Dopasowywanie tonów: co to jest, kto go używa i dlaczego?

Opublikowany: 2019-04-23

Czy kiedykolwiek wysłałeś SMS-a do znajomego, aby podzielić się ekscytującymi wiadomościami i byłeś rozczarowany, gdy odpowiedział nijakim „Och, super”? A może napisałeś do działu obsługi klienta swojego banku w sprawie poważnego błędu na wyciągu z karty kredytowej i poczułeś się zirytowany, gdy w zamian otrzymałeś zbyt entuzjastyczną wiadomość.

W każdym z tych scenariuszy ton otrzymanych odpowiedzi nie odpowiadał tonowi . Dopasowywanie tonu to praktyka dostosowywania tonu, gdy odpowiadasz komuś, aby potwierdzić jego uczucia i pokazać, że jesteś tutaj, aby pomóc. Jest to taktyka często stosowana przez osoby takie jak przedstawiciele obsługi klienta i pracownicy służby zdrowia.

Dopasowanie tonu to doskonały sposób na okazanie empatii i pokazanie innym, że Ci zależy. Może nie tylko pozytywnie wpłynąć na to, co ktoś o Tobie myśli, ale także – jeśli piszesz w kontekście zawodowym – jak ogólnie myśli o Twojej firmie lub organizacji. To jest potężne!

W końcu ton wyraża postawę i może pozostawić silne wrażenie emocjonalne. Dopasowując ton, zacznij od rozważenia stanu emocjonalnego i oczekiwań drugiej osoby.

Identyfikacja emocji i tonu w piśmie

Osobiście zazwyczaj możesz polegać na wizualnych wskazówkach, takich jak mowa ciała i gesty, aby zorientować się, jak dana osoba może się czuć. Podobnie możesz zwrócić uwagę na tonację czyjegoś głosu lub słów, które podkreśla podczas rozmowy przez telefon. Jednak na piśmie czasami trudniej jest określić stan emocjonalny danej osoby — zwłaszcza, gdy nie ma zbyt wielu informacji.

Pomocne może być zapoznanie się z tym, jak słowa mogą wywoływać określone emocje i zwrócenie szczególnej uwagi na takie wskaźniki, jak interpunkcja i subtelne różnice w doborze słów. Nie zapomnij również wziąć pod uwagę norm kulturowych, ponieważ mogą one znacząco wpłynąć na postrzeganie tonu.

Kiedy już wyczujesz, co ktoś czuje, czas dopasować ton i opracować odpowiednią reakcję w oparciu o kontekst rozmowy. Chociaż za często cytowanym zwrotem „traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany”, kryje się pozytywna intencja, w rzeczywistości nie jest to praktyka budząca największe empatię. W końcu nie każdy zareaguje na coś tak samo jak Ty!

Zamiast tego spróbuj wykorzystać konkretne wskazówki pozostawione w czyjejś wiadomości – takie jak konkretny dobór słów, interpunkcja lub użyte emoji – aby jak najlepiej Cię poprowadzić. Najlepiej, jak potrafisz, postaw drugą osobę na pierwszym planie i zastanów się, jak najlepiej zaspokoić jej potrzeby. W zależności od sytuacji może być konieczne czytanie między wierszami wiadomości. Czasami to, co nie zostało powiedziane, może być jeszcze ważniejsze.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom dopasowania tonów z konta Grammarly na Twitterze.

Dopasowanie tonów a odbicie tonów

Należy pamiętać, że dopasowanie tonu nie zawsze oznacza dokładne odzwierciedlenie czyjegoś tonu. Na przykład zazwyczaj najlepiej jest unikać łączenia gniewu ze złością, frustracji z frustracją i zmartwień ze zmartwieniem. W takich przypadkach reakcja w naturze może często pogorszyć sytuację i prowadzić do negatywnych doświadczeń.

W powyższej sytuacji ktoś martwił się poważnym problemem. Jedną ze wskazówek, która pomaga wskazać leżącą u podstaw emocję, jest użyte emoji, które sugeruje konsternację.

W odpowiedzi chcielibyśmy poinformować o kolejnych krokach mających na celu rozwiązanie tego problemu, a także zapewnić tę osobę, aby pokazała, że ​​traktujemy tę kwestię poważnie. Dlatego nieco formalny ton wydaje się bardziej odpowiedni niż wyjątkowo pozytywny lub swobodny, który może wydawać się nonszalancki.

Czytanie Między Wierszami

Jednak w wielu sytuacjach odbicie tonów może być całkowicie odpowiednie, a nawet docenione.

Na pierwszy rzut oka powyższa sytuacja może wydawać się delikatna – w końcu jest to skarga. Jednak bliższa lektura wiadomości sugeruje, że ta osoba tak naprawdę nie traktuje tej sytuacji zbyt poważnie. Wybór słowa wydaje się bardziej neutralny niż zły, a gif wyraża raczej bezczelność niż frustrację.

Dopasowanie tonów poprzez odzwierciedlenie żartobliwego charakteru oryginalnego przekazu stwarza zabawną okazję do nawiązania kontaktu na bardziej nieformalnym poziomie i wyrażenia opinii w beztroski i pozytywny sposób.

Niektórzy ludzie mogą uznać, że dopasowywanie tonów jest naturalne i potrafią to zrobić nawet bez zastanowienia, podczas gdy innym może być trudniej. Dobra wiadomość jest taka, że ​​dopasowywanie tonów to umiejętność, którą można rozwijać i doskonalić! Jeśli więc początkowo będzie Ci to sprawiać trudności, nie martw się. Dzięki praktyce możesz być zaskoczony, jak szybko możesz poprawić jakość swoich interakcji z innymi.