Czy faktycznie możesz używać emotikonów w służbowych wiadomościach e-mail?

Są szanse, że codziennie napotykasz emotikony. Te urocze ikony pojawiają się wszędzie — w SMS-ach z przyjaciółmi i rodziną, w postach w mediach społecznościowych, a nawet w kinie.

Ale czy są one w Twoich służbowych e-mailach? I – oto bardziej istotne pytanie – czy powinny one znajdować się w Twoich służbowych e-mailach?

Używanie emotikonów stale rośnie od czasu ich powstania w Japonii pod koniec lat 90. XX wieku. Dla wielu z nas są one teraz normalną częścią komunikacji cyfrowej, ale czy należą do miejsca pracy? Jeśli umieścisz emotikon w wiadomości do szefa, czy nawiązujesz kontakt — czy też szef pomyśli, że jesteś nieprofesjonalny? Co powiesz na wysłanie stosu poo emoji do kolegi?

Niezależnie od tego, czy dręczy Cię niepokój, zastanawiając się, które emotikony są odpowiednie, czy też zasypujesz współpracowników emotikonami z lewej i prawej strony, będziesz chciał czytać dalej.

Dzisiaj poruszamy się w subtelnych niuansach używania emoji w miejscu pracy i dostarczamy kilka prawdziwych odpowiedzi na to często zadawane pytanie dotyczące etykiety biznesowej.

Dlaczego używamy emotikonów?

Jeśli istnieją kontrowersje wokół emoji w komunikacji biznesowej, to dlaczego czujemy się zobowiązani do ich używania? Dlaczego nie zrezygnować z nich całkowicie?

Prosta odpowiedź: chcemy być lepiej zrozumiani.

Komunikacja e-mailowa jest notorycznie problematyczna, ponieważ brakuje w niej emocjonalnych wskazówek, na których polegamy podczas rozmów twarzą w twarz lub telefonicznych. Bez tonu głosu lub mimiki, które nas prowadzą, jest wiele miejsca na nieporozumienia, gdy czytamy e-mail. Komunikaty, które mają być pozytywne, są często interpretowane jako neutralne, a komunikaty neutralne są interpretowane jako negatywne.

Pamiętasz, jak napisałeś do szefa szczegółowy, przemyślany e-mail tylko po to, by otrzymać zwięzłą, jednowierszową odpowiedź? Możliwe, że twój szef był zadowolony z twojej pracy, ale jego e-mail nie przekazał ciepła i aprobaty, jaką miałaby rozmowa twarzą w twarz lub telefoniczna.

Nikt nie chce być źle zrozumiany lub postrzegany jako palant, więc wymyśliliśmy sposoby na obejście niejednoznaczności wiadomości e-mail. Według badania z 2014 r. używamy emotikonów w naszych e-mailach nie do bezpośredniego przekazywania emocji, ale jako wskazówki kontekstowe, aby pokazać odbiorcy, jak interpretować naszą wiadomość. (Na przykład dołączenie buźki po wersie, który ma być żartem).

Ale kiedy wysyłasz ten emoji do swojego szefa, czy komunikujesz się skuteczniej, czy może rzeczywiście szkodzi to Twojej sprawie?

Dlaczego nie powinieneś używać emotikonów w służbowych wiadomościach e-mail

Możemy mieć najlepsze intencje, gdy używamy emotikonów w naszej komunikacji w pracy (większe ciepło, lepszy kontakt!), ale ostatnie badania nad używaniem emotikonów przyniosły zniechęcające wyniki.

Badanie zatytułowane ponuro „ Ciemna strona buźki: efekty uśmiechniętych emotikonów na wirtualnych pierwszych wrażeniach ” wykazało, że:

…w przeciwieństwie do prawdziwych uśmiechów, emotikony nie zwiększają postrzegania ciepła, a właściwie zmniejszają postrzeganie kompetencji. Z kolei postrzeganie niskich kompetencji podważało wymianę informacji.

Podsumowując, jeśli użyjesz buźki w komunikacji z kimś, kogo nie znasz dobrze, oni

• Prawdopodobnie nie odbierze Twojego przekazu jako „cieplejszego”
• Prawdopodobnie uzna Cię za „mniej kompetentnego”.
• Prawdopodobnie będą zawierać mniej informacji w swojej odpowiedzi, ponieważ postrzegają Cię jako niekompetentnego

Auć! To całkiem poważny cios. Czy na podstawie tych nowych informacji powinniśmy na zawsze usunąć emotikony z miejsca pracy?

Nie zupełnie.

Badanie wykazało również, że buźka może zastąpić uśmiech osobisty, jeśli masz już relację z odbiorcą.

Wniosek? Emotikony mogą być pomocne, gdy są używane we właściwym kontekście.

Co jest świetne, ale teraz prawdopodobnie zastanawiasz się, jaki jest „właściwy” kontekst. Aby odpowiedzieć na to pytanie, zestawiliśmy kilka nakazów i zakazów używania emotikonów, a wszystko sprowadza się do tego, kim są Twoi odbiorcy.

Kiedy NIE używać emotikonów

Generalnie złym pomysłem jest używanie emotikonów w następujących kontekstach:

• Z kimś, z kim nie nawiązałeś relacji
• Z twoim szefem lub innymi przełożonymi
• Z Twoimi klientami
• Ze współpracownikami masz niewygodną relację
• W miejscu pracy, które jest z natury bardziej formalne (jeśli nosisz garnitur, nie powinieneś używać emotikonów!)
• Aby w pełni zastąpić słowa (np. za pomocą emotikony serca zamiast słowa „miłość”)
• W wiadomości ze złą wiadomością lub niewygodną prośbą (np. dodanie brwi po zaproszeniu kogoś do pracy w weekend może zirytować odbiorcę zamiast wygładzić sprawę)
• W niejednoznacznie sformułowanych wiadomościach (Najlepszym sposobem na uniknięcie nieporozumień jest pisanie jasnych, jednoznacznych wiadomości!)

Kiedy emotikony są korzystne

Oto kilka kontekstów, w których można używać emotikonów do budowania relacji:

• Z Twoimi współpracownikami, jeśli Twoja kultura pracy jest nieformalna (np. w większości startupów technologicznych)
• Wysyłanie szybkich wiadomości e-mail do zgranego zespołu
• Czatowanie ze swoim zespołem na Slacku lub innych aplikacjach do przesyłania wiadomości
• W korespondencji z kimś na tym samym poziomie co Ty, który również używa emotikonów