Zalecenia i zakazy dotyczące etykiety na czacie w pracy

Jeśli Twój dzień pracy obejmuje komunikację ze współpracownikami za pośrednictwem platformy komunikacyjnej takiej jak Slack, prawdopodobnie miałeś powód, aby rozważyć odpowiednią etykietę rozmów służbowych. Zbyt łatwo jest wyjść na nierozważnego, jeśli nie jesteś ostrożny, więc tutaj przedstawimy kilka przydatnych zaleceń i zakazów.

Niezależnie od tego, czy Twój zespół korzysta ze Slacka lub czegoś podobnego za pośrednictwem aplikacji Teams, Hangouts, Flock, Chanty lub którejkolwiek z wielu innych, poinformujemy Cię, co robić — a czego unikać — aby udoskonalić i udoskonalić etykietę czatu w pracy.

Nie rób: Zacznij od zgadywania.

Kiedy piszesz wiadomość do kolegi, którego nie znasz zbyt dobrze, samo rozpoczęcie wiadomości od „cześć” może być niebezpieczne, szczególnie w przypadku braku dodatkowego kontekstu lub choćby emoji. Nikt nie chce zgadywać, co się dzieje, a jeśli jest zajęty i musi odpowiedzieć później, rozmowa musi rozpocząć się od niezręcznego początku.

Zrób: Rozpoczynając rozmowę, wyrażaj się jasno i celowo

Warto na początku podać podstawowe informacje:O co chodzi?Pamiętaj też, że osoba, do której wysyłasz wiadomość, prawdopodobnie ma mnóstwo innych zajęć i Twoja wiadomość może nie być jej najpilniejszym priorytetem. (Jeśli rzeczywiście takjest, warto i szybko wyjaśnić powód).

W przeciwnym razie rozważ skromny i zrozumiały początek, na przykład: „Hej, czy masz czas na burzę mózgów na temat nadchodzących treści?”

Nie rób: Myśl na głos, jedna linijka na raz

Oto pomysł — ping! Jeśli to się będzie powtarzać — ping! To się zestarzeje — ping! Niezwykle szybki — ping!

Nie rób też: Wysyłaj ludziom pojedynczą wiadomość o długości rozdziału w książce

Jest to przeciwieństwo ostatniego elementu – odbiorca otrzymuje jedną epicką, rozległą wiadomość, która powoduje, że oczy błyszczą, a serce tonie w chwili, gdy się pojawia. Samo przeczytanie tego może wymagać kolejnej filiżanki kawy, a znaczące przyswojenie sobie jej, cóż, może trochę zająć. Aha, i czekanie, aż ktoś napisze takie dzieło, oglądanie momentów oczekiwania przez całą wieczność też nie jest zabawne.

Zrób: Spróbuj znaleźć równowagę pomiędzy długością wiadomości a jej objętością.

Można to zrobić na kilka sposobów. Jeśli Twoje myśli są rozproszone, poświęć chwilę na ich zebranie i ustal, czego chcesz uzyskać z rozmowy, a następnie odpowiednio to uporządkuj.

Jeśli masz odwrotny problem, podziel swoje myśli na mniejsze części. Dzielenie się pomysłami w małych porcjach daje odbiorcy szansę na udzielenie odpowiedzi i zadanie pytań, co może również pomóc w dalszym postępowaniu. I może złagodzić część wspomnianego wcześniej napięcia.

I pamiętaj, narzędzia takie jak Slack nie są idealne na każdą okazję; czasami alternatywy, takie jak rozmowa telefoniczna lub pisemna notatka, są po prostu bardziej praktyczne.

Nie: Zapomnij, z kim rozmawiasz

W środowisku takim jak Slack, gdzie proste „nie ma za co” może objawiać się koledze z pracy jako emoji w okularach przeciwsłonecznych, łatwo jest przejść w tryb, który jest zbyt swobodny w przypadku osób, których tak naprawdę nie znasz. Jeśli jednak ty i twój szef nie łączycie się z godną pozazdroszczenia szczerą relacją, pomyśl o profesjonalizmie, zanim wkleisz GIF-a ze Simpsonami.

Zrób: Weź pod uwagę swoich odbiorców

Powyższe dotyczy nie tylko przyzwoitości, ale także żargonu – nie każdy biegle włada dialektem Twojej niszy. Na przykład inny producent podcastów może wiedzieć, co masz na myśli, mówiąc, że „odbijasz sesję”, ale jest to mnóstwo słów dla każdego w Twoim zespole, który nie „przecina taśmy”. Lepiej po prostu powiedzieć, że prawie skończyłeś edytować odcinek.

Może również występować tendencja do wkradania się nawyków z rozmów służbowych do rozmów poza pracą – z niezbyt dobrymi rezultatami. Na przykład Twój partner nie chce otrzymywać SMS-ów z informacją, że „zakreślisz kółkiem” plany na kolację lub możliwości „równoległej podróży” na indyjskie jedzenie lub pizzę.

Z tego powodu spróbuj wyćwiczyć w sobie powtarzanie sprawdzania tego, co mówisz i do kogo, zanim użyjesz słowa „wyślij”. Ponieważ z czasem stanie się to drugą naturą, może zaoszczędzić wielu niezręczności.

Ostateczne, kluczowe, do zabrania do domu. Zrób: Pisz tak empatycznie, jak to możliwe.

Celem wszystkiego, co jest spisane, jest to, aby ktoś to przeczytał i zrozumiał, a najlepsze pisanie stara się uczynić ten proces tak prostym, jak to tylko możliwe dla czytelnika. W tym przypadku kluczem do sukcesu jest empatia i jest ona niezbędna niezależnie od tego, czy piszesz powieść, etykietę ostrzegawczą, czy skromną wiadomość na Slacku: Jak to wpłynie na osobę, która to przeczyta?

Jeśli uważasz, że to, co mówisz, może wydawać się niegrzeczne, przytłaczające lub trudne do zrozumienia, jest to silny znak, że należy dokonać zmian.