Przepraszamy za spóźnioną odpowiedź: jak przeprosić za opóźnioną odpowiedź

Nie zawsze odpowiadasz na e-maile od razu. W rzeczywistości czasami odkładasz je do następnego dnia, następnego tygodnia lub — przygnębionego spojrzenia — następnego miesiąca. W pewnym momencie rachunek zmienia się z „Czy mogę jakoś skomponować e-mail, który usprawiedliwia mój lodowaty czas odpowiedzi?” na „Czy łatwiej byłoby zamiast tego sfingować moją śmierć?”

Chociaż nie wygląda to ani nie czuje się świetnie, czasami musisz przyznać się do spania na czyjejś wiadomości. Może to kontakt zawodowy, na który nie możesz sobie pozwolić, by poczuć się zapomnianym, albo prosty przypadek zwlekania, który stopniowo przeradza się w pełny strach. Niezależnie od przyczyny, mamy kilka pomysłów na przerwanie ciszy i przeprosiny za spóźnioną odpowiedź.

Zastanów się ponownie nad „przepraszam”

Jeśli pracujesz w zawodzie, który szybko łamie się i kieruje się terminami, rutynowo wysyłasz do ludzi natychmiastowe wiadomości e-mail. Ale nie zawsze jest to realistyczne oczekiwanie, szczególnie gdy stawka jest przeciwieństwem pilnego. Bycie człowiekiem nie zawsze wymaga przeprosin.

Załóżmy, że dostaniesz wiadomość e-mail w stylu „Hej przyjacielski kontakt, czy moglibyśmy spotkać się na kawę w przyszłym tygodniu i bezpłatnie skojarzyć się z naszą branżą?” Chociaż takie połączenia mogą być cenne, prawdopodobnie nie znikną, jeśli poświęcisz kilka dekadencko niespiesznych dni na odpowiedź.

W takich przypadkach zakładaj z miłością, że ci ludzie to dostają. Pomiń „przepraszam za spóźnioną odpowiedź” i przejdź od razu do tego, co ważne: „Brzmi nieźle i dziękuję za kontakt — jak tam czwartek?”

Wyjaśnij, że Ci zależy

Nie wszystko, co trafi do Twojej skrzynki odbiorczej, jak zawsze wymaga odpowiedzi. Na serio. Czasami jednak, nawet jeśli nie jest to konieczne , opóźniona odpowiedź jest lepsza niż żadna.

Weźmy przykład byłego klienta lub współpracownika, który zobaczył Twój nowy tytuł zawodowy i poświęcił kilka sekund na wypisanie miłej notatki gratulacyjnej. Jeśli nie odpowiedziałeś w momencie otrzymania e-maila, nie ma powodu do poczucia winy. Ale jeśli nigdy nie będziesz kontynuować, możesz skończyć kilka miesięcy później, gdy będziesz musiał polecić im kontakt lub poprosić o przysługę. Spróbuj czegoś takiego:

Dziękuję bardzo za przemyślaną notatkę w zeszłym miesiącu! Również przepraszam za powolną odpowiedź; przejście do tej nowej roli było trochę przytłaczające, ale jestem podekscytowany.

Przy okazji, przypominam sobie, że wspomniałeś o planach uruchomienia nowej kampanii w ciągu najbliższych kilku miesięcy – Jak leci? Chciałbym usłyszeć więcej o tym następnym razem, gdy będziemy mieli okazję nadrobić zaległości. . .

Ta ostatnia część celowo zwraca zainteresowanie z powrotem w stronę osoby, która do Ciebie napisała, ponieważ poświęciła czas na przesłanie gratulacji . W końcu nie chcesz, aby twoja wiadomość została odczytana jako całkowicie zainteresowana i nieświadoma, prawda?

Własne do opóźnienia

W porządku, więc ktoś cię o coś poprosił. Potrzebowali dokumentów lub pomocy w znalezieniu konkretnego kontaktu i – argh – upuściłeś piłkę. Zdarza się. Odśwież swoją karmę, pokazując tej osobie, że nie o to ci chodzi; uznaj to i poszukaj sposobów, aby być pomocnym. Tak jak:

Przepraszam za spóźnioną odpowiedź. Odnalezienie raportów, o które prosiłeś, aby porównać je z danymi z zeszłego roku, zajęło trochę czasu, a Twoja wiadomość gubiła się na kilka dni. Załączam teraz oba dokumenty w formacie PDF.

Poza tym nasz dyrektor ds. marketingu był w drodze, ale jeśli chcesz, mogę umówić się z nim na rozmowę, gdy jutro wróci.

Daj mi znać, czy to działa, lub jeśli mogę coś jeszcze zrobić, aby być pomocnym w przyszłości.

Ponownie, z góry ponosisz odpowiedzialność za opóźnienie i usuwasz przeprosiny lub przeprosiny , a następnie ustalasz, że „obojętny relaks” nie jest twoim domyślnym trybem pracy.

Unikaj czekania zbyt długo

Czasami będziesz musiał powiedzieć komuś, że nie dostał pracy lub że zdecydowałeś się nie kontynuować proponowanego przez niego projektu. Kiedy już będziesz pewien, że tak jest, jeśli możesz temu zaradzić, nie zostawiaj ich w dręczącym napięciu całymi tygodniami.

To powiedziawszy, jeśli masz już za sobą etap zapobiegania, a teraz zamiast tego kupujesz funt lekarstwa, oto przybliżony pomysł, jak to zrobić:

Moje szczere przeprosiny za powolną odpowiedź; Miałem nadzieję, że wrócę do ciebie wcześniej. Bardzo nam się podobało, że jesteś tu na rozmowie kwalifikacyjnej, a także podczas naszej rozmowy podczas lunchu, ale zdecydowaliśmy się przejść do przodu z innym kandydatem.

Biorąc pod uwagę twoje rozległe referencje i znakomitą reputację, chcielibyśmy pamiętać o innych stanowiskach, które mogą zostać otwarte w przyszłości. Chętnie polecę Cię również innym w branży, którzy mogą zatrudniać. Daj mi znać, czy mogę się z tobą skontaktować.

Jak zawsze, nie ma sensu rozmyślać o tym, jak spóźniona jest Twoja odpowiedź – bądź właścicielem, przejdź do sedna i szukaj sposobów, aby odbiorca poczuł, że jest ważny.

Jeśli wszystko inne zawiedzie, zaznacz 30 kwietnia w swoim kalendarzu

W ostatnich latach 30 kwietnia stał się czymś w rodzaju święta dla chronicznych prokrastynatorów e-maili. Najbardziej znany jako „Dzień umorzenia długów e-mailowych” , to roczna bezpłatna przepustka, aby w końcu wysłać wszystkie te wiadomości, które odkładasz zbyt długo, bez martwienia się, czy wydajesz się niegrzeczny, czy masz przyzwoitą wymówkę.

Z drugiej strony, po co czekać do końca kwietnia? Wywiąż teraz kilka z tych zobowiązań dotyczących poczty e-mail , a możesz poczuć się lepiej o wiele wcześniej.