11 sposobów, aby powiedzieć „dziękuję” przez e-mail i 3 błędy związane z „dziękuję”, których należy unikać

„Dziękuję”: to zdanie, które większość ludzi wypowiada codziennie, ale to nie znaczy, że powinno być odruchowe. W zależności od sytuacji, jeśli poświęcisz temu trochę uwagi, możesz mieć duże znaczenie.

Oto, co musisz wiedzieć o wyrażaniu wdzięczności w profesjonalnym e-mailu, w tym kiedy i jak z niego korzystać oraz typowych błędów, których należy unikać.

Co to jest e-mail z podziękowaniami?

Profesjonalny e-mail z podziękowaniami wyraża uznanie lub uznanie za coś, co odbiorca zrobił dla Ciebie, Twojego zespołu lub firmy – w zwięzły i skuteczny sposób.

Istnieje wiele sposobów wyrażania wdzięczności w e-mailu, od prostego „dziękuję” aż po dłuższe wyjaśnienie wpływu działań odbiorcy w sposób kontekstualizujący Twoje uznanie. Możesz wyrazić wdzięczność za przeszłe lub przyszłe działania, od małych do dużych.

Słowa, które wybierzesz i ton, jaki wybierzesz, będą miały wpływ na sposób, w jaki odbiorca odbierze wiadomość.

„Dziękuję” w profesjonalnych e-mailach

W odpowiednim kontekście – na przykład w profesjonalnym e-mailu – wyrażanie wdzięczności może mieć wpływ. Na przykład serdeczne podziękowania po rozmowie kwalifikacyjnej mogą pomóc Ci się wyróżnić i zachować Twoje imię w pamięci menedżera ds. rekrutacji. E-mail z podziękowaniami może sprawić, że relacje ze współpracownikami staną się bardziej serdeczne, a jeśli zostanie przemyślanie zastosowany, może nawet pomóc w zdobyciu klientów lub zamknięciu transakcji.

Sukces e-maili z podziękowaniami zależy od tonu i kontekstu. Dodanie na przykład „z góry dziękuję” do wiadomości e-mail, która koncentruje się na nakłonieniu odbiorcy do ostatecznego przesłania raportu, może na przykład zostać odebrane jako nieszczere lub nawet pasywno-agresywne. A jeśli ton e-maila będzie zbyt humorystyczny, czytelnik może nie potraktować Twojej wdzięczności poważnie. Dlatego pisząc tego typu e-maile, należy zachować ostrożność.

„Dziękuję” w podpisach e-mailowych

Linia zamykająca znajduje się na końcu wiadomości e-mail, tuż przed jej podpisaniem. Jeśli więc chcesz komuś szczególnie podziękować w profesjonalnym e-mailu, możesz to dodać w tym miejscu. Pomoże to zakończyć wiadomość w pozytywny sposób, nawet jeśli dalsza część wiadomości będzie zawierała pytania lub będzie skupiać się na dodatkowej pracy do wykonania.

Oto kilka przykładów zdań końcowych, które skutecznie okazują wdzięczność:

• Na marginesie, chciałem również podziękować za Twoją ciężką pracę nad tym [zadaniem roboczym].
• Wiem, że to był trudny projekt, ale doceniam Twoją elastyczność w kwestii [wstaw powód].
• Na koniec chcę podziękować za [wstaw powód].

Wielu z nas rutynowo współpracuje ze współpracownikami i menedżerami przy wykonywaniu codziennych zadań zawodowych i łatwo jest to uznać za coś oczywistego. Jeśli wysyłasz e-mail w innym celu, ale w ramach podpisu dodajesz „dziękuję”, pokazujesz, że wiesz, że odbiorca pomaga i potwierdza to.

Ponadto użycie słów „dziękuję” lub „jeszcze raz dziękuję” w ramach profesjonalnego podpisu e-mailowego może ponownie podkreślić tę kwestię, pokazując, że masz to na myśli.

Oto kilka przykładów w praktyce:

Nie mógłbym tego zrobić bez ciebie!

[Nazwa]

Doceniam twoją pomoc!

[Nazwa]

„Dziękuję”” i jego odmiany

Istnieje wiele odmian „dziękuję”, które szybko i skutecznie wyrażają pomysł i prawie na pewno już regularnie ich używasz w swojej komunikacji e-mailowej.

• „Dziękuję” lub „Dzięki”:są to stare tryby gotowości i mogą działać jako domyślne, niezależnie od tego, czy dodajesz je do treści wiadomości e-mail (co zwykle wymagałoby kontekstu dotyczącego rzeczy, za którą jesteś wdzięczny), czy też jako podpisanie.
• „Dziękuję bardzo”:ta odmiana jest mocniejszą wersją „dziękuję”, ale jest również nieco mniej formalna. (Jednak nadal sprawdza się to w środowisku zawodowym). Może to służyć jako podpisanie umowy, ale może być konieczne uwzględnienie kontekstu Twojego uznania w korespondencji biznesowej.
• „Wielkie podziękowania”:ta forma podziękowania może być bardziej formalna, dlatego lepiej sprawdza się w przypadku nowych relacji zawodowych lub w sytuacjach takich jak wysyłanie e-maili do potencjalnego klienta. Pokazuje, że zdajesz sobie sprawę, że odbiorca aktywnie decyduje się na kontynuowanie komunikacji, oprócz wszelkich konkretnych podziękowań, jakie możesz otrzymać.

„Dziękuję” za konkretne scenariusze

Niektóre zwroty z podziękowaniami najlepiej pasują do konkretnych sytuacji i ważne jest, aby zrozumieć niuanse każdego wyrażenia, aby móc je poprawnie zastosować. Oto krótki przegląd trzech typowych opcji wyrażających wdzięczność w środowisku zawodowym:

• „Jeszcze raz dziękuję”:to zdanie oznacza ciągłą współpracę, ale można go również użyć, aby powtórzyć uznanie wyrażone wcześniej w e-mailu. Ma neutralny ton i może pasować zarówno do formalnych, jak i nieformalnych ustawień.
• „Z góry dziękuję”: Używając tego wyrażenia, chcesz podziękować za przyszłe działanie. Oznacza to, że zrobią wszystko, do czego się odwołujesz. Jeśli jednak zostanie użyte w sytuacjach, w których odbiorca nie jest zobowiązany zrobić tego, o co się go poprosi, wyrażenie to może wydawać się aroganckie. Najlepiej więc stosować go, gdy odbiorca musi się zastosować (na przykład, jeśli jest to część jego pracy).
• „Z uznaniem”:może to być proste, potencjalnie formalne potwierdzenie, dlatego można go zastosować w przypadku mniej znanych kontaktów lub osób nadzorujących Twoje stanowisko. Aby to zdanie zostało poprawnie odebrane, Twój e-mail musi być szczery i pełen uznania.

3 błędy związane z „dziękuję”, których należy unikać

Dobrze napisany list z podziękowaniami powinien sprawić, że odbiorca będzie zadowolony z wymiany. Na przeszkodzie może stanąć kilka typowych błędów.

1 Nadmierna pewność siebie

Sprawianie wrażenia aroganckiego jest problemem, jeśli zakładasz, że odbiorca wyświadczy ci przysługę, a nie wykona zadanie, które mieści się w jego opisie stanowiska lub na które już się zgodził. Może to dotyczyć wyrażeń takich jak „z góry dziękuję”. W takim przypadku wyrażenie takie jak „Doceniam Twój czas” może pomóc Ci uniknąć pułapki domniemania.

2 Nieformalność

Kolejną potencjalną pułapką jest zbyt swobodne podejście do czytelnika. Ogólna zasada jest taka, że ​​im mniej kogoś znasz, tym bardziej formalny powinien być Twój tekst. Zwroty takie jak „Doceniam [wstaw powód]” i „Jestem wdzięczny za [wstaw powód]” mogą się przydać, jeśli kontaktujesz się z osobą, do której wysyłasz e-mail, jedynie w ograniczonym zakresie. Tymczasem nieformalne zwroty, takie jak „ratujesz życie” lub „dziękuję milionowi”, powinny być używane tylko w mniej formalnych, bardziej rodzinnych związkach.

3 Przesada

Jeśli na każdym kroku dziękujesz swojemu menadżerowi lub członkowi zespołu za każdą drobną przysługę lub działanie, ryzykujesz, że a) wyjdziesz na nieszczerego i b) zabrzmisz, jakbyś nie miał pewności siebie. Odruchowe „dziękuję” dodawane do każdej interakcji traci swoje znaczenie, a ciągłe powtarzanie może sugerować, że pomoc zostanie udzielona tylko wtedy, gdy współpracownik zostanie obsypany pochwałami. Najlepsze „podziękowania” to te, za którymi kryje się odrobina przemyślenia.

Wyjdź poza e-mail – inne sposoby okazywania wdzięczności

W zależności od sytuacji możesz wyrazić swoją wdzięczność offline. Jest to szczególnie przydatne, jeśli Twoje podziękowania wykraczają poza codzienną wymianę zdań lub jeśli chcesz, aby odbiorca poczuł się wyjątkowo. Na przykład możesz wysłać im mały prezent z podziękowaniami z notatką wyrażającą twoje uznanie, zakładając, że jest to odpowiednie dla związku. Możesz też podkreślić czyjeś wysiłki podczas spotkania, aby współpracownicy i menedżerowie mogli docenić ich osiągnięcia.

E-mail może być najłatwiejszą metodą powiedzenia „dziękuję” w środowisku zawodowym, ale przeniesienie podziękowania w tryb offline może znacznie pomóc w pokazaniu, jak bardzo doceniasz czyjeś wysiłki.

Często zadawane pytania dotyczące e-maili z podziękowaniami

Jaki jest odpowiedni poziom formalności, gdy mówimy „dziękuję” w firmowym e-mailu?

Kontekst jest tutaj kluczowy, ale ogólnie rzecz biorąc, im gorzej kogoś znasz, tym bardziej formalny powinieneś zachować się. (I odwrotnie.)

Czy w ogóle wypada powiedzieć „dziękuję” w profesjonalnym e-mailu?

Tak, to odpowiednie sformułowanie w etykiecie biznesowej poczty elektronicznej. Jeśli chcesz wyrazić wdzięczność, ogólnie lub z konkretnego powodu, szybkie „dziękuję” jest zawsze przydatnym wyrażeniem.

Jakie są sposoby wyrażenia wdzięczności w e-mailach, aby nie zabrzmiało to banalnie?

Używanie wyrażenia „dziękuję” lub odmian takich jak „bardzo dziękuję” lub „bardzo dziękuję” to dobry sposób na wyrażenie wdzięczności w e-mailach. Pomimo ich wszechobecności, nie są uważane za banały.

Jak mogę wyrazić wdzięczność za dużą przysługę lub znaczącą pomoc w e-mailu?

W takim przypadku dobrym pomysłem jest poświęcenie całego e-maila podziękowaniu danej osobie, zamiast dodawać go do wiadomości, która koncentruje się głównie na czymś innym. Powinieneś więc szczegółowo opisać to, co doceniłeś, i pokazać, że zdajesz sobie sprawę, że wymagało to od nich znacznego wysiłku.