Nawyki komunikacji wirtualnej, które utrzymujemy w IRL

Gdy świat zbliża się do trzeciego roku pandemii, niektóre firmy przyjęły całkowicie zdalne operacje w miejscu pracy, podczas gdy inne wybrały model hybrydowy lub całkowity powrót do biura.

Pracownicy, którzy odkurzają stare biurka, wnoszą ze sobą nowe nawyki komunikacyjne, które wypracowali podczas pracy w domu. Chociaż praktyki takie jak „biznes na górze, impreza na dole” mogą nie działać osobiście, pewne normy komunikacji zdalnej mogą być korzystne w przypadku pracy w biurze.

Praktyki komunikacji wirtualnej, które należy zachować

Te trzy nawyki związane z wirtualną komunikacją mogą być warte zachowania w fizycznym miejscu pracy.

Odpychanie nieistotnych spotkań

Spotkania wirtualne są niezbędnym sposobem komunikacji i współpracy w zespołach i między nimi. Brak możliwości nieformalnej synchronizacji stanu projektu lub aktualizacji na korytarzach lub podchodzenia do współpracownika przy biurku doprowadził do mnożenia się wirtualnych spotkań za pośrednictwem platform wideokonferencyjnych. Doprowadziło to również do wzrostu nawyków wielozadaniowości podczas takich spotkań wideo, zgodnie z badaniem Stanford z 2021 r .

Poza wielozadaniowością zespoły starały się odzyskać czas podczas pracy zdalnej, ograniczając niepotrzebne spotkania na rzecz komunikacji, gdy było to konieczne, a nie o określonej porze.

Gdy współpraca nie jest zaangażowana, skuteczne może być użycie asynchronicznych metod komunikacji za pośrednictwem poczty e-mail, pulpitu nawigacyjnego projektu, intranetu lub narzędzia do przesyłania wiadomości, takiego jak Slack.

Odróżnianie spotkań niezbędnych od zbędnych to cecha komunikacji wirtualnej, którą należy zachować podczas przechodzenia z powrotem do biura.

Na zmianę w rozmowach

Brak spotkań osobistych oznaczał, że uczestnicy nie mogli już dłużej polegać na „ świadomości spojrzenia ”, aby rozpoznać naturalny przepływ zmian w rozmowie i to, kiedy należy mówić po kolei.

Aby temu zaradzić, uczestnicy spotkania rozwinęli świadomość i umiejętności przemawiania na zmianę podczas spotkań wideo. Ten celowy nawyk komunikacji zmniejsza niewygodne sytuacje, takie jak rozmawianie z innymi lub przedwczesne przerywanie rozmówcy.

Utrzymanie tego nawyku w biurze pomaga wzmocnić sprawiedliwość komunikacji, pozwalając większej liczbie uczestników na zaangażowanie się i zostanie wysłuchanym.

Utrzymywanie wirtualnych formatów dla niektórych spotkań

Spotkanie osobiste wymaga nie tylko czasu na samo spotkanie lub wydarzenie, ale także oznacza utratę czasu i produktywności na podróż na spotkanie i ze spotkania.

Podczas gdy świat był zamknięty, formalne i nieformalne spotkania przyjęły format wirtualny. Praktyczne jest zorganizowanie osobiście niezbędnych spotkań dla pracowników, którzy wrócili do środowiska biurowego. Jednak zgodnie z badaniem Stanforda zarezerwowanie spotkań tylko na istotne rozmowy pomaga utrzymać koncentrację i produktywność pracowników.

Wydarzenia niezwiązane z pracą, takie jak coaching lub sesje informacyjne w szkole, mogą odbywać się w wirtualnych formatach, takich jak na przykład wideo lub Zoom.

Przyzwyczajenia sprzed czasów do przywrócenia

Podobnie istnieje kilka nawyków sprzed pandemii, które wspierają współpracę i relacje w miejscu pracy.

Uprzejmości przed spotkaniem

Często rozmowy na spotkaniach wirtualnych mają formalną strukturę, a uczestnicy nagle przeskakują do celu spotkania bez „rozgrzewki” do rozmowy. Chociaż to podejście skoncentrowane na celu może wydawać się skuteczne, jeśli chodzi o przestrzeganie ograniczeń czasowych, poświęca ono to, co naukowcy z UC Santa Cruz nazywają „ wzajemnością w rozmowie ”.

Wzajemność w rozmowie odnosi się do skłonności ludzi do autokorekty komunikacji w celu osiągnięcia zrównoważonej rozmowy. Niedawne badanie, opublikowane w Language and Speech , wykazało, że uczestnicy, którzy mieli czas na pogawędkę na tematy niezwiązane z pracą przed formalnym rozpoczęciem spotkania, mieli większą przyjemność z wykonywania wspólnych zadań.

Zachęcanie do naturalnego przepływu uprzejmości przed rozpoczęciem programu spotkania może podnieść morale zespołu.

Rozmowa w miejscu pracy

Przypadkowa mała rozmowa w biurowym aneksie kuchennym lub podczas spaceru ze współpracownikiem na cotygodniowe spotkanie ma znaczący wpływ na miejsce pracy . Te luźne rozmowy przyczyniają się do budowania kultury firmy i pomagają w budowaniu relacji.

Na przykład zachęcanie do „rozmowy na temat wody” może być szczególnie skuteczne w przypadku członka zespołu, który może odczuwać niepokój społeczny w sytuacjach formalnych, takich jak spotkanie lub jeden na jednego z menedżerem. Spontaniczna pogawędka towarzyska z rówieśnikami lub przywódcami zapewnia zrelaksowane środowisko do budowania relacji i zadowolenia z pracy.

Chociaż komunikacja wirtualna ma swoje wady — takie jak niesławne „ zmęczenie zoomem ” — wprowadzenie wyuczonych nawyków komunikacji zdalnej do fizycznej przestrzeni roboczej ma swoje zalety.