Słowa do usunięcia z e-maili

Czy Twoje nadęte e-maile wymagają diety? Jeśli wiadomość e-mail jest zbyt rozwlekła, odbiorca może nie chcieć jej uważnie przeczytać. Spraw, aby Twoje e-maile były krótkie, przejrzyste i skuteczne, eliminując te niepotrzebne frazy.

Jedno potencjalnie niegrzeczne słowo

Kiedy piszesz e-mail, odbiorca nie widzi twoich błyszczących oczu i figlarnego uśmiechu. Niektóre słowa, takie jak „właściwie”, mogą wydawać się sarkastyczne, protekcjonalne, a nawet niegrzeczne. Rozważ te przykładowe rozmowy i zdecyduj, który z nich wysyła bardziej uprzejmą wiadomość.:

Szef: Marie, prosiłem cię dziś rano o raport Boulder. Czy możesz jak najszybciej zanieść go do mojego biura?

Odpowiedź 1: Właściwie wcześniej położyłem to na twoim biurku. Powinien znajdować się pod zielonym przyciskiem do papieru. Daj mi znać, jeśli go nie widzisz.

Odpowiedź 2: Położyłem to wcześniej pod twoim biurkiem. Powinien znajdować się pod zielonym przyciskiem do papieru. Daj mi znać, jeśli go nie widzisz.

Czy wersja pierwsza rzeczywiście wydaje się nieco nieprecyzyjna? Zamiast ryzykować, że Twoje słowa zostaną źle zinterpretowane, dlaczego nie pominąć niepotrzebnego wyrażenia „właściwie” w swoich e-mailach?

7 słów i wyrażeń łasicy

Łasice słowa sprawiają, że brzmisz niepewnie lub niewiarygodnie. W szczególności istnieje siedem wyrażeń, które należy wyeliminować, jeśli chcesz wywrzeć dobre wrażenie na czytelniku: jak, rodzaj, rodzaj, być może, może i może. Spójrzmy na inny przykładowy e-mail z łasicami i bez.

Klient: Czy przesyłka dotrze w poniedziałek?

Odpowiedź 1: Być może będziemy w stanie dostarczyć paczkę do poniedziałku. Potrzebuję twojego numeru śledzenia. Może jeśli go wyślesz, zobaczę, gdzie jest paczka.

Odpowiedź 2: Aby dokładnie zobaczyć, gdzie znajduje się Twoja paczka, potrzebuję numeru śledzenia. Proszę go wysłać, a dam znać, czy przesyłka dotrze do poniedziałku.

Odpowiedź druga jest bezpośrednia i szczera. Czy jeden nie odpowiada za wahanie? Jeśli chcesz sprawić wrażenie, że masz wszystko pod kontrolą, unikaj wyrażeń, które brzmią, jakbyś próbował się z czegoś wykręcić.

3 Przysłówki Dodaj-Nic

Niektórzy pisarze nienawidzą przysłówków, ale większość zgadza się, że mają swoje miejsce. Henry James napisał: „Przymiotniki są cukrem literatury, a przysłówki solą”. Kontynuując tę ​​metaforę, sól w odpowiednich proporcjach poprawia smak potraw. Zbyt dużo soli psuje danie. Z drugiej strony sól nie ma miejsca w niektórych artykułach spożywczych. Wyobraź sobie na przykład dodanie soli do swojej lemoniady! Trzy przysłówki są najgorsze z najgorszych, ponieważ nie wnoszą nic ważnego do wyrażenia. Unikaj w zasadzie, obecnie i poważnie. Spójrz na te przykłady, aby zobaczyć, dlaczego powinieneś na stałe pominąć te trzy słowa.

Wiadomość 1: Poważnie rozważyłem twoją ofertę pracy. Zasadniczo piszę, aby odmówić, ponieważ obecnie mam zobowiązania, które trwają do 2 kwietnia przyszłego roku. Po ich spełnieniu skontaktuję się z Tobą ponownie, aby omówić, jakie masz otwarcia.

Wiadomość 2: Piszę, aby odrzucić twoją ofertę pracy, ponieważ mam wcześniejsze zobowiązania, które obowiązują do 2 kwietnia przyszłego roku. Po ich spełnieniu skontaktuję się z Tobą ponownie, aby omówić, jakie masz otwarcia.

To oferta pracy! Oczywiście poważnie się nad tym zastanawiałeś. Piszesz w czasie teraźniejszym. Dlatego „obecnie” jest obce. „Zasadniczo” oznacza, że ​​zdanie podsumowuje najważniejsze aspekty skomplikowanej sytuacji. Wyjaśniłeś jednak główne punkty. Jeśli Twoi czytelnicy będą potrzebować więcej szczegółów, zapytają.

3 zbędne lub nieprecyzyjne zwroty

Omówiliśmy kilka zbędnych fraz, które nie robią nic poza pisaniem rozdętym. W e-mailu, w którym szczególnie ceniona jest zwięzłość, te frazy należy bezzwłocznie skrócić. Wróćmy do kilku najgorszych przestępców:

Właściwie

W rzeczywistości oznacza „w rzeczywistości”. Mówcy często używają go, aby poprawić nieporozumienie lub wskazać błąd.

Mówca 1: Nie jem polenty, bo mam alergię na pszenicę.

Mówca 2: W rzeczywistości polenta to produkt kukurydziany.

Pamiętasz, kiedy rozmawialiśmy, dlaczego „właściwie” należy unikać? Jeśli czytasz powyższą rozmowę na głos, być może wyobrażasz sobie, że Mówca 2 przekazuje korektę z rękami na biodrach i przewracaniem oczami. Po co ryzykować urazę swoich czytelników? Nie bierz za pewnik, że zrozumieją twoje motywy. Zawsze lepiej osobiście dokonać ważnych poprawek lub wyjaśnień. Jeśli musisz wysłać e-mail, starannie dobieraj słowa. Odrobina taktu ma długą drogę.

W trakcie

Szanowny Kliencie, jesteśmy w trakcie przebudowy naszego sklepu. Lokalizacja Bates będzie zamknięta do odwołania.

Czy Twoi klienci będą zdezorientowani, jeśli usuniesz frazę „w trakcie”? Czy pojawią się w sklepie, drapiąc się po głowie? Jeśli ponownie przeczytasz zdanie bez słowa „w trakcie”, nadal rozumiesz, dlaczego lokalizacja jest zamknięta. Dlaczego stwierdzać oczywistość?

Dla wszystkich zamiarów i celów

We wszystkich intencjach i celach oznacza „w efekcie”. Ludzie używają go, gdy w stwierdzeniu faktu może być jakaś niejasność. Na przykład wyobraź sobie, że jesteś właścicielem firmy, który chce zaprzestać produkcji produktu. Ustalasz datę zaprzestania produkcji. Większość materiałów do wykonania produktu powinna zostać zużyta do tego czasu. Jeśli skończysz z pozostałymi materiałami, będziesz kontynuować produkcję przez kilka dni, aby uniknąć marnotrawstwa. Zamiast wdawać się w wyczerpujące szczegóły ze swoimi pracownikami, stwierdzasz: Pod każdym względem produkcja zakończy się 15 października.

Zamiast tego rozwlekłego wyrażenia, zdecyduj się na bardziej precyzyjny sposób wyrażania niejednoznacznych szczegółów. W powyższym przykładzie właścicielka firmy mogłaby powiedzieć, że przewiduje się, że produkcja zakończy się 12 października. Albo może powiedzieć, że produkcja zakończy się w połowie października. Tak czy inaczej, pracownicy zrozumieliby ogólne ramy czasowe zakończenia produkcji.

Jeśli nie jesteś przekonany, zastanów się nad innym problemem, który pojawia się przy „dla wszystkich zamiarów i celów”. Wiele osób używa go niewłaściwie. Zamiast ryzykować, że jesteś jednym z nich, możesz użyć synonimu, takiego jak „w efekcie”.

Angielski jest pełen niepotrzebnych słów wypełniających. Najlepsze e-maile są jasne, bezpośrednie i krótkie. Jeśli chcesz, aby Twoje e-maile komunikowały swój cel, usuń te zbędne frazy.