Dopasowanie tonów: co to jest, kto go używa i dlaczego?

Opublikowany: 2019-04-23

Czy kiedykolwiek napisałeś do swojego przyjaciela, aby podzielić się ekscytującymi wiadomościami i byłeś rozczarowany, gdy odpowiedział nijakiem „Och, fajnie”? A może napisałeś do działu obsługi klienta swojego banku o poważnym błędzie na wyciągu z karty kredytowej i poczułeś się zirytowany, gdy w odpowiedzi otrzymałeś zbyt żwawą wiadomość.

W każdym z tych scenariuszy ton otrzymanych odpowiedzi nie pasował skutecznie . Dopasowywanie tonów to praktyka dostosowywania tonu podczas odpowiadania komuś w celu uznania jego uczuć i pokazania, że ​​jesteś tutaj, aby pomóc. Jest to taktyka często stosowana przez osoby, takie jak przedstawiciele obsługi klienta i pracownicy służby zdrowia.

Dopasowywanie tonów to doskonały sposób na okazanie empatii i pokazanie ludziom, że Ci zależy. Może nie tylko pozytywnie kształtować to, co ktoś myśli o tobie, ale także — jeśli piszesz w kontekście zawodowym — to, jak ogólnie postrzega twoją firmę lub organizację. To jest potężne!

W końcu ton wyraża nastawienie i może pozostawić silne wrażenie emocjonalne. Podczas dopasowywania tonów zacznij od rozważenia stanu emocjonalnego i oczekiwań drugiej osoby.

Rozpoznawanie emocji i tonu w pisaniu

Osobiście zazwyczaj możesz polegać na wizualnych wskazówkach, takich jak mowa ciała i gesty, aby zorientować się, jak ktoś może się czuć. Podobnie możesz zwrócić uwagę na ton czyjegoś głosu lub słów, które podkreśla podczas rozmowy przez telefon. Ale na piśmie czasami może być trudniej zidentyfikować czyjś stan emocjonalny — zwłaszcza, gdy nie masz zbyt wielu informacji.

Pomocne może być zaznajomienie się z tym, w jaki sposób słowa mogą wywoływać określone emocje i zwracanie szczególnej uwagi na wskaźniki, takie jak interpunkcja i subtelne różnice w doborze słów. Nie zapomnij też wziąć pod uwagę norm kulturowych, ponieważ mogą one znacząco wpłynąć na postrzeganie tonu.

Gdy masz już poczucie, co ktoś czuje, nadszedł czas, aby dopasować ton i opracować odpowiednią odpowiedź w oparciu o kontekst rozmowy. Chociaż za często cytowanym zwrotem „traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany”, kryje się pozytywna intencja, w rzeczywistości nie jest to najbardziej empatyczna praktyka. W końcu nie każdy zareaguje na coś tak samo jak Ty!

Zamiast tego spróbuj użyć konkretnych wskazówek pozostawionych w czyjejś wiadomości — takich jak wybór konkretnego słowa, interpunkcja lub dowolny użyty emoji — aby jak najlepiej Cię poprowadzić. Najlepiej jak potrafisz, postaw drugą osobę na czele i zastanów się, jak najlepiej zaspokoić jej potrzeby. W zależności od sytuacji konieczne może być również czytanie między wierszami wiadomości. Czasami to, co nie zostało powiedziane, może być nawet ważniejsze.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom dopasowywania tonów z własnego konta Grammarly na Twitterze.

Dopasowywanie tonów a dublowanie tonów

Pamiętaj, że dopasowanie tonu nie zawsze oznacza dokładne odzwierciedlenie czyjegoś tonu. Na przykład zwykle najlepiej jest unikać łączenia gniewu ze złością, frustracji z frustracją i martwienia się ze zmartwieniem. W takich przypadkach reagowanie w naturze może często pogorszyć sytuację i prowadzić do negatywnych doświadczeń.

W powyższej sytuacji ktoś był zaniepokojony poważnym problemem. Jedną wskazówką, która pomaga wskazać podstawową emocję, jest użyte emoji, co sugeruje konsternację.

W odpowiedzi chcielibyśmy przekazać dalsze kroki w celu rozwiązania tego problemu, a także uspokoić tę osobę, aby pokazała, że ​​traktujemy problem poważnie. Dlatego nieco formalny ton wydaje się bardziej odpowiedni niż niezwykle pozytywny lub swobodny, który może wydawać się nonszalancki.

Czytanie między wierszami

Jednak w wielu sytuacjach lustrzane odbicie tonów może być doskonale odpowiednie, a nawet docenione.

Na pierwszy rzut oka powyższa sytuacja może wydawać się delikatna – w końcu to zarzut. Ale dokładniejsze czytanie wiadomości sugeruje, że ta osoba nie traktuje tej sytuacji zbyt poważnie. Dobór słów wydaje się bardziej neutralny niż zły, a gif wyraża zadziorność, a nie frustrację.

Dopasowywanie tonów poprzez odzwierciedlenie żartobliwości oryginalnej wiadomości stwarza zabawną okazję do nawiązania kontaktu na bardziej nieformalnym poziomie i przyjęcia opinii w lekki i pozytywny sposób.

Niektórzy ludzie mogą uznać, że są naturalni, jeśli chodzi o dopasowanie tonów i mogą to zrobić bez zastanowienia, podczas gdy innym może być trudniej. Dobrą wiadomością jest to, że dopasowywanie tonów to umiejętność, którą można rozwijać i doskonalić! Więc jeśli początkowo wydaje ci się to trudne, nie martw się. W miarę praktyki możesz być zaskoczony, jak szybko możesz poprawić jakość swoich interakcji z innymi.