Kompletny przewodnik po tym, jak rozpowszechniać informację prasową

Informacje prasowe są sekretem przyciągania uwagi mediów. Są to krótkie, przekonujące wypowiedzi, które podkreślają coś wartego opublikowania, aby skłonić dziennikarza do zasięgnięcia dalszych szczegółów.

Zarobione relacje medialne dotyczące Twojego produktu lub usługi (poprzez wysłanie komunikatu prasowego) są często bardziej efektywne niż płacenie za reklamy. Problem polega na tym, że większość ludzi nie wie, od czego zacząć.

Istnieje specyficzny styl i format komunikatów prasowych, których oczekują doświadczeni dziennikarze.

Jeśli jesteś nowy na tym świecie, przygotowaliśmy ten przewodnik, jak rozpowszechniać informację prasową. Czytaj dalej, aby uzyskać wskazówki dotyczące tworzenia listy kontaktów w mediach, pisania najlepszej możliwej publikacji i maksymalizacji ekspozycji w mediach.

Krok 1: Sprawdź, do kogo najpierw wysłać informacje prasowe

Niezależnie od tego, czy piszesz komunikat prasowy dla agencji rządowej, organizacji non-profit czy sprzedawcy, pierwszym krokiem powinno być rozważenie grupy docelowej. Do kogo próbujesz dotrzeć i co chcesz, aby wiedzieli?

Oto kilka danych demograficznych docelowych odbiorców, które należy wziąć pod uwagę:

• Wiek
• Lokalizacja
• Płeć
• Edukacja
• Dochód
• Zainteresowania
• Zawód
• I wiele innych!

Zrozumienie, kim są Twoi odbiorcy, może pomóc w określeniu rodzaju mediów, z których korzystają. Następnym krokiem jest wejście do Internetu i rozpoczęcie badania mediów, których docelowa grupa odbiorców pasuje do Twojej. Zajmie to trochę czasu, ale w końcu warto.

Będziesz chciał wziąć pod uwagę tradycyjne media, takie jak gazety, czasopisma, telewizja lub radio, ale także nowe i wschodzące media, takie jak Facebook, Instagram, Twitter, blogi lub podcasty.

Utwórz duży arkusz kalkulacyjny dla swojej listy kontaktów do mediów. Zanotuj, jakie tematy preferuje każdy punkt sprzedaży oraz całkowitą liczbę ich czytelników. Sprawdź, kiedy publikują, aby dowiedzieć się, kiedy najlepiej wysłać im informację prasową.

Jedną z profesjonalnych wskazówek jest znalezienie indywidualnych pisarzy lub reporterów, którzy specjalizują się w Twoim produkcie lub usłudze. Wysłanie informacji prasowej na ich rzeczywisty adres e-mail jest bardziej prawdopodobne, że spowoduje powstanie historii niż ogólne pole do przesyłania.

Większość adresów e-mail można znaleźć na początku lub na końcu artykułu lub w sekcji kontaktowej witryny z wiadomościami. Inną opcją jest znalezienie ich na Twitterze, ponieważ jest to preferowana platforma mediów społecznościowych dla dziennikarzy.

Nie wysyłaj informacji prasowej, dopóki nie sfinalizujesz listy mediów.

Krok 2: Jak rozpowszechniać informację prasową

Teraz, gdy twoja lista kontaktów do mediów została już skompilowana, następnym krokiem jest napisanie i dopracowanie komunikatu prasowego. To jest trudniejsze niż się wydaje.

Dziennikarze otrzymują codziennie setki komunikatów prasowych, więc musisz zwrócić ich uwagę. Najpierw sprawdź, czy Twoje oświadczenie jest tak jasne i zwięzłe, jak to tylko możliwe. Poświęć dodatkowy czas na nagłówek i pierwsze zdanie (lub lede).

Pamiętaj o „5 W”: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i oczywiście jak. Aby odnieść sukces, trzeba myśleć jak dziennikarz.

Większość reporterów lub redaktorów przegląda informacje prasowe w swojej skrzynce odbiorczej, więc masz tylko kilka sekund, aby wzbudzić ich zainteresowanie.

Oto pięć zasad pisania skutecznego komunikatu prasowego z CBS News:

1. Przekaż wiadomość bezpośrednio konsumentom lub potencjalnym klientom
2. Daj reporterowi możliwość pracy z wiadomościami
3. Napisz informację prasową jak artykuł z wiadomościami
4. Zapewnij wysokiej jakości cytaty od swojego kierownictwa
5. Skontaktuj się osobiście ze swoimi najlepszymi punktami sprzedaży

Jeśli Twoja publikacja jest dobrze napisana, niektórzy redaktorzy mogą ją uruchomić w takiej postaci, w jakiej jest, lub z kilkoma drobnymi poprawkami. Oznacza to, że opublikowałeś historię swojego produktu lub usługi i zawierała wszystko, co chciałeś podkreślić. To korzystne dla obu stron.

Z drugiej strony, jeśli interesuje Cię tylko poprawa SEO, ale nie masz nic wyjątkowego do powiedzenia i żadnego planu PR, nie powinieneś pisać komunikatu prasowego. Przejdź dalej i wybierz coś innego do napisania.

Wprowadzanie w błąd, nie dotarcie do sedna i posiadanie wersji pełnej błędów również będą martwe po przybyciu. Doświadczeni dziennikarze mogą przejrzeć te tanie taktyki.

Krok 3: Kontynuacja po wysłaniu komunikatu prasowego

Bądź cierpliwy, kiedy wysyłasz informację prasową.

Możesz otrzymać odpowiedź w ciągu jednego dnia, ale może to potrwać tydzień lub dłużej. Wszystko zależy od kilku czynników, w tym harmonogramu reportera, trendów w danym momencie i kalendarza redakcyjnego outletu.

Istnieje etykieta e-mailowa dla PR-owców komunikujących się z mediami, takich jak niewysyłanie gigantycznych załączników, nieprzesyłanie komunikatu, który już wysłałeś do innych, oraz używanie BCC do ukrywania swojej listy mediów.

Jedną z rzeczy, które powinieneś zrobić, to kontynuacja po wysłaniu komunikatu prasowego. Może to otworzyć drzwi na dodatkowe pytania i utorować drogę do budowania długoterminowej relacji.

Nie ma sztywnych wytycznych dotyczących dalszych działań, po prostu kieruj się zdrowym rozsądkiem i zwracaj szczególną uwagę na wskazówki społeczne. Nigdy nie zalewaj skrzynki odbiorczej dziennikarza ani nie nękaj go, jeśli zdecydują się nie wykorzystać Twojej informacji.

Kultywowanie związku jest ważniejsze niż samo uwolnienie.

Jedna konkretna wersja może ich nie zainteresować, ale następna może. Mogą też uznać Cię za źródło eksperckie i skontaktować się z Tobą w celu uzyskania przyszłych historii.

To się nie stanie, jeśli wcześnie spalisz most.

Czy powinienem skorzystać z usługi informacji prasowej?

Teraz rozumiesz, jak rozpowszechniać informację prasową, aby uzyskać maksymalną ekspozycję. Ale jeśli masz większe cele i potrzebujesz pomocy, rozważ wynajęcie usługi prasowej.

Tym, co wyróżnia eReleases z tłumu, jest to, że pomagamy klientom pisać ostre teksty ich komunikatów prasowych. Oferujemy usługę pisania PR dla klientów, którzy nie mają czasu ani doświadczenia, aby tworzyć własne.

eReleases może dotrzeć do wszystkich głównych serwisów informacyjnych, ale jesteśmy również ekspertami w docieraniu do określonych branż, blogerów i wpływowych osób w mediach społecznościowych. Naszym celem jest dotarcie z Twoimi treściami do odpowiednich, doświadczonych dziennikarzy.

Czy jesteś gotowy, aby dotrzeć do ponad 100 000 dziennikarzy, niezależnych pisarzy i blogerów?

Już dziś zacznij tworzyć z nami swoją informację prasową!