Jak napisać e-mail z przypomnieniem – z próbkami

Niezależnie od tego, czy jest to brak płatności, pilne spotkanie, czy wniosek o urlop, czasami będziesz musiał wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem.

E-maile z przypomnieniem powinny być uprzejme, profesjonalne i przekonujące – przekazywać swój punkt widzenia, pozostając po właściwej stronie niegrzeczności. Pod koniec wiadomości odbiorca powinien dokładnie wiedzieć, co musi zrobić i kiedy.

‍ Przyjazne e-maile z przypomnieniem są bardzo trudne do zdobycia, ale nie musi tak być. Czytając ten przewodnik i przestrzegając naszych zasad pisania wiadomości e-mail z przypomnieniem, będziesz mógł wysłać delikatne przypomnienie w ciągu kilku minut.

Co to jest e-mail z przypomnieniem?

Istnieje wiele powodów, dla których może być konieczne wysłanie przypomnienia e-mailem. Niektóre z nich obejmują potwierdzenie obecności na nadchodzącym spotkaniu lub rozmowie kwalifikacyjnej, podkreślenie niezapłaconej faktury lub spóźnienie w pracy.

Przypomnienia e-mail są zazwyczaj podzielone na dwa typy:

1. E-mail wysłany, zanim coś się wydarzyło – na przykład przyjazne przypomnienie, że ma się odbyć spotkanie.
2. Przypomnienie e-mail, gdy coś się nie stało – na przykład przypomnienie, że faktura nie została zapłacona w terminie.

E-mail z przypomnieniem ma jeden cel: skłonić kogoś do działania.

Niezależnie od tego, czy chodzi o odesłanie Ci wiadomości e-mail, oddzwonienie, wysłanie pracy, czy opłacenie rachunku. Na końcu e-maila muszą wiedzieć, czego chcesz, aby zrobili, w jaki sposób i kiedy.

To takie proste, więc dlaczego tak wielu z nas uważa pisanie e-maili z uprzejmymi przypomnieniami za tak trudne? To medium sprawia, że ​​przekaz jest wyzwaniem.

W przeciwieństwie do rozmów telefonicznych poczta elektroniczna jest pasywna. Usunięcie elementu ludzkiego może powodować problemy ze zrozumieniem i prowadzić do unikania i braku działania. Ludziom łatwiej jest zignorować wiadomość e-mail niż telefon.

Więc co możesz zrobić? Niezależnie od tego, czy prowadzisz korespondencję biznesową, czy osobistą, pisanie profesjonalnej wiadomości e-mail jest podstawową umiejętnością, którą musisz opanować.

Podczas pisania e-maila z przypomnieniem wyzwaniem jest zachowanie właściwej równowagi między profesjonalizmem, uprzejmością i przekonywaniem. Przyjazne e-maile z przypomnieniem powinny być zgodne z formalnymi zasadami etykiety e-mailowej, ale zapewnić, że nie ma miejsca na pomyłki.

„Naukowcy badający wiadomości e-mail doszli do wniosku, że używanie „odpowiedniego tonu i nastawienia w wiadomościach e-mail może pomóc złagodzić wyzwania, jakie stwarza medium”. Będąc profesjonalnym, uprzejmym i przekonującym, a jednocześnie miłym, możesz skłonić ludzi do odpowiedzi. Z drugiej strony Twój e-mail prawdopodobnie zostanie zignorowany, jeśli okaże się niegrzeczny, agresywny lub ambiwalentny.

Dlaczego przyjazne e-maile z przypomnieniem są ważne?

Pisanie uprzejmych e-maili z przypomnieniem jest koniecznością w naszym życiu osobistym i zawodowym. E-maile to biznesowa waluta świata, z ponad 300 miliardami wiadomości elektronicznych wysyłanych każdego dnia. Przeciętny pracownik otrzymuje 121 wiadomości e-mail dziennie i szacuje się, że niewiarygodne (lub szokujące) 35% tych biznesowych wiadomości e-mail pozostaje nieprzeczytanych.

W swojej skrzynce odbiorczej mają też 651 nieprzeczytanych wiadomości e-mail. To dużo nieodebranych wiadomości i niezadowolonych nadawców. Ile masz?

Jeśli toniesz w komunikacji cyfrowej, nie rozpaczaj. Badania skupiające się na badaniach i rozwoju w firmach amerykańskich wykazały, że „Administratorzy innowacji mają większą liczbę bezpośrednich kontaktów, są bardziej zaangażowani w rozmowy i otrzymują więcej wiadomości niż wysyłają”. Odkryli również, że ludzie innowacyjni częściej reagują szybko i profesjonalnie.

Jeśli weźmiesz pod uwagę, ile czasu zajmuje otwarcie, przeczytanie i odpowiedź na wiadomość e-mail, nie dziwi fakt, że nawet najważniejsza korespondencja może zostać przeoczona. Jednak brakujące wiadomości e-mail mogą przełożyć się na utratę przychodów, ponieważ przeciętne brytyjskie MŚP ma co najmniej pięć zaległych faktur, średnio na 11 700 USD. Ile e-maili z przypomnieniem o zaległych płatnościach wysłałeś?

Respondenci mogą nie ignorować Twojego e-maila celowo. W rzeczywistości coraz bardziej wrażliwe filtry antyspamowe mogą umieszczać kluczową korespondencję w folderze ze spamem – zwłaszcza jeśli zawiera załącznik.

Przyjazne e-maile z przypomnieniem mogą być trudne do napisania i niezręczne do otrzymania, więc postaraj się, aby były zwięzłe. Odbiorca musi zrobić dwie rzeczy: przeczytać wiadomość e-mail i odpowiedzieć. To takie proste, więc nie ma powodu, aby zbytnio komplikować ich wysyłanie.

Jak napisać e-mail z przypomnieniem

E-maile z przypomnieniem powinny być krótkie, zwięzłe i na temat. Chcesz, aby ta osoba coś zrobiła, więc musisz być jasny. Musisz być asertywny i unikać niegrzeczności. Uznanie za niegrzeczne to najszybszy sposób na całkowite odrzucenie wiadomości e-mail.

Jeśli chodzi o ton, zalecamy, abyś był formalny podczas wysyłania miłych e-maili z przypomnieniem. Jeśli masz do czynienia z czymś poważnym, takim jak nieopłacona faktura, być może będziesz musiał ponownie odwołać się do wiadomości e-mail w przyszłości lub nawet użyć jej jako dowodu, więc bądź tak uprzejmy, jak to tylko możliwe.

Nasze badania wykazały, że istnieje sześć kluczowych elementów skutecznych wiadomości e-mail z przypomnieniem:

1. Wiersz tematu
2. Powitanie
3. Sytuacja
4. Rozwiązanie
5. Akcja
6. Podpisanie

Przyjrzyjmy się tym bardziej szczegółowo krok po kroku.

1. Wiersz tematu

Zalecamy, aby wiersze tematu wiadomości e-mail z przypomnieniem były jasne. Poniższa próbka oznacza, że ​​odbiorca nie ma wątpliwości, o czym jest e-mail.

2. Powitanie e-mailem

Bycie grzecznym i profesjonalnym to właściwe podejście. Nie będziemy zagłębiać się w niuanse powitań e-mailowych, ale przeczytaj nasz przewodnik, jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.

3. Sytuacja

Wyjaśnij problem i bądź konkretny. Dołącz referencje, daty i szczegóły. Bądź jasny i jednoznaczny.

4. Rozwiązanie

W tej próbce e-maila z przypomnieniem będziemy nieco bardziej uprzejmi, niż to konieczne. Mimo to często to pomaga – zwłaszcza jeśli prowadzisz małą firmę, a osoba, z którą się komunikujesz, jest cenionym klientem lub klientem.

Czasami mogą istnieć uzasadnione wymówki, dlaczego e-mail lub faktura są ignorowane lub nieopłacane. Bycie uprzejmym i profesjonalnym daje największą szansę na osiągnięcie satysfakcjonującego wyniku.

5. Akcja

Powiedz odbiorcy dokładnie, co chcesz, żeby zrobił. Jeśli chcesz, żeby ci zapłacili, powiedz im. Jeśli chcesz ustalić datę, zrób to. Ale powstrzymuj się przed groźbami lub gniewem. Jest mniej prawdopodobne, że osiągniesz pożądany rezultat, jeśli to zrobisz.

W przypadku konsekwentnych spóźnionych płatników możesz określić termin płatności. W niektórych przypadkach możesz chcieć wyjaśnić konsekwencje, jeśli ktoś nie odpowie ci uprzejmie. Może być tak, że oferujesz komuś miejsce na rozmowę kwalifikacyjną lub rozpoczynasz formalne postępowanie w celu odzyskania utraconych dochodów.

Znowu: jeśli masz jasność co do tego, czego chcesz, nie ma marginesu na nieporozumienia.

6. Podpisanie e-maila

Zakończ e-mail formalnie i grzecznie. Jeśli potrzebujesz przypomnienia, jak profesjonalnie zakończyć e-mail, zapoznaj się z naszym przewodnikiem.

Próbki e-maili z przypomnieniem

Oto kilka standardowych i stosunkowo delikatnych przykładów przypomnień e-mail, które mogą okazać się pomocne. Korzystają również z sześciopunktowej struktury, którą ustaliliśmy powyżej. Niezależnie od tego, czy czerpiesz inspirację z naszych przykładów, czy nie, zawsze pamiętaj o podstawowych aspektach uprzejmego e-maila z przypomnieniem, który omówiliśmy na tym blogu.

Delikatny e-mail z przypomnieniem do szefa

Delikatne przypomnienie e-mailem do szefa może być drażliwym tematem, ale zasada pozostaje taka sama. Zachowaj profesjonalizm, uprzejmość i przekonywanie. Ta próbka może również działać jako uprzejma wiadomość e-mail z przypomnieniem dla kierownika działu HR, profesora lub kolegi.

E-mail z przypomnieniem do klienta

Czasami projekt może zostać wstrzymany, jeśli klient, wykonawca, interesariusz lub ktoś inny nie odegra swojej roli. Delikatny e-mail z przypomnieniem do klienta może przywrócić realizację projektu.

E-mail z przypomnieniem o wydarzeniu

E-maile z przypomnieniem o wydarzeniach są niezbędne, aby Twoje wydarzenie zakończyło się sukcesem. Prawdopodobnie wyślesz ich sporo, więc ten przykładowy e-mail z przypomnieniem jest uspokajający, krótki, słodki i na temat.

E-mail z przypomnieniem o spotkaniu

Prośby o spotkanie powinny być zawsze spersonalizowane. Możesz bardziej szczegółowo określić znaczenie spotkania i konsekwencje nieuczestniczenia w nim w porównaniu do wiadomości e-mail dotyczącej wydarzenia. Ten przykład można również przekształcić w wiadomość e-mail z przypomnieniem o spotkaniu.

E-mail z przypomnieniem o zaległej płatności

Przypomnienia o płatnościach są (niestety) zbyt powszechne, a spóźnieni płatnicy stanowią problem, z którym borykają się wszystkie firmy. Kluczem jest tutaj usunięcie emocji i oparcie się pokusie złości. Przedstaw fakty, przedstaw wyniki i powiedz, czego potrzebujesz.

5 typowych błędów w przypomnieniach e-mail – i jak ich uniknąć

Powyższe próbki powinny dostarczyć cennych wskazówek dotyczących tworzenia przyjaznych wiadomości e-mail z przypomnieniem. Zanim się podpiszemy, przedstawiamy pięć typowych błędów związanych z przypomnieniami e-mail oraz sposoby ich uniknięcia.

1. Przejdź do sedna

Bądź przyjazny, ale stanowczy. Piszesz przypomnienie nie bez powodu, więc szybko przejdź do rzeczy. Bądź szczegółowy, konkretny i uporządkowany.

2. Unikaj zakłopotania

Wiesz, że otrzymali wiadomość e-mail (i prawdopodobnie też to robią), ale nie wymieniaj imienia i wstydź się. Zachowaj uprzejme, przyjazne i skoncentrowane e-maile z przypomnieniem.

3. Nigdy nie przepraszaj

Łatwo jest przeprosić (to właśnie robimy, prawda?), ale nie pomoże to w przypomnieniu e-mailem. Jeśli chcesz, możesz trochę złagodzić cios ( mogłeś przegapić mój poprzedni e-mail ), ale nie musisz. Nie pisz też jednego z tych e-maili „Tylko przypomnienie…”.

4. Podaj rozwiązanie

Zawsze jasno określaj, czego oczekujesz od odbiorcy. Potrzebujesz odpowiedzi i działania, które przyniesie pożądany rezultat. Powiedz osobie, co chcesz, żeby zrobiła i kiedy.

5. Zachęcaj do komunikacji

W niektórych przypadkach mogą istnieć uzasadnione powody, dla których ktoś Ci nie odpowiada. Zapewnij wiele możliwości i podpowiedzi, aby zachęcić ich do odpowiedzi. Jeśli nie chcą do Ciebie wysyłać e-maili, zaoferuj możliwość skontaktowania się z Tobą przez telefon.

Nadal zastanawiasz się, jak napisać delikatny e-mail z przypomnieniem? Dzięki Flowrite możesz zamienić krótkie wypunktowania w gotowe do wysłania wiadomości e-mail z przypomnieniem za pomocą sztucznej inteligencji. Poproś o wcześniejszy dostęp, aby szybciej niż kiedykolwiek wysyłać przyjazne e-maile z przypomnieniem.