Jak uzyskać odpowiedni ton w wiadomości e-mail

Jaki jest ton na piśmie? Świetnym sposobem na myślenie o tonie jest głos słowa pisanego, wyrażający emocje, charakter, głośność, intonację i ogólne nastawienie wiadomości. Można powiedzieć, że różnica między nimi polega na tym, że głos jest tym, co mówisz, a twój ton w e-mailu jest tym, jak to mówisz. Jeśli komunikujesz się osobiście, jest tak wiele wizualnych, fizycznych i dźwiękowych wskazówek, które możesz obserwować i podsłuchiwać podczas interakcji z kimś. Obejmuje to takie rzeczy, jak mowa ciała, gesty rąk, tempo i ton mowy, mimika i wiele innych. Wszystkie te elementy w decydujący sposób dodają tonu wypowiadanym słowom.

Gdy ta interakcja przełączy się na formę pisemną, wszystkie te wskazówki znikną, a Ty wyrażasz się znacznie mniej kolorami. Jak mówiliśmy w poście na blogu o rozpoczęciu profesjonalnego e-maila – tonem jest to, jak charakter Twojej firmy spotyka się z Twoimi słowami, ilustrując Twoją emocjonalną perspektywę bez tych innych przydatnych wskazówek. Dlaczego więc nie nauczyć się jak najwięcej o tonie w komunikacji biznesowej i uniknąć skrzyżowania? Im więcej uwagi poświęcisz na zrozumienie głosu i tonu w wiadomości e-mail, tym lepiej będziesz odzwierciedlony i reprezentowany.

‍ W tym poście na blogu pomożemy Ci zrozumieć, czym jest ton, pokażemy, jak rozpoznawać i wykorzystywać różne rodzaje tonów w wiadomościach e-mail oraz jak upewnić się, że zawsze wyrażasz siebie tak, jak chcesz. Kąt

Dlaczego ton jest ważny?

Jasne, skuteczne i grzeczne wyrażanie siebie jest kluczem do udanej komunikacji zawodowej. Kiedy duża część tej komunikacji odbywa się za pośrednictwem słowa pisanego, musisz zatrzymać się i zastanowić, jaki rodzaj tonu przekazujesz, aby odbiorca dobrze zrozumiał, jak się czujesz. Przekazujesz swoją wiadomość dokładnie tak, jak chcesz, aby brzmiała.

Już teraz widzisz, jak ton wpływa na dobre postrzeganie, a właściwie to, jak umiejętność przekazania tego, co masz na myśli, może często całkowicie polegać na tonie głosu. Nie inaczej jest w pisanym medium. Jednak słowo pisane może być również bardziej skomplikowane, jeśli czytelnik nie ma pewności. Na przykład, gdy brakuje nam informacji, nasze mózgi często same wypełniają te luki – rzadko pozytywnymi pojęciami. Może to prowadzić do całej masy zamieszania i mieszanych komunikatów, których nikt nie chce osobiście i zawodowo.

Opanowanie tonu e-maili oznacza:

• Większe zaufanie i zrozumienie w środowisku pracy.
• Mniej czasu marnowanego na ponowne czytanie, przeglądanie i przeredagowywanie całej wiadomości e-mail.
• Bez cofania się o e-maile lub naprawiania pękniętych relacji zawodowych.
  

W kontekście biznesowym w Twoim najlepszym interesie jest jasne zrozumienie i właściwe nastawienie w wiadomości e-mail, bez miejsca na zamieszanie lub błędną interpretację. Takie nieporozumienie może skutkować obrażonym współpracownikiem, niezadowolonym klientem, niezadowolonym klientem lub partnerem, a nawet obrażonym szefem. Lista niestety jest długa, ale zasadniczo celem jest zapobieganie ewentualnym konfliktom na dłuższą metę.

Upewnij się, że etykieta e-mail w naturalny sposób oddaje zamierzony ton i zacznij od podstaw, korzystając z różnych sposobów, w jakie Twój głos może i może być interpretowany za pośrednictwem poczty e-mail – a następnie zastosuj ją w swojej codziennej pracy, aby mieć spokój ducha.

Różne rodzaje tonów w piśmie

Poprawny ton w wiadomości e-mail może zająć dużo czasu. Wiele osób wielokrotnie czyta swoje e-maile, czyta je na głos, a nawet odkłada je na chwilę na bok, aby wrócić do nich później. Zgadywanie, jak będziesz postrzegany, jest prawie tak frustrujące, jak zgadywanie, które może prowadzić do odgadnięcia czyjegoś tonu – próbując zinterpretować emocje tej osoby związane z tematem i mieć nadzieję, że dobrze je zrozumiałeś.

Istnieją pewne złote zasady, które autor musi wziąć pod uwagę, zanim zacznie pisać, a które pomagają określić odpowiedni ton:

• Dlaczego to piszę?
• Do kogo to piszę?
• Co chcę, żeby tutaj zrozumieli?
  

Odpowiedź na wszystkie te pytania da ci odpowiedź na pytanie, które cię tu przywiodło: jakiego rodzaju tonu powinienem użyć?

Oto lista różnych rodzajów tonów pisemnych, które można rozpoznać w wiadomościach e-mail i zminimalizować ryzyko błędnej interpretacji.

Zwykły

• "Hej"
• "Dzięki wielkie"
• „Nie ma problemu”
  

Pełen szacunku

• „Jak Pani Dias wspomniała podczas naszej poprzedniej rozmowy”
• "Według badań naszego działu"
• Szanowni Członkowie Komitetu,
  

Przyjazny

• "Jak się masz?"
• "Miłego weekendu"
• "Mam nadzieję, że wszystko w porządku!"
  

Zachęcający

• "Chciałbym usłyszeć tutaj twoje myśli"
• "Dlaczego nie przejmiesz przewodnictwa w tej sprawie?"
• "Świetna praca nad prezentacją wczoraj"

Zwięzły

• „Najbardziej mi odpowiadają wtorek i środa w przyszłym tygodniu po godzinie 15:00”
• „Wykres A i B działają dobrze, ale ostatnia statystyka na wykresie C nie jest wystarczająco reprezentatywna”
  

Decydujący

• „To najlepszy plan działania”
• „Zamierzam narysować linię pod tym”
• „Chodźmy ze strategią B i zabierzmy ją stamtąd”
  

Wesoły

• „Czuję, że z kolejnym tygodniem generowania leadów możemy to przekroczyć”
• „Gdy tylko skończymy z pokojem, wszystko będzie twoje”
• "Chętnie pomogę tam, gdzie mogę"

Ustawienie tonu w wiadomości e-mail

Podobnie jak w naszym poście o tym, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail, wytyczne dotyczące ustawienia tonu wiadomości e-mail są zgodne z dość prostą zasadą postępowania. Najlepsze praktyki są następujące.

Bądź grzeczny i szczery

‍ Uprzejmość zawsze będzie dobrym początkiem, aby od samego początku nadać wspaniały ton.

Używaj niedyskryminującego języka

‍ Traktowanie wszystkich jako równych jest oznaką szacunku i zapobiega wszelkim uprzedzeniom lub urazom między autorem a czytelnikiem.

Nadaj priorytet swoim informacjom

‍ Ustal najważniejszą rzecz, którą mówisz, i upewnij się, że została ona jasno wyrażona na początku e-maila. Niejednoznaczność może zmylić przekaz.

Zachowaj pozytywny przód i środek

Podobnie podkreślaj dobrą nowinę w swoich komunikatach; pokazuje, że cenisz to najbardziej, zanim zajmiesz się czymkolwiek innym.

Zwróć uwagę na szczegóły

‍ Sprawdzanie gramatyki, pisowni, struktury oznacza, że ​​zależy Ci na tym, jak ta wiadomość komunikuje się z czytelnikiem.

Uważaj na długość

‍ Może to przekazać czytelnikowi różne emocje. Zbyt krótki może wydawać się zwięzły lub zirytowany. Zbyt długo wygląda na nieostre i niejasne – obfitość słów może czasami pogrzebać prawdziwe znaczenie wiadomości.

Przykłady tonu w pisaniu e-maili

Mając na uwadze nowe informacje, spójrzmy na kilka przykładów tonu wiadomości e-mail. Jeśli znajdziesz się w następujących lub podobnych sytuacjach zawodowych, kluczem jest dokładne przedstawienie tego, jak się czujesz i chcesz być postrzegany. Mamy nadzieję, że te przykłady pomogą Ci lepiej zrozumieć i przekazać ton w komunikacji biznesowej.

Nie zgadzam się z kolegą

Cześć Beth,

To świetna, kreatywna sugestia, naprawdę doceniam wysiłek związany z przyjrzeniem się niektórym z tych opcji. Potencjalnie moglibyśmy zbadać to w pewnym momencie, w zależności od opinii, które zbieramy w różnych grupach demograficznych, chociaż jeśli mam być szczery, uważam, że takie podejście zraża niektórych naszych użytkowników i nie chciałbym cofać dużej części Twojej ciężkiej pracy. Może coś w rodzaju szerszej kampanii za pośrednictwem poczty e-mail obejmowałoby wszystkie punkty styku, z którymi musimy wejść w interakcję?

Otwarty na pomysły!

Dzięki wielkie,
Stephen

Ton tego e-maila jest interpretowany jako niebezpośredni, a zatem nieco nieszczery. To, co próbujesz wyrazić, to zagubienie się w kwiecistym języku i długich zdaniach. Lepszym sposobem na to może być coś takiego jak poniższa próbka.

Cześć Beth,

Świetny pomysł, widzę skąd pochodzisz; jednak musimy reprezentować większą liczbę naszych klientów, a ponadto myślę, że w tym przypadku musimy działać dość szybko. Wypróbujmy prostą kampanię e-mailową do wszystkich kategorii wiekowych i przejrzyjmy wyniki w ciągu tygodnia. Brzmi dobrze?

Dzięki,
Stephen

Frustracja z powodu bycia niesłyszanym

Patryku,

Jak na moje poprzednie DWA (!) e-maile, to nie zadziała. Jakiej części nie zrozumiałeś? Ta data nie odpowiada panu Arnaux i NIE będzie uczestniczył w tym wydarzeniu w przyszłym tygodniu!

Jo

Ten e-mail jest przykładem bardzo protekcjonalnego tonu. Nie ma powitania, zdania są bardzo dosadne, a używanie wielu pytań i wykrzykników nie jest konieczne. Wielkie litery również wyrażają gniewny ton, którego należy unikać za wszelką cenę. Odetchnij, zachowaj spokój i spróbuj świeżego, ale bezpośredniego podejścia. Oto jak brzmieć bardziej profesjonalnie, przekazując ten sam przekaz.

Cześć Patryk,

Po naszej stronie nic się nie zmieniło - terminy wydarzeń nadal nie pasują do pana Arnaux.

Wygląda na to, że nasze przewody mogą się tutaj skrzyżować. Masz czas na szybką rozmowę dziś po południu? Byłoby wspaniale znaleźć się na tej samej stronie.

Najlepsza,
Jo

Odmawianie kandydata na stanowisko w zespole

Witaj Saro,

Chociaż rozmowa z tobą na temat otwartej pozycji w zeszłym tygodniu była cudowna, z przykrością muszę powiedzieć, że niestety nie będziemy kontynuować twojej aplikacji. Bardzo przepraszam, że muszę przekazać Ci złe wieści i mam nadzieję, że nie jesteś zbyt zdenerwowany otrzymanymi opiniami.

Proszę przyjąć moje najszczersze przeprosiny.

Najlepsza,
Jaskółka oknówka

Ton tutaj jest bardzo przepraszający za coś, co jest naturalnym wynikiem procesu rozmowy kwalifikacyjnej. Używanie tego stylu języka niesie ze sobą nieproporcjonalny smutek, a domyślnie poczucie winy, co nie robi wielkiego wrażenia na markę pracodawcy firmy. W ten sposób możesz napisać ten sam e-mail w bardziej profesjonalnym tonie. Zapoznaj się również z kilkoma wskazówkami dotyczącymi pisania idealnego e-maila o odrzuceniu kandydata.

Witaj Saro,

Dzięki za poświęcenie czasu na spotkanie w zeszłym tygodniu. Niestety w tej chwili nie będziemy kontynuować rozpatrywania Twojego wniosku.

W tej chwili poszukujemy kandydatów z bardziej konkretnymi umiejętnościami do pełnienia tej roli, chociaż byliśmy pod dużym wrażeniem Twojego ogólnego doświadczenia. Chcielibyśmy pozostać w kontakcie w sprawie dalszych możliwości, które naszym zdaniem mogą być dla Ciebie odpowiednie, gdybyś był z tego zadowolony?

Najlepsza,
Jaskółka oknówka

Aktualizacja w trudnym projekcie

Witam wszystkich,

Niestety na tym etapie rozwoju nie jesteśmy tam, gdzie oczekiwaliśmy. Pomimo starannego planowania każdego segmentu, staramy się osiągnąć tygodniowe wartości docelowe. Nie widzę, żeby to się zmieniło w przyszłym miesiącu, chociaż widzimy kilka interesujących odkryć w innych obszarach projektu.

Mam nadzieję, że nie jest to zbyt wielka wpadka. Zapraszam do podzielenia się wszelkimi przemyśleniami na ten temat.

Najlepsza,
Mia

Nie trzeba dodawać, że jest to zbyt negatywny ton. Tak, dobrze jest przejąć odpowiedzialność za powolne postępy lub niepowodzenia, jednak sformułowanie e-maila w ten sposób nie pokazuje żadnej obietnicy, nadziei ani przekonania, które zapewnią kierownictwu, że dana osoba jest w stanie poradzić sobie z sytuacją. E-mail ukazuje brak pewności siebie i rozpaczliwe uczucie związane z pracą, których należy unikać. Oto jak poprawić ton i sposób komunikowania tych samych trudności.

Witam wszystkich,

Kiedy pierwotnie ustalałem cele tego projektu, zaniedbałem uwzględnienie okresu poza sezonem w kalendarzu sportowym. Zrozumiałe, że oznacza to, że nasze liczby będą niższe niż przewidywano – jednak zaobserwowaliśmy bardzo pozytywne zachowania konsumentów w naszym sklepie internetowym dzięki wspaniałej kampanii w mediach społecznościowych prowadzonej przez nasz zespół, a także ogromny wzrost naszej ogólnej liczby obserwujących w mediach społecznościowych.

Będziemy dalej przyglądać się tym zmianom i będziemy Was informować o spostrzeżeniach, gdy będziemy dostosowywać nasze oczekiwane dane na ten miesiąc.

Wszelkie pytania na ten temat są mile widziane.

Najlepsza,
Mia

Podekscytowanie perspektywą sprzedaży

Cześć Jorge,

Niesamowite wieści!!! Tak podekscytowany, że dołączysz do grona klientów Crossify! Zespół tutaj jest tak zachwycony, że przetworzyliśmy całą papierkową robotę (patrz załącznik!) W nadziei, że uda nam się to dzisiaj zamknąć :D Brzmi dobrze?!

Wszelkie pytania lub pytania, po prostu zadzwoń do mnie w dowolnym momencie pod numer +34 8711540, a wszystko posortujemy.

Serdeczne pozdrowienia,
Piotr

Chociaż zdecydowanie jest to powód do radości, entuzjastyczny ton e-maila jest nieco nieodpowiedni i odpychający, biorąc pod uwagę kontekst. Potencjalny klient może przeczytać to jako amatorskie, nieprofesjonalne, a nawet zdesperowane – czy minęło trochę czasu, odkąd dokonałeś sprzedaży? Odpowiedz w pozytywny, ale wyważony sposób, a przede wszystkim zachowaj pewność swoich umiejętności zawodowych w tych negocjacjach. Właściwy ton dla tej korespondencji e-mailowej mógłby wyglądać mniej więcej tak.

Cześć Jorge,

Znakomity! Zespół i ja z niecierpliwością czekamy na włączenie Cię jako oficjalnego klienta Crossify. Możesz znaleźć wszystkie niezbędne dokumenty w załączeniu, ale daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania.

Alternatywnie możemy również umówić się na telefon na przyszły tydzień, aby sfinalizować sprawy osobiście. Chętnie przeprowadzę Cię przez dokumentację.

Serdeczne pozdrowienia,
Piotr

Zapoznanie się z tym omówieniem i przykładami sprawdzi się jako nieocenione narzędzie do sprawdzania tonu poczty e-mail. Możesz także użyć Flowrite, aby pomóc Ci brzmieć tak, jak chcesz w swoich e-mailach.

Flowrite ma selektor tonów, który pomaga zawsze dostarczać wiadomość w zamierzony sposób — wybierasz ton, który ma przekazać wiadomość e-mail, a nasze narzędzie do pisania oparte na sztucznej inteligencji zajmie się resztą. Dowiedz się więcej o naszym narzędziu do pisania AI tutaj .