Jak napisać wiadomość powitalną do nowego pracownika?

Pierwsze kilka dni nowo zatrudnionej osoby w firmie nadało ton ich kadencji. Ciepła wiadomość powitalna, często wysyłana podczas tych krytycznych pierwszych dni wdrażania, informuje nowego członka zespołu o procesach, wartościach i kulturze firmy. To powitanie może również pomóc im rozwinąć sieć informacyjną, gdy zapoznają się z zespołem i jak ich nowa rola odnosi się do większego celu.

Według ankiety HR firmy Sapling , słabe doświadczenie w procesie rekrutacji może spowodować, że nowozatrudnieni będą dwa razy bardziej skłonni szukać innej pracy gdzie indziej.

Ponieważ coraz więcej pracodawców przedłuża pracę zdalną lub przechodzi na długoterminowe rozwiązania hybrydowe , skuteczne docieranie do nowych pracowników może pielęgnować relacje oparte na współpracy niezależnie od warunków pracy.

Co to jest list powitalny lub wiadomość?

Proces onboardingu dla nowych pracowników często obejmuje atak dokumentów do podpisania, tworzenie kont systemowych, współdzielenie procesów, szkolenia i prezentacje.

Wiadomości powitalne mogą formalnie przedstawić nowego pracownika dużym grupom w organizacji lub mogą być nieformalnym przedstawieniem się między rówieśnikami. Często udostępniane są niektóre szczegóły, które mogą obejmować informacje o ich poprzedniej roli i tym, co wniosą do firmy.

Co powinien zawierać?

Szczegóły dotyczące treści powitania powitalnego oraz jego ton zależą od nadawcy. Poniżej znajdują się przykłady tego, co mogą zawierać wiadomości powitalne, w zależności od tego, kto je wysyła.

HR/Rekruterzy

Listy powitalne napisane przez rekrutera lub członka zespołu HR otworzą wiadomość z entuzjastycznym powitaniem.

Może wtedy zawierać listę zadań administracyjnych, które pracownik musi wykonać pierwszego dnia, aby przygotować się do rozpoczęcia pracy. Na przykład może zawierać szczegółowe instrukcje dotyczące tworzenia konta użytkownika w intranecie organizacji lub zawierać załączniki lub łącza do wstępnych dokumentów, które należy podpisać.

Listy powitalne od rekruterów i członków zespołu HR mogą również stanowić plan spotkań z szefami działów, kierownikiem ds. rekrutacji lub innym personelem w ramach procesu wdrażania. Wytyczne organizacji, takie jak zasady dotyczące ubioru, wymagania dotyczące przerw, informacje dotyczące parkowania, świadczenia firmowe i inne zasady, mogą również zostać udostępnione w liście powitalnym.

Dział HR może również opublikować ogólne ogłoszenie firmy za pośrednictwem poczty e-mail lub portalu wewnętrznego z przeglądem dotychczasowego doświadczenia zawodowego nowozatrudnionego i tego, co zostało wniesione do zespołu do wykonania.

Zatrudnianie menedżerów

Menedżerowie ds. zatrudnienia, którzy będą ściśle współpracować z nowym pracownikiem, często dostarczają więcej informacji o tym, czego może oczekiwać nowy pracownik w ciągu pierwszych kilku dni, a być może nawet w ciągu pierwszych kilku tygodni i miesięcy. Oprócz otwarcia listu powitalnym powitaniem, wiadomość może zawierać rozkład dzienny i godzinowy sesji szkoleniowych lub procesów działu do przejrzenia.

Może to być również okazja do zatrudniania menedżerów, aby wymienić innych członków zespołu i ich role. Zazwyczaj wiadomość zostanie zamknięta po zaproszeniu nowego pracownika do zadawania pytań lub poproszenia o wyjaśnienie, jeśli to konieczne.

Koledzy z drużyny

Poszczególni członkowie zespołu mogą również czuć się zmuszeni do nawiązania kontaktu z nowym pracownikiem z powitalnym wprowadzeniem. Komunikaty te mają zazwyczaj nieformalną strukturę, ton i format.

Na przykład rówieśnik może napisać krótką wiadomość bezpośrednią na Slacku, przedstawiając siebie i to, co robią w zespole, a na zakończenie swobodne „Witamy w zespole!”

Przykłady wiadomości powitalnych

Powitanie nowego pracownika do zespołu może przybierać różne formy. Korespondencja ta ma często postać dłuższą lub skróconą. Jeśli chodzi o kanał komunikacji służbowej , długie listy powitalne są zwykle przekazywane za pośrednictwem poczty e-mail lub jako list fizyczny, podczas gdy krótkie wiadomości mogą odbywać się na platformie komunikacyjnej, takiej jak Slack.

Poniżej znajduje się kilka przykładów ilustrujących, jak może wyglądać każdy rodzaj wiadomości powitalnej.

Długa forma

Drogi [Imię i nazwisko pracownika],

W imieniu [firmy/działu] witam Cię w zespole. Twoje doświadczenie w zakresie [umiejętności/branży] pomoże nam osiągnąć nasze cele w nadchodzącym roku i czekamy na Twój wkład.

Oto przegląd Twojego dziennego harmonogramu i zadań do wykonania:

Plan podróży:

• [czas] Nowa orientacja na zatrudnienie
• [czas] Wprowadzenie do CEO i COO
• [czas] Lunch
• [czas] Jeden na jednego z menedżerem
• [czas] Spotkanie rejestracyjne na świadczenia

Zadania:

• Przeczytaj i podpisz załączoną dokumentację
• Skonfiguruj konta użytkowników dla narzędzi firmy i działu
• Stwórz swój profil w intranecie
• Umów się na spotkanie wprowadzające ze swoim mentorem/kumplem

Jeśli masz jakieś pytania, proszę o kontakt pod adresem [numer telefonu/e-mail]. Ponownie, jesteśmy bardzo podekscytowani, że zdecydowałeś się dołączyć do naszej organizacji.

Pozdrowienia,

[imię nadawcy]

[tytuł nadawcy]

Skrócona forma

Hej [imię nowego pracownika]! Nazywam się [imię nadawcy] i jestem [tytuł]. Zajmuję się [zadaniem XYZ] i będę blisko z Tobą współpracować, więc chciałem się z Tobą skontaktować i osobiście powitać w zespole. Daj mi znać, jeśli potrzebujesz pomocy podczas przejścia. Mam nadzieję, że podoba Ci się pierwszy jak dotąd dzień!

Uderz we właściwy ton

Aż 69 procent pracowników jest bardziej skłonnych do pozostania w firmie przez trzy lata, jeśli mieli pozytywne doświadczenia onboardingowe, według SHRM. Komunikacja powitalna w pierwszej kolejności może mieć trwały wpływ na nowego pracownika.

Niezależnie od tego, kto pisze list powitalny lub wiadomość, użycie odpowiedniego tonu może być trudne. Jeśli jesteś w zespole kierowniczym lub w dziale HR, możesz chcieć, aby Twoja wiadomość przekazywała formalny, ale zachęcający ton. Koledzy, którzy witają nowego pracownika, mogą chcieć nadać w swoim przekazie przyjazny i oparty na współpracy ton.

Jeśli starasz się znaleźć odpowiednią równowagę, funkcja wykrywania tonów Grammarly może pomóc w wyeliminowaniu zgadywania, identyfikując ton, którego próbujesz użyć, i oferując sugestie dotyczące pisania, aby utrzymać go spójnie w całej wiadomości.