Jak zrobić cotygodniową recenzję: krok po kroku

Kiedy ostatnio przeprowadzałeś cotygodniowy przegląd?

Praca bez cotygodniowego przeglądu to recepta na przytłoczenie, prokrastynację i skupianie się na priorytetach innych osób zamiast własnych. Jest to kluczowa część każdego dobrego systemu zarządzania czasem lub produktywności.

W końcu skąd możesz wiedzieć, dokąd zmierzasz, jeśli od czasu do czasu nie zatrzymujesz się i nie podnosisz wzroku?

Cotygodniowy przegląd jest przydatny dla wszystkich typów profesjonalistów, w tym przedsiębiorców, twórców, a nawet pisarzy.

Autor David Allen po raz pierwszy zaproponował koncepcję cotygodniowego przeglądu w swojej popularnej książce dotyczącej produktywności: Getting Things Done (inaczej GTD). Zasadniczo obejmuje to przegląd tego, co zrobiłeś, jak minął tydzień i nad czym będziesz pracować w następnej kolejności. A jego ukończenie zajmuje tylko około 30 minut.

W tym artykule wyjaśnię, czym jest GTD, jak przeprowadzić cotygodniowy przegląd i czy ta praktyka może ci pomóc.

Co to jest załatwianie spraw?

Getting Things Done to popularny system produktywności autorstwa Davida Allena. U podstaw GTD leży jedna zasada:

„Twój umysł służy do posiadania pomysłów, a nie ich trzymania”

GTD było pierwotnie skierowane do ludzi biznesu, ale ostatnio zyskało kultową popularność w Internecie, ponieważ pozwala każdemu stać się bardziej kreatywnym i produktywnym.

Jeśli chcesz załatwić sprawę lub GTD:

• Podziel projekty na mniejsze zadania
• Zapisz te zadania na liście lub w zaufanym systemie
• Wykonuj codziennie zadania na swoich listach
• Co tydzień przeglądaj swoje postępy i szersze obszary zainteresowania (co omówimy)

Co to jest przegląd tygodniowy?

Przegląd tygodniowy jest kluczową koncepcją GTD. To także sposób na sprawdzenie siebie.

Pomyśl o tym jak o oderwaniu się od tygodnia pracy, codziennych zadań i innych projektów, aby spojrzeć na całość. To szansa, aby ocenić, czy pracujesz nad tymi idealnymi, większymi wynikami.

Podczas cotygodniowego przeglądu uzyskaj aktualne informacje o wszystkich otwartych pozycjach na listach rzeczy do zrobienia, kalendarzu, notatkach i innych obszarach Twojej firmy. Mając te informacje pod ręką, możesz ocenić swoją skuteczność i wyznaczyć cele na nadchodzący tydzień.

Osoby korzystające z GTD używają również specyficznej terminologii do opisania innych obszarów swojego życia osobistego lub zawodowego, które przeglądają. Na przykład:

• „Oczekiwanie na” odnosi się do pozycji, w których oczekujesz na informacje lub decyzję od kogoś innego. Podczas cotygodniowego przeglądu zastanów się, czy powinieneś kontynuować.
• „Następne działania” lub „Elementy działań” odnoszą się do zadań na liście rzeczy do zrobienia. Podczas cotygodniowego przeglądu określ następny krok i zaplanuj, czego będziesz potrzebować w nadchodzącym tygodniu.
• „Obszary robocze” odnoszą się do miejsc, w których pracujesz nad konkretnymi projektami. Na przykład, jeśli piszesz raport, czy musisz wcześniej zebrać jakieś materiały do ​​swojego miejsca pracy?
• „Tickler file” odnosi się do miejsca, w którym przechowujesz luźne dokumenty, zasoby i inne otwarte informacje, które w pewnym momencie przejrzysz.
• „Agendas” odnosi się do listy rzeczy do omówienia z kluczowymi osobami w Twoim zespole lub w Twojej firmie, kiedy następnym razem się z nimi spotkasz. Aktualizuj je regularnie.

Krok 1. Przygotuj się do cotygodniowego przeglądu

Zasadniczo raz w tygodniu poświęć 30 minut na przejrzenie tego, nad czym pracowałeś i jak długo. Aby się przygotować, zarezerwuj ten czas przeglądu w swoim kalendarzu jako spotkanie cykliczne i zobowiąż się do dotrzymania terminu.

Piątkowe popołudnie lub niedzielny wieczór są idealne, ponieważ są to spokojniejsze części tygodnia pracy dla tych, którzy pracują od poniedziałku do piątku.

Będziesz musiał pracować lub skupić się w cichym miejscu przez co najmniej 30 minut bez przerwy. Zakończ wszystko, nad czym pracujesz, z wyprzedzeniem lub zamknij to na cały tydzień.

Idealnie byłoby, gdybyś miał pod ręką swoje cele, notatki i inne dokumenty. Powinieneś także mieć dostęp do swojego menedżera zadań, kalendarza i innych skrzynek odbiorczych lub zasobników.

Jeśli to pomoże, włącz tryb „nie przeszkadzać” i wyłącz powiadomienia o wiadomościach e-mail i mediach społecznościowych. Odrzuć także wszelkie zaproszenia na spotkania, które mają miejsce w tym okresie. Możesz także łączyć cotygodniowy przegląd osobisty i biznesowy.

Krok 2: Przejrzyj swoje skrzynki odbiorcze i zobowiązania

Teraz możesz przejrzeć swój tydzień. Przejrzyj wszystkie swoje skrzynki odbiorcze lub zasobniki. Przykład obejmuje:

• Listy rzeczy do zrobienia lub zadań z ostatniego tygodnia
• Twoje dane z kalendarza i wydarzenia (zarówno przeszłe, jak i przyszłe)
• Luźne papiery
• Niesortowane lub nieoznaczone wycinki internetowe w narzędziach takich jak Evernote
• E-maile z nowymi działaniami
• Notatki ze spotkań i inne skrzynki odbiorcze do robienia notatek
• Elementy akcji
• Metryki związane z Twoimi celami
• Inne punkty porządku obrad

Zasadniczo chcesz uchwycić i skonsolidować jak najwięcej otwartych pętli i umieścić je w menedżerze zadań. Podczas sprawdzania możesz chcieć złożyć lub posortować również powyższe elementy. W książce Getting Things Done David Allen wyjaśnia:

„Większość ludzi najlepiej czuje się w swojej pracy na tydzień przed wakacjami, ale to nie z powodu samych wakacji. Co robisz w ostatnim tygodniu przed wyjazdem na dużą wycieczkę? Oczyszczasz, zamykasz, wyjaśniasz i renegocjujesz wszystkie swoje umowy ze sobą i innymi. Sugeruję tylko, żebyś robił to co tydzień, a nie co roku”.

Krok 3: Oceń swoje postępy

Przeglądając rzeczy z życia zawodowego lub osobistego, nie pracuj nad nimi . Jeśli zauważysz, że cotygodniowa recenzja zajmuje więcej niż 30 minut, prawdopodobnie dzieje się tak dlatego, że pracujesz nad zadaniem lub projektem, a nie je przeglądasz.

Na przykład sortowanie setek wycinków internetowych Evernote to projekt. Przeglądanie jednego lub dwóch w ramach systemu robienia notatek to zadanie. Oceń swoje postępy, blokady i to, co musisz zrobić dalej.

Na przykład, jeśli jesteś pisarzem lub kreatywnym profesjonalistą, ta recenzja nie jest czasem na pisanie lub redagowanie twojej pracy. Chcesz ocenić liczbę słów lub postępy z klientem. Podczas przeglądu bądź ze sobą szczery. Zadawaj i odpowiadaj na pytania typu:

• Co osiągnąłem lub nad czym pracowałem w tym tygodniu?
• Co poszło dobrze/nie poszło dobrze?
• Jakie są moje najważniejsze zadania na następny tydzień?
• Ile godzin spędziłem pracując nad moimi priorytetami?
• Jak sprzedawałem lub promowałem swoją pracę?
• Jakie wydarzenia są w moim kalendarzu na poprzednie/następne siedem dni, w związku z którymi muszę działać?
• Co odkładałem?
• Co powinienem przestać robić lub odmówić?
• Czy zbliżam się do moich długoterminowych celów, czy oddalam się od nich?

Jeśli chcesz, zadaj te pytania i odpowiedz na nie w dzienniku. Jeśli masz dokument, którego używasz do śledzenia odpowiednich metryk, zaktualizuj go. Wyczyść swoją listę rzeczy do zrobienia. I ponownie oceń swoje zobowiązania.

Kiedy już wiesz, co robić dalej, możesz wyłączyć się na weekend, mając pewność, że następny tydzień zaczniesz od nowa. Czasami musisz się zameldować, żeby się wymeldować!

Krok 4: Zaplanuj nadchodzący tydzień

Skorzystaj z cotygodniowego przeglądu, aby sprecyzować swoje priorytety i zaplanować następny tydzień.

Może to oznaczać dodanie brakujących działań lub zbliżających się terminów do nadchodzącego kalendarza lub podjęcie decyzji, czy musisz renegocjować zobowiązania z redaktorem lub klientami.

Jeśli korzystasz z listy rzeczy do zrobienia lub menedżera zadań, nadszedł czas, aby zaktualizować ją o nowe elementy i usunąć stare elementy, których nie masz zamiaru ukończyć. Podobnie, jeśli zaczynasz nowy projekt, możesz zebrać to, czego potrzebujesz teraz, lub nagrać działanie na przyszły tydzień.

Polecam również zapisanie 1-3 idealnych wyników na nadchodzący tydzień. Podobnie jak cel pisania, będą one koncentrować się na umyśle.

Podczas cotygodniowego przeglądu składam swoje badania, porządkuję notatki i szybko przeglądam pomysły, które wymyśliłem w ciągu tygodnia. Pomaga mi to ocenić, czy jest coś, co przeoczyłem lub czy jest pomysł, który mogę wykorzystać w nadchodzących dniach w mojej pracy.

Zapisuję również lub zaznaczam drobne osiągnięcia w ciągu tygodnia, takie jak osiągnięcie docelowej liczby słów lub ukończenie rozdziału książki.

Krok 5: Zadaj 3 proste pytania

W swojej popularnej książce David Allen mówi, że udany cotygodniowy przegląd daje 3 wyniki:

• Stań się jasny, tj. Czy wiesz, co musisz zrobić dalej z jasnymi działaniami?
• Uzyskaj aktualne informacje, tj. czy menedżer zadań, kalendarz i pliki projektów są aktualne?
• Dokończ, tzn. czy sprawdziłeś wszystkie swoje skrzynki odbiorcze?

Jeśli nie do końca wszystko zrozumiałeś, nie martw się. Pełne objęcie procesu może zająć kilka rund przeprowadzania cotygodniowego przeglądu.

Bądź kreatywny dzięki swojej cotygodniowej recenzji

Tygodniowy przegląd powinien być dostosowany do Twojego sposobu pracy. Cotygodniowy przegląd jest kluczową częścią mojego systemu produktywności w prowadzeniu programu Zostań pisarzem już dziś. Jako pisarz znalazłem cotygodniową recenzję idealną do równoważenia pisania i innych obszarów biznesowych.

Daje mi pewność, że piszę właściwe rzeczy we właściwym czasie i pomaga mi rzucić światło na zaniedbane części rzemiosła.

Zazwyczaj sprawdzam moje pisanie i inne cele w piątek lub niedzielę wieczorem i zajmuje to tylko 30 minut. Czytam notatki, oceniam liczbę słów w ciągu tygodnia i sumuję, ile czasu spędziłem na pisaniu.

Ja też decyduję, co spędzę na pisaniu w nadchodzącym tygodniu.

Ostatnie słowo w Twojej cotygodniowej recenzji

Tygodniowy przegląd zajmuje tylko około pół godziny, ale powinien zaoszczędzić wiele godzin w nadchodzącym tygodniu. W końcu snajperzy spędzają więcej czasu na zastanawianiu się, gdzie wycelować, niż na oddaniu strzału.

To potężna strategia produktywności, która, jeśli jest właściwie stosowana, pomoże Ci odnieść sukces w Twojej firmie, zabezpieczyć się wiedzą, że masz zasoby i czas, aby dokończyć to, co zacząłeś.