Jak podsumować raport: techniki i metody eksperckie

Umiejętność podsumowywania raportów to cenna umiejętność, niezależnie od tego, czy jesteś w pracy, czy w szkole. Raporty są wypełnione istotnymi szczegółami, które mogą pomóc nam podejmować lepsze decyzje lub zrozumieć złożone tematy. Ale bądźmy szczerzy – mogą być też dość gęste i trudne do przeniknięcia. Dlatego nauczenie się wybierania i dzielenia się głównymi kwestiami może zmienić zasady gry. Oszczędza to czas i daje pewność, że Ty (i inni) naprawdę otrzymacie to, co najważniejsze. W tym poście pokażemy, jak to zrobić, dzięki czemu każdy będzie mógł łatwiej obsługiwać raporty jak profesjonalista.

Co to jest podsumowanie raportu?

Podsumowanie raportu, jak każde inne podsumowanie, jest przeglądem raportu, podkreślającym jego najważniejsze punkty i pomijającym szczegóły, które nie są bezpośrednio z tymi punktami związane. Istnieje wiele rodzajów raportów, które możesz zostać poproszony o podsumowanie, np. raporty biznesowe szczegółowo opisujące wyniki firmy, raporty akademickie dotyczące wyników badań lub raporty techniczne dotyczące projektów naukowych lub inżynieryjnych. Niezależnie od raportu, każde podsumowanie ma na celu ułatwienie przyswojenia złożonych informacji.

Raport, szczególnie ten napisany w celach biznesowych, często zawiera streszczenie. Różni się ono od standardowego podsumowania raportu pod kilkoma względami, choć w kilku obszarach się pokrywa. Obydwa mają na celu zwrócenie uwagi na krytyczne punkty raportu, ale streszczenie zawiera bardziej szczegółowy i techniczny przegląd. Nie tylko podkreśla najważniejsze ustalenia, ale także przedstawia konkretne zalecenia oparte na spostrzeżeniach wyciągniętych w raporcie.

Jako student lub profesjonalista możesz zostać poproszony o napisanie podsumowania raportu, streszczenia dla kadry kierowniczej lub obu. W przypadku obu typów podsumowań priorytetem jest zwięzłe przekazanie głównej idei raportu i danych, które ją wspierają. Treść podsumowania raportu może być nieco szersza niż streszczenia wykonawczego, które musi zawierać rekomendacje.

Zrozumienie struktury raportów:

Raporty zazwyczaj mają określoną strukturę:

• Wstęp
• Metodologia
• Wyniki
• Wnioski
• Zalecenia

Zrozumienie struktury raportu i sposobu, w jaki poszczególne sekcje przecinają się z innymi, jest ważne dla skutecznego jego podsumowania. Twoje podsumowanie nie tylko przedstawi cel i wnioski raportu, ale także wyjaśni, dlaczego te punkty są istotne. Krótko mówiąc, podsumowanie jest miniaturową wersją oryginalnego raportu, a zrozumienie jego struktury może pomóc w uniknięciu pominięcia jakichkolwiek kluczowych punktów.

Kluczowe elementy podsumowania raportu

Struktura raportu zapewnia logiczne i jasne przedstawienie zawartych w nim informacji, a dobre podsumowanie powinno odzwierciedlać to podejście. W swoim podsumowaniu uwzględnij wszystkie krytyczne aspekty badań ujętych w raporcie. Rozpocznij od celów, a następnie omów metodologię, główne wnioski, wnioski i zalecenia, upewniając się, że każda część jest jasno i logicznie przekazana.

Twoje streszczenie powinno obejść się bez niektórych szczegółów oryginału, umożliwiając jednocześnie czytelnikowi uzyskanie następujących informacji:

• Dlaczego przeprowadzono badanie
• Jak przeprowadzono badanie
• Co odkryli naukowcy
• Wnioski, do których doszli badacze
• W stosownych przypadkach zalecenia sformułowane przez badaczy na podstawie ich ustaleń

Przygotowanie do podsumowania raportu

Aby skutecznie podsumować raport, należy go całkowicie zrozumieć. Zaczyna się od przeczytania całego raportu i zrobienia notatek. Zasadniczo Twoim celem na tym etapie powinno być zrozumienie tych samych rzeczy, które będziesz musiał przekazać w późniejszym podsumowaniu, takich jak:

• Cel raportu
• Jej metodologia
• Jego ustalenia
• Dlaczego raport jest istotny
• Wnioski z raportu

Czytając, zadawaj sobie pytania typu „Kto skorzysta z tego badania?” oraz „Dlaczego te informacje są zawarte w raporcie?” Pomoże Ci to zidentyfikować informacje, które należy uwzględnić w podsumowaniu. Należy także zwrócić uwagę na wszelkie dane przedstawione w raporcie, takie jak daty przeprowadzenia badania i odpowiednie statystyki potwierdzające główną tezę. Po przeczytaniu raportu, sporządzeniu przejrzystych notatek i ustaleniu odpowiedzi na pytania wymagające krytycznego myślenia, np. „Dlaczego ten szczegół jest istotny?” oraz „Jaki był cel autora tego raportu?” – możesz już napisać konspekt.

Kroki podsumowania raportu

Zacznij od napisania konspektu, który jest „szkieletem” stanowiącym ramy dla Twojego podsumowania. Organizuje wprowadzenie, zdania uzupełniające i zakończenie w formie łatwej do zrozumienia mapy, z której możesz korzystać podczas pisania. Uwzględnij niezbędne statystyki w swoim konspekcie i zanotuj pomysły na słowa przejściowe, które sprawią, że wersja robocza będzie przebiegać lepiej.

Następnie postępuj zgodnie ze swoim konspektem i napisz wersję roboczą. Na tym etapie nie martw się o napisanie doskonałego podsumowania; po prostu napisz spójny akapit lub dwa jako punkt wyjścia. Pisząc, pamiętaj o zachowaniu obiektywizmu i przejrzystości. Podsumowanie jest neutralnym, profesjonalnym tekstem, więc trzymaj się z daleka od swoich poglądów. Powinien przedstawiać treść pierwotnego raportu w sposób bezstronny.

Po ukończeniu pierwszej wersji roboczej nadszedł czas na edycję. Przeczytaj go uważnie, szukając punktów, w których Twój tekst może być jaśniejszy lub bardziej zwięzły. Zwróć także uwagę na błędy gramatyczne, ortograficzne i składniowe. Narzędzie do sprawdzania gramatyki Grammarly może pomóc Ci je dostrzec i zasugerować, które możesz uwzględnić w swoim tekście.

Typowe błędy, których należy unikać

Podsumowując raport, ważne jest, aby unikać następujących typowych pułapek:

• Wprowadzenie osobistych uprzedzeń.Podsumowanie, podobnie jak raport, jest obiektywnym tekstem, w którym omawiane są główne idee raportu i dodatkowe szczegóły.
• Pomijanie ważnych informacji dla zachowania zwięzłości.Czytając raport i robiąc notatki, pamiętaj o zanotowaniu wszystkich istotnych szczegółów każdego kluczowego punktu. Choć streszczenie powinno być krótkie, powinno zawierać także wszystkie informacje istotne dla zrozumienia raportu przez czytelnika.
• Pisanie zbyt długiego podsumowania.Jak wspomniano powyżej, podsumowanie powinno być krótkie. Staraj się przekazać tezę raportu i istotne szczegóły w jak najmniejszej liczbie słów.
• Plagiat.Aby tego uniknąć, napisz własnymi słowami. Jeśli włączasz tekst z oryginalnego raportu lub innego źródła, dołącz go jako bezpośredni cytat i odpowiednio zacytuj.

Przykład podsumowania raportu

W 1964 roku pierwszy naczelny chirurg USA, Terry Luther, opublikował raport zatytułowany „Palenie a zdrowie”. W raporcie powiązano palenie z chorobami serca i płuc, uświadamiając tę ​​korelację opinii publicznej i katalizując dalsze działania rządu. W latach 1963–2012 palenie w Stanach Zjednoczonych spadło o 72 procent. Ponadto od 1965 r. odsetek osób palących wśród dorosłych spadł o 50%, a od 2013 r. w 26 stanach obowiązuje polityka całkowitego zakazu palenia w przestrzeni publicznej. Jednakże nadal pozostaje wiele do zrobienia: według stanu na rok 2014 ponad 440 000 Amerykanów co roku umiera z powodu chorób związanych z paleniem, a 8 milionów żyje z chorobami związanymi z paleniem. Wszystkie przypadki narażenia na nikotynę niosą ze sobą ryzyko dla zdrowia i Boris D. Lushniak, który w chwili pisania tej książki pełnił obowiązki dyrektora generalnego chirurga, nawoływał czytelnika do umożliwienia innym poczynienia postępów w eliminacji palenia ze społeczeństwa Stany Zjednoczone.

(Źródło: Historyczny moment: 50. rocznica pierwszego raportu naczelnego chirurga na temat palenia i zdrowia, Boris D. Lushniak, MD, MPH)

Narzędzia i zasoby do podsumowań raportów

Narzędzie podsumowujące Grammarly oparte na sztucznej inteligencji upraszcza proces pisania solidnego podsumowania raportu. Za pomocą kilku kliknięć możesz stworzyć podsumowanie. Następnie Grammarly pomoże Ci je dopracować, zapewniając, że Twoje podsumowanie będzie wolne od błędów, odpowiednio zacytowane i profesjonalne.

Często zadawane pytania dotyczące podsumowania raportów

Co to jest podsumowanie raportu?

Podsumowanie raportu to proces przedstawienia kluczowych punktów, ustaleń i wniosków ze szczegółowego raportu w zwięzłej, łatwo zrozumiałej formie. Ma na celu uchwycenie istoty raportu, umożliwienie czytelnikowi zrozumienia głównych informacji bez konieczności czytania całego dokumentu.

Jaka jest różnica między podsumowaniem raportu a parafrazą?

Podsumowanie raportu polega na skondensowaniu całej treści raportu w krótkim przeglądzie, z podkreśleniem jego głównych punktów i wniosków. Parafraza natomiast polega na przepisaniu określonych fragmentów lub pomysłów z raportu innymi słowami, przy zachowaniu pierwotnego znaczenia, często bez znaczącego zmniejszania długości.

Jak uniknąć plagiatu podsumowując raport?

Aby uniknąć plagiatu podczas podsumowania raportu, upewnij się, że w pełni rozumiesz jego treść, a następnie wyraź główne myśli własnymi słowami. Zawsze podawaj oryginalne źródło poprzez cytaty i używaj cudzysłowów w przypadku wszelkich zwrotów lub terminów zaczerpniętych bezpośrednio z raportu. Unikaj zbyt dokładnego kopiowania struktury lub kolejności oryginalnego dokumentu.

Jak mogę wykorzystać sztuczną inteligencję do podsumowywania raportów?

Możesz użyć narzędzia podsumowującego AI Grammarly do tworzenia podsumowań raportów za pomocą kilku kliknięć.