10 rzeczy, których nigdy nie powinieneś mówić w e-mailu

Opublikowany: 2018-07-09

Jest kilka rzeczy, o których już wiesz, o których nie wspominasz w e-mailu; opinie polityczne, wszystko, co można by uznać za molestowanie seksualne, i plotki biurowe są wśród nie myślenia. Ale jest też kilka mniej oczywistych tematów i zwrotów, od których warto trzymać się z daleka, szczególnie jeśli chcesz wyglądać profesjonalnie, kompetentnie i nadmiernie obciążając cię pracą. W końcu e-maile mogą pozostać w kontakcie przez długi czas i nigdy nie wiadomo, co może zostać wykopane w dół drogi.

Oto, czego profesjonaliści HR powinni unikać za wszelką cenę.

1 „Tylko głowa do góry, jutro dzwonię z powodu choroby”.

Słuchaj, każdy zachorował na jakiś czas w swojej karierze z powodu zaplanowanego z góry zdrowia psychicznego lub osobistego dnia, ale to nie znaczy, że powinieneś o tym rozmawiać przez służbowy e-mail. „Wysyłanie e-mailem planów zabawy następnego dnia nie jest najmądrzejszym posunięciem” — zauważa Patrick Colvin, strategiczny partner biznesowy ds. HR w USA Today. „To po prostu pokazuje twoją nieuczciwość, aby wszyscy mogli zobaczyć, czy twoja wiadomość trafi w niepowołane ręce”. Chociaż twój szef może zrozumieć, jeśli osobiście wyjaśnisz swoją potrzebę dnia wolnego, posiadanie tego w formie pisemnej jest zdecydowanie podstępne. „O ile nie jesteś naprawdę chory i nie masz przeczucia, że ​​nie będziesz następnego dnia, nie chcesz tego przesłania”, dodaje Colvin.

PRZECZYTAJ: 5 lepszych alternatyw dla „Mam nadzieję, że ten e-mail Cię dobrze znajdzie”

2 „John naprawdę upuścił piłkę na tę”.

„Nigdy nie rozmawiaj o wydajności współpracownika, chyba że jesteś jego szefem i rozmawiasz o tym z działem kadr lub szefem” — radzi Cam Bishop, prezes i dyrektor generalny SkillPath. „To nie tylko niegrzeczne, ale także nie miejsce na omawianie czyjegoś występu przez e-mail”.

Oto wskazówka: Grammarly korzysta z potężnych algorytmów opracowanych przez czołowych lingwistów na świecie i może uchronić Cię przed błędami ortograficznymi, setkami rodzajów błędów gramatycznych i interpunkcyjnych oraz słowami, które są poprawnie napisane, ale użyte w niewłaściwym kontekście. Ucz się więcej

3 „Czuję się…”

Najlepiej jest trzymać wszelkie emocjonalne e-maile poza pracą, mówi Ginger Robitaille, Professional of Human Resources, HR Generalist at Turning the Corner. „Ważne jest, aby komunikacja e-mailowa opierała się na faktach, udostępniając informacje, które są wymagane, ale nie emocjonalne. Nasze emocje można interpretować na wiele różnych sposobów, gdy nie ma tonu lub głosu, które pasują do słów” – mówi. A jeśli nie możesz trzymać emocji poza treścią e-maila, prawdopodobnie powinieneś prowadzić rozmowę osobiście lub przez telefon.

PRZECZYTAJ: 11 unikalnych sposobów na powiedzenie „dziękuję” w wiadomości e-mail

4 „Czy we wtorek nadal pracujesz nad zwróceniem mi tych dokumentów, może około 15:00? Nie martw się, jeśli nie.

Według Amandy B. Gulino, eksperta HR i założycielki A Better Monday, w e-mailach nie ma miejsca na niepewny język. Zamiast tego wybierz coś w stylu: „Czy miałeś okazję przejrzeć dokumenty, które wysłałem w zeszłym tygodniu? Przejrzyj je i odeślij mi do wtorku o 15:00, abyśmy mogli kontynuować realizację naszego planu projektu”. Komunikując się asertywnie i wyraźnie w służbowych wiadomościach e-mail, zaprezentujesz pewność siebie i kompetencje.

5 „Oto kopia projektu, nad którym pracuję z moim zespołem. Chętnie poznam twoją opinię”.

„O ile twój szef nie mówi, że dzielenie się projektem jest w porządku, zachowaj to dla siebie lub określonych członków zespołu pracujących nad twoim zadaniem” — mówi Jill Tipograph, współzałożycielka Early Stage Careers. Nieumyślne udostępnienie poufnych lub zastrzeżonych informacji z Twojej firmy może wydawać się niewinnym błędem, ale może być podstawą do zwolnienia z pracy. „Millennialsi w szczególności lubią pozyskiwać tematy, a nawet decyzje” — podkreśla Tipograph. Ale pytanie znajomego, który również doradza, jak rozwiązać na przykład problem klienta, jest niedopuszczalne”.

6 „To miejsce naprawdę mnie czasami przygnębia”.

Nawet jeśli piszesz do swojego najlepszego przyjaciela w biurze po naprawdę ciężkim dniu, nigdy nie powinieneś mówić nic negatywnego o swoim miejscu pracy poprzez służbowy e-mail. „Wiadomość dla twoich współpracowników o tym, jak bardzo gardzisz pracą, którą wykonujesz, może łatwo trafić do twojego menedżera” — zauważa Tiffany Kuehl, starszy rekruter ds. zasobów ludzkich w firmie Versique. „W najlepszym przypadku twój przełożony planuje spotkanie, aby porozmawiać z tobą o twoich obawach. W najgorszym przypadku wysłałeś do siebie e-maila zaraz po pracy”.

PRZECZYTAJ: 7 sprytnych sposobów powiedzenia „nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą”

7 „Przepraszamy za opóźnienie”.

„Ważne jest, aby od czasu do czasu wziąć odpowiedzialność i przeprosić, ale niektórzy z nas robią to zbyt często”, mówi Alayna Frankenberry, kierownik ds. marketingu przychodzącego w BlueSky ETO. „Zwłaszcza kobiety zostały uspołecznione, by przepraszać, odraczać i buforować swoje wypowiedzi zwrotami typu „Daj mi znać, jeśli się nie zgadzasz” i „To tylko moja opinia, ale…”. . ”. Ciągłe przepraszanie i kwalifikacja takich wypowiedzi osłabia Twój głos i może prowadzić do braku szacunku ze strony współpracowników. Bez względu na płeć, jeśli zauważysz, że nadużywasz tych wyrażeń, rzuć sobie wyzwanie, aby przyjąć bardziej bezpośrednie i zwięzłe podejście”.

8 „Dobra robota. Następnym razem rozważ . . ”.

Wydawanie konstruktywnej krytyki za pośrednictwem poczty elektronicznej może wydawać się łatwiejsze, ale często przynosi to odwrotny skutek. „Odbierz telefon, znajdź czas na osobiste spotkanie lub porozmawiaj przez wideokonferencję” — mówi Gulino. „Intencja przekazu jest prawie zawsze inna niż wpływ przekazu, co oznacza, że ​​to, co zamierzasz powiedzieć, dotrze do odbiorców inaczej i prawdopodobnie negatywnie. Nigdy nie widziałem dobrze przyjętych konstruktywnych informacji zwrotnych przekazywanych przez e-mail. Wręcz przeciwnie, stworzyło cały szereg nowych problemów, w tym brak zaufania”. A jeśli musisz przekazać swoją opinię przez e-mail, zachowaj ją pozytywną, mówi.

9 „Jestem otwarty na inne możliwości”.

To naprawdę jedna z najgorszych rzeczy, jakie możesz powiedzieć w służbowej poczcie e-mail, a mimo to ludzie robią to cały czas. „Nie mów ludziom, że szukasz pracy lub że możesz znać kogoś, kto chce odejść” — radzi Tipograph. Rozmowy z rekruterami, kontaktowanie się z klientami i konkurentami na temat wolnych ról oraz rozmowy ze współpracownikami o tym, co będzie dalej dla Ciebie w pracy, to wszystko nie jest zabronione. „Nawet jeśli myślisz o tym, to nie jest nowością do ogłoszenia.” ona mówi.

10 „Zgodnie z moim ostatnim e-mailem . . ”.

Ten sentyment ma wiele form, w tym „jak już wspomniano poniżej. . ”. oraz „jak omówiono wcześniej. . ”. Należy unikać wszystkich iteracji. „Niezbyt delikatne szturchnięcie staje się coraz bardziej powszechne w przypadku profesjonalnej poczty e-mail i wygląda zupełnie inaczej” — mówi Jon Brodsky, Country Manager w Finder.com. „To pasywno-agresywne i bardzo słabo zawoalowana próba zrzucenia winy za projekt, który utknął w martwym punkcie”. Zamiast tego po prostu powtórz wszystko, co ma zostać powtórzone, i idź do przodu.

Wersja tego posta pierwotnie pojawiła się na blogu Glassdoor.

Więcej od Glassdoor:

Kompletny przewodnik po CV

3 błędy w poszukiwaniu pracy, aby przestać robić dzisiaj

Najlepsze porady dotyczące poszukiwania pracy od najlepszych dyrektorów generalnych w GM, 23andMe, Hilton & More