Jak napisać wiadomość powitalną do nowego pracownika

Pierwsze dni nowego pracownika w firmie nadają ton jego stażowi pracy. Ciepła wiadomość powitalna, która często jest wysyłana w krytycznych pierwszych dniach onboardingu, informuje nowego członka zespołu o procesach, wartościach i kulturze firmy. To powitanie może również pomóc im w rozwinięciu sieci informacyjnej, gdy zapoznają się z zespołem i związkiem ich nowej roli z ważniejszym celem.

Według ankiety Sapling HR , złe doświadczenie w procesie wdrażania może skutkować dwukrotnie większym prawdopodobieństwem, że nowi pracownicy będą szukać innej pracy gdzie indziej.

W miarę jak coraz więcej pracodawców rozszerza pracę zdalną lub przechodzi na długoterminową umowę hybrydową , skuteczne docieranie do nowych pracowników może kultywować relacje oparte na współpracy niezależnie od miejsca pracy.

Co to jest list powitalny lub wiadomość?

Proces wdrażania nowych pracowników często obejmuje mnóstwo dokumentów do podpisania, utworzenie kont systemowych, współdzielenie procesów, szkolenia i prezentacje.

Wiadomości powitalne mogą formalnie przedstawić nowego pracownika dużym grupom w organizacji lub mogą być nieformalnym przedstawieniem się pomiędzy współpracownikami. Często udostępniane są pewne szczegóły, które mogą obejmować informacje o ich poprzedniej roli i tym, co wniosą do firmy.

Co powinien zawierać?

Szczegóły dotyczące treści powitania powitalnego oraz jego tonu zależą od nadawcy. Poniżej znajdują się przykłady zawartości wiadomości powitalnych, w zależności od tego, kto je wysyła.

HR/Rekruterzy

Listy powitalne napisane przez rekrutera lub członka zespołu HR rozpoczynają wiadomość entuzjastycznym powitaniem.

Może wówczas zawierać listę zadań administracyjnych, które pracownik musi wykonać pierwszego dnia, aby przygotować się do rozpoczęcia pracy. Może na przykład zawierać szczegółowe instrukcje dotyczące tworzenia konta użytkownika w intranecie organizacji lub zawierać załączniki lub łącza do wstępnych dokumentów, które należy podpisać.

Listy powitalne od osób rekrutujących i członków zespołu HR mogą również zawierać plan spotkań z szefami działów, menedżerem ds. rekrutacji lub innym personelem w ramach procesu wdrażania. W liście powitalnym można również podać wytyczne organizacji, takie jak zasady dotyczące ubioru, wymagania dotyczące przerw, informacje o parkowaniu, świadczenia firmowe i inne zasady.

Dział HR może również opublikować ogólne ogłoszenie firmy za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu wewnętrznego, zawierające przegląd dotychczasowego doświadczenia zawodowego nowego pracownika i celów, jakie miał on osiągnąć w zespole.

Zatrudnianie menadżerów

Menedżerowie ds. rekrutacji, którzy będą blisko współpracować z nowym pracownikiem, często dostarczają więcej informacji na temat tego, czego nowy pracownik może się spodziewać w ciągu pierwszych kilku dni, a być może nawet pierwszych kilku tygodni i miesięcy. Oprócz otwierania listu powitaniem, wiadomość może zawierać dzienny i godzinowy podział sesji szkoleniowych lub procesów działów do przeglądu.

Może to być także okazja dla menedżerów ds. rekrutacji do wymienienia nazwisk innych członków zespołu i ich ról. Zazwyczaj wiadomość kończy się zaproszeniem nowego pracownika do zadawania pytań lub poproszenia o wyjaśnienia, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Członkowie drużyny

Poszczególni członkowie zespołu mogą również czuć się zobowiązani do skontaktowania się z nowym pracownikiem i powitania go. Wiadomości te mają zazwyczaj nieformalną strukturę, ton i format.

Na przykład współpracownik może napisać krótką, bezpośrednią wiadomość na temat Slacka, przedstawiając się i co robi w zespole, a kończąc zwyczajnym „Witamy w zespole!”

Przykłady wiadomości powitalnych

Powitanie nowego pracownika w Twoim zespole może przybierać różne formy. Korespondencje te mają często formę długą lub krótką. Jeśli chodzi o kanał komunikacji służbowej , długie listy powitalne są zazwyczaj przesyłane pocztą elektroniczną lub w formie listu fizycznego, podczas gdy krótkie wiadomości mogą być przesyłane na platformie komunikacyjnej, takiej jak Slack.

Poniżej znajduje się kilka przykładów ilustrujących, jak może wyglądać każdy typ wiadomości powitalnej.

Długa forma

Szanowny [Imię i nazwisko pracownika],

W imieniu [firmy/działu] pragnę powitać Cię w zespole. Twoja wiedza specjalistyczna w zakresie [umiejętności/branży] pomoże nam osiągnąć nasze cele w nadchodzącym roku. Nie możemy się doczekać Twojego wkładu.

Oto przegląd Twojego pierwszego dnia harmonogramu i zadań do wykonania:

Trasa:

• [czas] Orientacja na nowego pracownika
• [czas] Wprowadzenie do dyrektora generalnego i dyrektora operacyjnego
• [czas] Obiad
• [czas] Sam na sam z menadżerem
• [czas] Spotkanie w sprawie rejestracji świadczeń

Zadania:

• Przeczytaj i podpisz załączone dokumenty
• Skonfiguruj konta użytkowników dla narzędzi firmy i działu
• Utwórz swój profil intranetowy
• Zaplanuj spotkanie wprowadzające ze swoim mentorem/kumpelem

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się ze mną pod numerem [numer telefonu/e-mail]. Po raz kolejny jesteśmy bardzo podekscytowani, że zdecydowałeś się dołączyć do naszej organizacji.

Pozdrowienia,

[nazwa nadawcy]

[tytuł nadawcy]

Krótka forma

Hej [imię nowego pracownika]! Jestem [imię nadawcy] i jestem [tytułem]. Zajmuję się [zadaniem XYZ] i będę blisko z Tobą współpracować, dlatego chciałem się z Tobą skontaktować i osobiście powitać Cię w zespole. Daj mi znać, jeśli będziesz potrzebować pomocy w trakcie przejścia. Mam nadzieję, że miło spędzicie swój pierwszy dzień!

Uderz we właściwy ton

Według SHRM aż 69 procent pracowników z większym prawdopodobieństwem pozostanie w firmie przez trzy lata, jeśli przeszli pozytywne doświadczenia związane z wdrażaniem nowych pracowników. Już od pierwszego kontaktu wiadomość powitalna może mieć trwały wpływ na nowego pracownika.

Niezależnie od tego, kto pisze list lub wiadomość powitalną, użycie odpowiedniego tonu może być trudne. Jeśli należysz do zespołu kierowniczego lub działu HR, możesz chcieć, aby Twoja wiadomość miała formalny, ale zachęcający ton. Współpracownicy witający nowego pracownika mogą chcieć, aby jego przekaz był przyjazny i pełen współpracy.

Jeśli nie możesz znaleźć właściwej równowagi, funkcja wykrywania tonu Grammarly może pomóc w wyeliminowaniu zgadywania, identyfikując ton, którego próbujesz użyć i oferując sugestie dotyczące pisania, aby zachować spójność w całej wiadomości.