałeś ostatnią pracę na studiach.

Podczas swojej naukowej podróży prawdopodobnie przyzwyczaiłeś się do pisania w akademickim stylu . Ale wszystko się zmieni, gdy zaczniesz szukać pracy i przejdziesz do pisania w środowisku zawodowym.

Od formatowania po długość, ton i słownictwo, pisanie dla twojej pracy będzie się różnić od pisania dla twoich profesorów. Na przykład spełnienie wymagań dotyczących liczby długich słów w artykule (w tym manipulowanie odpowiednimi odstępami między wierszami i marginesami) nie ma już zastosowania; zamiast tego musisz pisać zwięźle, czy to w wiadomości e-mail, czy w prezentacji, aby zapewnić sobie skuteczne zdobywanie punktów. Między innymi, podczas gdy przyzwyczaiłeś się do formalnego pisania dla audytorium akademickiego, będziesz musiał przejść do osobistego profesjonalnego tonu, co wymaga praktyki, aby uderzyć.

Nie martw się jednak: zebraliśmy nasze najlepsze wskazówki, które pomogą Ci płynnie i pomyślnie poruszać się po przejściu.

>>Czytaj więcej: Nakazy i zakazy w poszukiwaniu pierwszej pracy

Pisanie dla nowych odbiorców

Po pierwsze, e-maile nie są Ci obce, ale prawdopodobnie wzniesiesz tę relację na nowy poziom. Nawet jeśli słowo „pisarz” nigdzie nie występuje w twoim tytule lub opisie stanowiska, wkrótce może stać się nieuniknioną częścią twojej codziennej rutyny.

Możesz również komunikować się ze współpracownikami na platformach komunikacyjnych w miejscu pracy, takich jak Slack, lub pisać wspólnie ze współpracownikami we wspólnych dokumentach, potencjalnie obejmujących język, od wiedzy technicznej po wskazówki zespołu prawnego.

Innymi słowy, pisanie w miejscu pracy będzie musiało zadowolić wiele osób naraz, a nie tylko jednego profesora. To jeszcze więcej powodów, aby zachować prostotę i prostotę tam, gdzie to możliwe, co omówimy poniżej.

>>Czytaj więcej: Jak wybrać odpowiedni kanał komunikacji do każdego zadania

Formatowanie ma znaczenie w profesjonalnym piśmie

Chcesz zmaksymalizować czytelność , nawet na poziomie każdego tworzonego e-maila. Staraj się mówić krótko, kiedy możesz, i umieść swój główny punkt na początku. Pamiętaj: ludzie, z którymi się kontaktujesz, też pracują, a ty chcesz szanować ich czas i starać się, aby sprawy były jak najbardziej proste.

Staraj się również nie ukrywać kluczowych informacji w gęstych akapitach z nieistotnymi szczegółami, w których można je przejrzeć lub przeoczyć. Przykładami pozycji, których czytelnicy nie powinni przegapić, są pytania, kwoty w dolarach oraz daty i terminy.

Kilka wskazówek:

• Użyj list punktowanych, takich jak ta, aby jeszcze bardziej poprawić czytelność.
• Szukaj okazji do podzielenia zbyt długich akapitów i zdań.
• Pamiętaj, że może być nawet pomocne pogrubienie ważnych elementów .

Na szczęście Grammarly może pomóc w zapewnieniu, że Twoje e-maile przyciągną uwagę czytelnika , oznaczając te właśnie problemy w swoich sugestiach dotyczących pisania.

>>Czytaj więcej: Nakazy i zakazy biznesowej etykiety e-mailowej

Nakazy i zakazy w pisemnym tonie

W pisaniu akademickim często preferuje się formalność, ale jest więcej różnic w ustawieniach zawodowych. Na przykład, chociaż błądzenie po stronie formalności jest rozsądne podczas pisania listu motywacyjnego , może to być zarówno niepotrzebne, jak i w rzeczywistości niezręczne, jeśli zabrzmi zbyt duszno w krótkiej wiadomości Slack do współpracownika, z którym pracujesz na co dzień.

Ogólnie rzecz biorąc, chcesz pisać wystarczająco formalnie, aby wyrazić szacunek, ale nie tak formalnie, żebyś wydawał się sztywny lub zdystansowany. To może być balansowanie – tylko ta strona „Szanowny Panie”, ale nie aż do „Hej, bracie”.

Staraj się raczej brzmieć neutralnie, konwersacyjnie. Spróbuj przeczytać na głos swój projekt, aby sprawdzić, czy brzmi grzecznie i przyjaźnie, ale nie jest przesadnie przyjacielski. Jeśli jest posługujący się slangiem lub zawiera komiczną liczbę wykrzykników, odpowiednio przerób. A jeśli łapiesz oddech przed końcem zdania lub tracisz miejsce w połowie akapitu, wiesz, że coś trzeba podzielić na mniejsze kawałki.

Używaj prostego słownictwa w profesjonalnym pisaniu

Być może na studiach przyzwyczaiłeś się do prezentowania swojej ogromnej wiedzy w zakresie semiotyki leżącej u podstaw mise en scene w twojej ostatniej analizie literackiej. (Co?) Ale w miejscu pracy musisz być bardziej bezpośredni.

Jak wspomnieliśmy powyżej, jeśli chodzi o strukturę i ton, chcesz, aby Twoje profesjonalne pisanie było konwersacyjne i łatwe do naśladowania. Oznacza to pozostawienie swojego tezaurusa na półce i uproszczenie nadmiernie uczonej dykcji. Aby Twoje pisanie było wciągające, Grammarly może pomóc Ci znaleźć silne synonimy , jeśli ciągle polegasz na tych samych prostych słowach.

Robiąc to dobrze

Podobnie jak w przypadku pisania do szkoły, nie chcesz ryzykować utraty punktów z powodu możliwych do uniknięcia błędów ortograficznych, interpunkcyjnych i tak dalej. Ale jedną rzeczą, która może Cię zaskoczyć, jest to, jak często takie błędy pojawiają się w wiadomościach do pracy, które otrzymujesz.

Oto jedno zabezpieczenie, do którego warto się przyzwyczaić, szczególnie w przypadku e-maili: Zapisz wypełnianie pola „do” na koniec. Dopóki jest puste, nie ma szans, że Ty (lub Twój kot) klikniesz „wyślij”, zanim będziesz miał okazję ponownie przeczytać wersję roboczą i złapać oczywiste literówki.

Jest też ten częsty przestępca, perfidna (eee, zawodna — powiedzieliśmy, żeby słownictwo było proste, prawda?) mobilna klawiatura. W przeciwieństwie do szkoły, gdzie terminy listopadowe pojawiają się w programie nauczania już w sierpniu, ograniczenia czasowe w miejscu pracy mają tendencję do szybkich zmian i możesz być zmuszony do szybkiego reagowania, a czasami z urządzenia mobilnego.

Tutaj jedną rzeczą, która może pomóc w rozróżnieniu Twojej korespondencji, jest klawiatura Grammarly. Może wyłapać wiele tych nieznośnych błędów, zanim doświadczysz tonącego zbyt późnego uświadomienia sobie, że zauważył je w skrzynce nadawczej telefonu.