Co to znaczy umieścić czytelnika w centrum profesjonalnej komunikacji

Ten artykuł pierwotnie ukazał się w Thrive Global.

Praca zdalna oznacza konieczność komunikowania się poprzez pisanie. Ale komunikacja pisemna może być skuteczną metodą dzielenia się informacjami i utrzymywania kontaktu zespołami tylko wtedy, gdy wiadomości są łatwe do zrozumienia, a główne wnioski są jasne.

A to jest teraz trudniejsze niż kiedyś. Bez łatwego dostępu do bezpośrednich informacji zwrotnych może być trudno dowiedzieć się, w jaki sposób Twoi odbiorcy odbierają to, co napisałeś. Według niedawnych badań Grammarly, doświadczenie tej trudności jest powszechne: profesjonalistom trudno jest wiedzieć, w jaki sposób spotykają się z czytającymi ich pisma. Chcą czuć się pewnie wiedząc, że ich główne punkty są jasne i zwięzłe – że są zrozumiane.

Poszukiwanie zaufania do profesjonalnej komunikacji rośnie dopiero, gdy firmy rozważają stałe modele pracy zdalnej lub wydłużają okresy pracy zdalnej. Jest to dla nas najważniejsze w Grammarly, gdzie członkowie naszego zespołu mogą pracować zdalnie co najmniej do sierpnia 2021 r. Nasza firma koncentruje się na tworzeniu ofert produktów, które pomagają ludziom być rozumianym zgodnie z ich intencjami — pomagając im dopracować sposób interpretacji wiadomości przed jest nawet udostępniany. Oznacza to, że zawsze krytycznie myślimy o naszej profesjonalnej komunikacji.

Oto trzy rzeczy, o których nauczyłem się pamiętać podczas pisania. Mam nadzieję, że pomogą innym profesjonalistom poruszać się po komunikacji pisemnej dziś, jutro i dalej w przyszłość naszej pracy zdalnej.

Twoja publiczność jest na pierwszym miejscu

W dzisiejszych czasach pisanie często odbywa się w locie i prawdopodobnie podczas jednoczesnego żonglowania rozmowami wideo i osobistymi obowiązkami. Kiedy szybko przechodzimy przez naszą pracę, aby zaznaczyć pole i przejść do następnej rzeczy, nie zawsze możemy przestać rozważać adresata naszej wiadomości.

Dobrze napisana, przemyślana komunikacja sprawia, że ​​czytelnik czuje się zrozumiany — pokazuje, że Ci zależy. Aby upewnić się, że nie poruszasz się zbyt szybko, przemyśl następujące kwestie:

Rozważ pytania proaktywnie: przed napisaniem wiadomości zastanów się, jakie pytania czytelnik może zadać w odpowiedzi na Twoją wiadomość. Postawienie czytelnika na pierwszym miejscu w ten sposób pokazuje, że rozważyłeś jego perspektywę i pomaga rezonować z przekazem.

Uwzględnij osobiste akcenty: najłatwiejszym sposobem wykazania, że ​​zależy Ci na czytelniku, jest zindywidualizowanie wiadomości. Nawiąż kontakt, dołączając osobistą anegdotę lub odwołując się do ważnego, niedawnego osiągnięcia osoby, do której piszesz.

Bądź sobą: w naszej nowej rzeczywistości pracy zdalnej wiele osób poszukuje tylko trochę bardziej humanizującej jakości w swoich interakcjach w pracy. Zrób miejsce w swoim pisaniu, aby wstrzyknąć swoją osobowość, aby czytelnik mógł połączyć się z przesłaniem na poziomie osobistym – a ponadto może to umożliwić innym wyrażanie siebie.

Chodzi o to, jak to mówisz – i ile

Zapewnienie, że Twoja komunikacja trafi tak, jak chcesz, oznacza również zrozumienie, co sprawia, że ​​pisanie jest skuteczne. W środowisku pracy zdalnej nie mamy luksusu czytania pokoju lub szybkiego wyjaśniania kluczowych kwestii z naszymi kolegami.

Aby upewnić się, że wiadomość została odebrana zgodnie z przeznaczeniem, podczas przeglądania pisemnej wersji roboczej rozważ następujące kwestie:

Zwróć uwagę na strukturę zdania: to, czy Twoja wiadomość zostanie zrozumiana, może często zależeć od tego, jak zorganizowałeś swoje myśli. Osiągnij optymalną czytelność, dążąc do zwięzłych zdań i ograniczając konstrukcje słowne.

Zastanów się nad swoim tonem: Upewnij się, że ton twojej pisemnej komunikacji jest zgodny z kontekstem wiadomości. Na przykład ekscytujące osobiste ogłoszenie nie powinno być napisane formalnym, biznesowym tonem, ale odejście długoterminowego pracownika prawdopodobnie gwarantuje przesłanie, które wyraża odpowiednią szczerość.

Usuń nadmiarowość: nawet wielcy pisarze mają skłonność do wielokrotnego powtarzania tego samego punktu na różne sposoby. Czytając to, co napisałeś, zadaj sobie pytanie, czy któryś z twoich punktów jest zbędny — lub czy używasz tego samego słowa zbyt wiele razy — i nie bój się znacznie zmniejszyć.

Diabeł jest w . . . formatowanie

We wszystkim, co piszesz, wiesz najlepiej, jakie informacje są najważniejsze. Nie zmuszaj czytelnika do zgadywania, zakopując kluczowe punkty w dużych blokach tekstu.

Na przykład możesz mieć wezwanie do działania oparte na terminach, które wymaga pewnego ustawienia kontekstu. Aby upewnić się, że czytelnik nie przegapi tych informacji, skieruj jego uwagę, inaczej formatując kluczowe punkty.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci przebić się w pisaniu:

Prowadź ze swoimi kluczowymi daniami na wynos: umieść kluczowe wnioski na początku każdego akapitu, aby upewnić się, że czytelnik szybko zrozumie najważniejsze informacje i nie przegapi głównego punktu. Dzięki temu będziesz konsekwentnie wspierać swoje dania na wynos kontekstem, ale nigdy nie zakopujesz tropu.

Wyróżnij kolejne pomysły: gdy istnieje wiele kluczowych punktów, które czytelnik powinien zrozumieć, wypunktuj je, aby zasygnalizować ich znaczenie. Jeśli natkniesz się na kolejne zdanie z wieloma przecinkami, zadaj sobie pytanie, czy tę informację można lepiej przekazać w postaci listy.

Bądź odważny: pogrubiaj ważne informacje — takie jak terminy i godziny spotkań — które w przeciwnym razie mogą zostać pominięte w wiadomości. Aby uzyskać kluczową wypowiedź, która jest absolutnie niezbędna, możesz pójść o krok dalej, a nawet dodać podkreślenie.

>>CZYTAJ WIĘCEJ: Jak sprawić, by pisanie było zwięzłe i jasne

W ciągu ostatnich kilku miesięcy komunikacja pisemna stała się coraz ważniejszym elementem naszego doświadczenia zawodowego – i ten trend nie kończy się w najbliższym czasie. W miarę rozwoju naszego życia w pracy zdalnej wszyscy szukamy sposobów, aby mieć pewność, że łączymy się ze współpracownikami i jesteśmy zrozumiani. Wiem, że zawsze rozwijam się w rozumieniu tego, jak komunikować się z kolegami na piśmie. Mam nadzieję, że te wskazówki, którymi się podzieliłem, pomogą profesjonalistom, którzy znajdują się w takiej samej sytuacji.