Wszystko, co musisz wiedzieć, jak napisać list referencyjny
Opublikowany: 2017-09-01Zostałeś poproszony o napisanie listu referencyjnego – fajnie! Zapytanie prawdopodobnie oznacza, że zaszedłeś na tyle daleko w swojej karierze, że Twoja aprobata ma znaczenie. Przynajmniej oznacza to, że ktoś, kogo znasz osobiście, ceni twoją opinię o nim.
Listy referencyjne są podstawą nowoczesnej komunikacji. W pewnym momencie prawie każdy potrzebuje go do takich rzeczy, jak podania o pracę, staże, podania na studia lub studia podyplomowe, a nawet oferty wolontariatu. Warto wiedzieć, jak je napisać. Na szczęście listy polecające mają standardowy format.
Zanim napiszesz list referencyjny
Jest kilka rzeczy do rozważenia, zanim usiądziesz, aby kogoś polecić. Chociaż pochlebiające jest proszenie, pamiętaj, że Twoje poparcie może stać się częścią akt osobowych, więc ważne jest, aby upewnić się, że jest to coś, co chcesz podtrzymać na dłuższą metę. Ponadto niektóre firmy mają zasady zabraniające pracownikom udzielania referencji. Zanim dasz komuś swoją pieczęć aprobaty, upewnij się, że Twoja firma akceptuje tę praktykę.
Odrzucenie wniosku o list referencyjny
Co powinieneś zrobić, jeśli musisz odrzucić prośbę o list referencyjny? Odpowiedź zależy od sytuacji.
Kiedy nie możesz szczerze polecić osoby
Co się stanie, jeśli poproszono Cię o podanie referencji dla kogoś, kogo nie czujesz się na siłach polecić? Powiedzmy, że ich etyka pracy lub jakość ich pracy nie odpowiada twoim standardom. Dopuszczalne jest grzeczne odmówienie z ogólną odpowiedzią typu: „Nie sądzę, że jestem najlepszą osobą do napisania referencji”. Nie ma potrzeby podawania konkretnych powodów.
Kiedy nie znasz osoby wystarczająco dobrze
Czy naprawdę znasz osobę, którą polecono Ci polecić? Jeśli nie wiesz wystarczająco dużo o jakości ich pracy, aby powiedzieć o nich godne uwagi rzeczy, najlepiej odrzuć prośbę. Po prostu powiedz: „Przepraszam. Pochlebia mi, że poprosiłeś mnie o referencje, ale wydaje mi się, że nie znam wystarczająco Ciebie lub Twojej pracy, aby je napisać.
Jak sformatować list referencyjny
Większość listów polecających jest zgodnych ze standardowym formatem listu biznesowego. Chociaż będziesz musiał wypełnić wszystkie puste pola, posiadanie szablonu do naśladowania znacznie ułatwia ten proces. Oto, co powinien zawierać list referencyjny.
Twoje dane kontaktowe i powitanie. Dobrym pomysłem jest podanie tytułu, numeru telefonu i (jeśli nie wysyłasz rekomendacji bezpośrednio e-mailem) adresu e-mail. Otwórz swój list formalnym pozdrowieniem.
Akapit otwierający przedstawiający się. Powiedz odbiorcy, kim jesteś i dlaczego możesz polecić osobę, o której piszesz. Uwzględnij takie rzeczy, jak od jak dawna znasz osobę lub pracujesz z nią oraz w jakim charakterze (jako przełożony, doradca itp.).
Szczegóły polecanej osoby. Porozmawiaj o tym, dlaczego ta osoba ma kwalifikacje. Jakie cechy osobiste czynią z nich dobrego pracownika lub ucznia? Jakie umiejętności wnoszą do stołu? Jakich osiągnięć byłeś świadkiem lub w których uczestniczyłeś? Jeśli możesz podać krótki przykład ilustrujący kwalifikacje danej osoby, tym lepiej.
Zamknięcie i podpis. Twoje zamknięcie powinno powtórzyć, dlaczego dana osoba zdobyła Twoje poparcie. Jeśli jesteś otwarty na kontakt z dalszymi pytaniami lub ustną rekomendację, zaznacz to. Podpisz się formalnie.
Próbka listu referencyjnego
Wile E. Coyote został poproszony o napisanie listu polecającego dla stażysty, którego bezpośrednio nadzorował. Oto przykład prawidłowego formatu listu polecającego w wersji papierowej (lub załącznika w formacie pdf).
Elmer J. Fudd Fudd Mansion & Yacht, Inc. 5678 Wabbit Season Way Hollywood, CA 90123
Szanowny Panie Fudd,
Z przyjemnością polecam Road Runnera na stanowisko kurierskie w Państwa firmie. Road pracował jako stażysta kurierski w biurze firmy Acme Corporation w Albuquerque od marca do lipca 2017 roku. W tym czasie był pod moim bezpośrednim nadzorem.
W swoim krótkim czasie z Acme Road wykazał się wyjątkową szybkością i zwinnością jako kurier. Jego dostawy są terminowe, a on zawsze jest uprzejmy i profesjonalny. Jego niezwykła zdolność myślenia na własnych nogach pomogła mu przetrwać wiele stresujących sytuacji. Zawsze jest spokojny, nawet pod presją. Wykazał gotowość do podejmowania skalkulowanego ryzyka i pójścia o krok dalej.
Chociaż Road jest ogólnie cichy, ma uprzejme maniery i jest doskonały zarówno w kontaktach z klientami, jak i współpracownikami – naprawdę nigdy nikomu nie przeszkadza. Uważam, że praca sprawia mu ogromną radość, bo zawsze wydaje się, że dobrze się bawi. Cieszyłam się, że codziennie witał mnie wesołym „Meep meep!”
Uważam, że droga byłaby atutem każdego pracodawcy. Nie waham się dać mu z całego serca mojej rekomendacji. Nie mogę się doczekać, aby uważnie śledzić jego trajektorię kariery. Jestem pewien, że zajdzie daleko. Jeśli masz jakieś pytania, nie wahaj się ze mną skontaktować.
Z poważaniem,
Wile E. Kojot
Uwaga na temat listów referencyjnych e-mail
Wysyłając list referencyjny w wiadomości e-mail, nie musisz podawać swojego adresu ani informacji kontaktowych odbiorcy. Zamiast tego dołącz nagłówek tematu, taki jak:
List referencyjny: biegacz drogowy
Umieść swoje informacje kontaktowe pod swoim podpisem, w następujący sposób:
Z poważaniem,
Wile E. Kojot
Dyrektor ds. Produkcji
Acme Corporation
(123) 456-7890
Jeśli potrzebujesz więcej inspiracji, odwiedź The Balance, gdzie znajdziesz próbki różnych typów listów referencyjnych. 