Jak napisać profesjonalny e-mail z przypomnieniem

Ludzie mają niedoskonałą pamięć. Właśnie dlatego istnieją e-maile z przypomnieniem. W trakcie swojej kariery prawdopodobnie napiszesz wiele e-maili z przypomnieniem. Są to e-maile, które wspominają tematy już omawiane, takie jak prośby o kontakt zawodowy, spotkania i punkty dyskusji, aby odbiorca o nich nie zapomniał. E-maile z przypomnieniami są również przydatne w życiu pozazawodowym, niezależnie od tego, czy chodzi o proszenie kogoś o potwierdzenie udziału w wydarzeniu, planowanie podróży czy szturchanie kogoś w sprawie spotkania.

Co to jest e-mail z przypomnieniem?

Wysyłana jest wiadomość e-mail z przypomnieniem, aby przypomnieć odbiorcy o konieczności podjęcia określonej akcji lub upewnić się, że o czymś nie zapomniał. Na arenie zawodowej i akademickiej często wysyłane są e-maile z przypomnieniami, aby upewnić się, że spotkania są zaplanowane, udostępnione dokumenty, potwierdzenie informacji i dotrzymanie terminów. E-maile z przypomnieniami to rodzaj profesjonalnych e-maili, które mają kilka podobieństw do innych rodzajów profesjonalnych e-maili, takich jak e-maile sprzedażowe i e-maile uzupełniające.

Kiedy wysłać e-mail z przypomnieniem?

E-mail z przypomnieniem to zazwyczaj wiadomość uzupełniająca, która uzupełnia poprzednią wiadomość e-mail. Na przykład, jeśli wyślesz współpracownikowi e-mail z prośbą o zaplanowanie spotkania i nie otrzymasz odpowiedzi, możesz wysłać e-mail z przypomnieniem, aby powtórzyć wezwanie na spotkanie.

E-maile z przypomnieniami nie muszą koniecznie podążać za wiadomościami e-mail. Możesz go także wysłać po rozmowie telefonicznej lub rozmowie osobistej. Jeśli chcesz przypomnieć odbiorcy o czymś, co już wcześniej omawiałeś, odpowiedni będzie e-mail z przypomnieniem.

Kiedy wysłać przypomnienie

Oto kilka przykładowych scenariuszy, które można rozwiązać za pomocą wiadomości e-mail z przypomnieniem:

• Opóźniona płatność od klienta
• Zbliżający się termin
• Dokumentacja, którą należy podpisać
• Nadchodzące spotkanie
• Wydarzenia
• Utracona komunikacja

Kiedy nie wysyłać przypomnienia

Nie wysyłaj e-maila z przypomnieniem, jeśli od wysłania pierwszego e-maila minęły mniej niż 24 godziny. Należy o tym pamiętać, ponieważ jest to minimalny czas, jaki należy odczekać przed wysłaniem wiadomości e-mail z przypomnieniem — w niektórych przypadkach wskazane może być dłuższe odczekanie.

4 wskazówki, jak napisać e-mail z przypomnieniem

1 Używaj profesjonalnego tonu

E-mail przypominający, jak każdy inny e-mail, powinien być napisany bezpośrednim, profesjonalnym tonem. Nie używaj oskarżeń ani nie besztaj się w e-mailach przypominających; celem nie jest zawstydzenie odbiorcy, aby zastosował się do zaleceń, ale po prostu przypomnienie mu o spotkaniu, rozmowie telefonicznej lub innym temacie, o którym można zapomnieć w gonitwie codziennego życia zawodowego.

2 Bądź bezpośredni

Oprócz bycia uprzejmym i profesjonalnym, bądź bezpośredni. Złóż konkretną prośbę, na przykład poproś o przesłanie Ci e-mailem dostępu do określonego dokumentu lub o wyrażenie „tak” na zaplanowane spotkanie w ich kalendarzu i podaj tę prośbę bezpośrednio.

3 Czas jest ważny

Odpowiednia ilość czasu oczekiwania przed wysłaniem wiadomości e-mail z przypomnieniem zależy w dużej mierze od pilności Twojej wiadomości. W przypadku napiętych terminów wyślij e-maile z przypomnieniem po około 24 godzinach od pierwszej komunikacji. W przypadku mniej pilnych problemów możesz poczekać kilka dni przed wysłaniem e-maila z przypomnieniem. Zastanów się, ile czasu minęło od Twojej pierwszej komunikacji, a także ile czasu masz do terminu. Jeśli ten termin szybko się zbliża, wysłanie e-maila z przypomnieniem wcześniej, a nie później, może pomóc uniknąć przeoczenia go.

W każdym e-mailu z przypomnieniem, w którym liczy się czas, dołącz wyraźną oś czasu. Na osi czasu podaj datę pierwszej rozmowy, ostateczny termin i wszelkie inne istotne daty.

4 Nie przepraszaj

Na koniec nie przepraszaj za wysłanie e-maila z przypomnieniem. Po prostu daj odbiorcy krótkie wyjaśnienie dotyczące Twojego e-maila i grzecznie poproś go o podjęcie działań.

Jak napisać uprzejmą wiadomość e-mail z przypomnieniem

Użyj poniższego formatu jako szablonu skutecznych e-maili z przypomnieniem.

Wiersz tematu

Użyj jasnego tematu wiadomości e-mail z przypomnieniem. Odbiorca powinien wiedzieć, o czym jest wiadomość e-mail, zanim ją otworzy. Oto kilka przykładów dobrych tematów wiadomości e-mail z przypomnieniem:

• Przypomnienie: prosimy o przesłanie podpisanych dokumentów wprowadzających do czwartku, 28 września
• Dalsze działania: Nasze spotkanie w przyszły wtorek o 11:00
• PILNE Wymagane działanie: projekt na Ward Street

Powitanie

Rozpocznij wiadomość e-mail od standardowego profesjonalnego powitania, takiego jakCześć, Dzień dobrylubKochanie, po którym należy podać imię i nazwisko odbiorcy.

Wyjaśnienie

W pierwszej części treści e-maila z przypomnieniem podaj powód, dla którego wysyłasz przypomnienie. Może to być krótkie podsumowanie rozmowy z odbiorcą lub zdanie lub dwa wyjaśniające, dlaczego się kontaktujesz. W każdym razie ta sekcja powinna być krótka i bezpośrednia.

Proponowane rozwiązanie/wezwanie do działania

Druga połowa treści e-maila z przypomnieniem powinna zawierać właściwe przypomnienie. W tym miejscu określasz, co odbiorca musi zrobić i termin, w jakim należy to zrobić. W zależności od tematu i ram czasowych możesz także stwierdzić, że działanie należy podjąć „jak najszybciej” lub w najwcześniejszym możliwym terminie.

W zależności od treści wiadomości e-mail możesz także poprosić odbiorcę, aby wysłał e-mail lub zadzwonił do Ciebie w przypadku jakichkolwiek pytań.

Podpisanie

Zakończ e-mail z przypomnieniem profesjonalnym podpisem, np.:

• Z wyrazami szacunku
• Z poważaniem
• To, co najlepsze

Po podpisaniu podpisz się swoim profesjonalnym podpisem.

5 przykładów e-maili z przypomnieniem

1 E-mail z przypomnieniem do menedżera

Temat: Re: WOM od 12.10 do 20.10

Cześć Rozalia,

Chciałem odpowiedzieć na mój wniosek dotyczący PTO w okresie od 12 do 20 października. Czy udało się Państwu uzyskać zgodę działu HR na wzięcie dla mnie wolnego?

Daj mi znać tak szybko, jak to możliwe, ponieważ muszę zabezpieczyć rezerwacje hotelu i lotów, jeśli PTO zostanie zatwierdzone.

Dziękuję!

To, co najlepsze,

Dalila

2 E-mail z przypomnieniem do klienta

Temat: Zatwierdzenie projektu

Witaj Karolino,

Dziękujemy za szybką opinię na temat tych makiet. Prosimy o przesłanie notatek lub zatwierdzenie proponowanej aktualizacji projektu do piątku EOD, aby nasz zespół kreatywny mógł przystąpić do dalszej pracy nad zasobami kampanii e-mailowej.

Jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz wyjaśnień, jestem zawsze dostępny pod adresem e-mail lub na platformie Slack.

Serdecznie,

Carmichaela

Kierownik projektu

Agencja projektowa

3 E-mail z przypomnieniem o spotkaniu

Temat: Czekamy na naszą rozmowę dzisiaj o 14:00

Cześć Darien,

Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Chciałbym przypomnieć Państwu o naszej rozmowie w sprawie statusu dzisiejszego popołudnia. Z niecierpliwością czekam na dyskusję na temat postępów w projekcie renowacji i wysłuchanie Twojej opinii.

Jeśli chcesz przełożyć naszą rozmowę, zrób to, wybierając inną datę i godzinę w moim kalendarzu tutaj: [link do kalendarza].

To, co najlepsze,

Wiktor Manoy

Majster

Budownictwo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

4 E-mail z pilnym przypomnieniem

Temat: PILNE: wymagane działanie do 1 października

Drogi Sumicie,

Doceniamy Twoją działalność i z dumą nazywamy Cię „jednym z naszych” przez ostatnie trzy lata. Mamy nadzieję, że będziesz nadal inwestować w Capital Company. Jednak w tym celu musimy zaktualizować Twoje konto inwestora i autoryzować uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Ma to na celu ochronę Twoich wrażliwych danych i zapewnienie zgodności z zasadami bezpieczeństwa.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące aktualizacji lub sposobu, w jaki dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych, odpowiedz na tę wiadomość e-mail. Jeśli nie będziesz w stanie zaktualizować swojego konta i autoryzować uwierzytelniania dwuskładnikowego do 1 października, Twoje konto zostanie zawieszone do czasu zakończenia aktualizacji.

Dziękujemy bardzo za współpracę – cieszymy się, że możemy dalej z Państwem inwestować.

To, co najlepsze,

Estera Clark

Asystent Administracji Bezpieczeństwa

Capital Co.

5 E-mail z przypomnieniem o płatności

Temat: Przypomnienie: Proszę o zapłacenie faktury nr 008

Szanowna Pani Teplitsky,

To delikatne przypomnienie, że faktura nr 008 jest zaległa. Prosimy o jak najszybsze dokonanie płatności.

Jeśli uważasz, że ten e-mail zawiera błąd, prześlij go do Santos Bautista, kierownika działu księgowości, na adres [adres e-mail], wraz z krótkim wyjaśnieniem błędu.

Dziękuję,

Debora

Admin. Asystent, hosting

Często zadawane pytania dotyczące e-maili z przypomnieniami

Co to jest e-mail z przypomnieniem?

E-mail z przypomnieniem to wiadomość wysyłana w celu przypomnienia odbiorcy o nadchodzącym wydarzeniu, przedmiocie działania lub wcześniej omawianym temacie.

Kiedy wysłać e-mail z przypomnieniem?

Wyślij e-mail z przypomnieniem co najmniej jeden dzień po pierwszej komunikacji z odbiorcą. Jeśli przypominasz im o terminie, pomocne może być również wysłanie e-maila z przypomnieniem co najmniej 24 godziny przed ostatecznym terminem.

Co powinien zawierać e-mail z przypomnieniem?

E-mail z przypomnieniem powinien zawierać następujące informacje:

• Przyciągający wzrok, przejrzysty temat
• Pozdrowienie
• Zwięzłe wyjaśnienie, dlaczego wysyłasz e-mail
• Jasna, bezpośrednia prośba lub przypomnienie
• Profesjonalny podpis i podpis

Jakie są różne rodzaje e-maili z przypomnieniem?

• Dalsze spotkania
• Nieodebrane przypomnienia o płatnościach
• Żądania działania
• Wznawianie przerwanej komunikacji
• Przypomnienia o spotkaniach