Jak napisać list do wybranego przedstawiciela

Jedną z cech charakterystycznych demokracji jest zdolność jednostek do dzielenia się swoimi poglądami, proszenia o informacje lub pomoc oraz starania się przekonać wybranych do ich reprezentowania. Jednym z najpopularniejszych sposobów komunikowania się z wybranymi urzędnikami jest list lub e-mail.

Osobiste listy i e-maile pomogą Twojemu przekazowi wyróżnić się z tłumu listów i e-maili przypominających foremki do ciastek, które codziennie otrzymują Twoi wybrani przedstawiciele. Jeśli chcesz, aby Twoja wiadomość spotkała się z większym zainteresowaniem, rozważ napisanie lub wydrukowanie listu i wysłanie go pocztą. Jeśli jednak Twoja wiadomość dotyczy czegoś wrażliwego czasowo, np. oczekującego głosowania, najlepszym sposobem kontaktu może okazać się e-mail.

Niezależnie od tego, czy szukasz protokołu posiedzeń z przesłuchania rady szkoły, prosisz radnego miejskiego o wypełnienie dziur, czy też próbujesz zwrócić na siebie uwagę senatora USA, w tym artykule znajdziesz przewodnik, jak napisać jasny, pełen szacunku list lub e-mail, aby zabrać głos usłyszał. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak napisać list do wybranego urzędnika, co zawrzeć w nim i znaleźć przykłady.

Po co pisać list do wybranego przedstawiciela?

Cel napisania pisma do wybranego przedstawiciela zależy od rezultatów, jakie chcesz osiągnąć. Możesz napisać do wybranego przedstawiciela, aby wyrazić swoją opinię, poprosić go o podjęcie działań w konkretnej sprawie lub uzyskać dokumenty publiczne.

Możesz na przykład napisać list do radnego miasta, prosząc o rozwiązanie problemu w Twojej okolicy. Możesz też napisać list do swojego kongresmena, aby poinformować go o ważnym dla Ciebie akcie prawnym.

Niezależnie od tego, czy wysyłasz odręczny list, czy e-mail, najbardziej bezpośrednim sposobem poinformowania wybranego przedstawiciela o tym, co jest dla Ciebie ważne, jest napisanie mu wiadomości.

Kiedy napisać list do swojego przedstawiciela

Jeśli masz czas, najwięcej uwagi przyciągnie prawdopodobnie list, ale osobisty e-mail również może być skuteczny. List to odpowiedni sposób na zwrócenie się o informacje, wyrażenie opinii lub wezwanie do działania.

Poniżej przedstawiono kilka sytuacji, w których należy napisać do swojego przedstawiciela:

• Kiedy potrzebujesz informacji lub usług
• Gdy chcesz zwrócić uwagę na jakiś problem lub potrzebę
• Kiedy chcesz im podziękować za zajęcie się problemem lub potrzebą
• Kiedy chcesz podzielić się swoim rozczarowaniem lub frustracją związaną z ich działaniami

Jak napisać list, e-mail lub wiadomość do swojego przedstawiciela

Zanim napiszesz wiadomość, list lub e-mail, ustal, kto powinien ją otrzymać. Może to być członek rady lokalnej, senator lub przedstawiciel stanowy albo senator lub przedstawiciel federalny. Kiedy już wiesz, do kogo piszesz, możesz odpowiednio się do niego zwrócić.

Następnie wyjaśnij, o czym piszesz i przedstaw trzy punkty na poparcie swojego punktu widzenia. Jeśli możesz, pomyśl o osobistej historii, którą możesz podzielić się, aby uczłowieczyć swój przekaz. Wyjaśnij, jak problem wpływa na Twoje życie.

Jakie są zasady pisania listu?

Oto kilka zasad, których powinieneś przestrzegać, pisząc list do wybranego urzędnika:

• Jeśli piszesz e-mail, trzymaj go poniżej jednej strony lub pięciuset słów.
• W swoim liście porusz tylko jeden temat.
• Podaj swój adres domowy.
• Jeśli korzystasz z poczty elektronicznej, wyślij ją tylko do jednego przedstawiciela na raz.
• Wyraźnie określ temat w temacie lub pierwszym zdaniu listu.
• Dołącz fakty.
• Unikaj ataków osobistych.

Jakiego tonu powinieneś użyć?

Listy do wybieranych urzędników powinny mieć pełen szacunku i bardziej formalny ton . Odbiorcy mogą zachować pisma do celów oficjalnych, a w niektórych przypadkach nawet przeczytać je przed Kongresem.

Należy pamiętać, że wybrani przez Państwa przedstawiciele, zarówno lokalni, jak i federalni, to prawdziwi ludzie. Wyrażanie szacunku i uznania dla ich czasu za pomocą uprzejmego tonu sprawi, że Twoja wiadomość otrzyma uwagę, na jaką zasługuje.

Jeżeli wybrany przez Ciebie urzędnik zachował się w sposób, który doceniłeś, przed lub po napisaniu do niego listu, rozważ wysłanie mu listu z podziękowaniami .

Jak powinien być skonstruowany list?

Twój list powinien składać się z około czterech akapitów i nie dłuższy niż jedna strona lub pięćset słów.

Oto schemat, według którego możesz się kierować, pisząc do wybranego przedstawiciela:

• Pozdrowienie
• Streszczenie
• Kontekst
• Osobista historia
• Pełne szacunku zamknięcie

Jakie informacje powinien zawierać list?

Jeśli piszesz list drukowany lub pisany odręcznie, podaj datę pisania listu w prawym górnym rogu. Jeśli piszesz e-mail, po prostu zacznij od powitania. Twój pierwszy akapit , czyli akapit podsumowujący, powinien opisywać, kim jesteś, dlaczego piszesz i co chciałbyś, żeby zrobili. Możesz dołączyć swoje referencje – stanowisko lub wszelkie otrzymane wyróżnienia – jeśli są one istotne dla sprawy, o której piszesz.

W drugim akapicie nadaj przedstawicielowi kontekst. Dlaczego problem, o którym piszesz, jest ważny? Dzięki temu będą dokładnie wiedzieć, co chcesz, aby zrobili w tej sprawie. Możesz poprosić ich o głosowanie za konkretną ustawą, podjęcie działań w celu usunięcia dziury w Twojej społeczności lub uwzględnienie środków na Twój problem w budżecie.

Następnie podaj trzy najlepsze punkty wsparcia. Mogą to być dane, istotne zdarzenia lub inne kluczowe punkty dowodowe. Możesz podzielić swoje dowody na listę punktowaną po drugim akapicie lub uwzględnić je w akapicie.

W ostatnim akapicie swojego listu pomóż im nawiązać z Tobą kontakt. Dołączenie osobistej historii może sprawić, że Twój list będzie bardziej przekonujący. Jeśli masz jakieś osobiste powiązania lub znasz kogoś, kto ma, opowiedz o tym historię. Możesz także dodać zdanie przejściowe na początku czwartego akapitu.

Na końcu listu załącz grzeczne zakończenie. Możesz napisać „z poważaniem”, „dziękuję” lub coś w tym stylu. Możesz podpisać się swoim imieniem i nazwiskiem, ale pamiętaj, aby umieścić je również pod swoim podpisem. Możesz dodać swój tytuł, jeśli go posiadasz, do swojego imienia i nazwiska.

Po swoim imieniu i nazwisku podaj swój adres, numer telefonu i adres e-mail. W ten sposób, jeśli zaangażowanych jest wiele organów zarządzających, wybrany przez Ciebie przedstawiciel będzie wiedział, że jesteś jego wyborcą. Będą także mogli się z Tobą skontaktować, jeśli będą potrzebowali więcej informacji. Nie zapomnij sprawdzić swojego listu, sprawdzając pisownię , interpunkcję i błędy gramatyczne .

Przykłady pism do przedstawiciela

Napisaliśmy trzy przykładowe listy do przedstawicieli na szczeblu federalnym, stanowym i lokalnym.

1 List do przedstawiciela USA

[Twoje imię] [Twój adres]

Honorowy Przedstawiciel [Nazwisko] Izba Reprezentantów USA Waszyngton, DC 20515

Szanowny Przedstawicielu [Nazwisko],

Nazywam się [X] i mieszkam w Twojej dzielnicy. Piszę, aby nakłonić Państwa do zwiększenia finansowania [agencji/programu/inicjatywy X].

Jak zapewne wiesz, [agencja X] jest odpowiedzialna za [X]. Mam nadzieję, że dzięki [wydarzeniu X] w naszym stanie zrozumiesz, jak ważne jest dalsze finansowanie [X].

• Fakt 1 o znaczeniu programu
• Fakt 2 o wpływie w dzielnicy urzędowej
• Fakt 3 o tym, jak wpływa to na osoby spoza ich okręgu

Pieniądze zainwestowane w [X] służą społecznościom w całym kraju, w tym naszemu państwu, tworząc miejsca pracy i stymulując lokalną gospodarkę. Osobiście znam wiele osób w mojej społeczności, które skorzystają z [X].

Mam nadzieję, że rozważycie Państwo zatwierdzenie zwiększenia finansowania dla [X]. Dziękuję za poświęcony czas i uwagę. Jeśli chcesz omówić tę kwestię bliżej, skontaktuj się ze mną.

Z poważaniem,

[Twoje imię] [Twój tytuł] [Twój e-mail] [Twój numer telefonu]

2 E-mail do senatora stanowego

Szanowny Senatorze [nazwisko],

Jako dyrektor stowarzyszenia non-profit zajmującego się budownictwem mieszkaniowym piszę, aby nakłonić Państwa do głosowania na „tak” w sprawie [Numer rachunku].

Jak zapewne wiecie, [Numer rachunku] to dwustronna, neutralna pod względem budżetowym propozycja budowy tańszych mieszkań w [Regionie]. Zatwierdzenie tej ustawy zezwala na finansowanie niezbędnego podstawowego mieszkania dla Twoich wyborców.

[Numer rachunku] jest korzystny dla Twoich wyborców z następujących powodów:

• Ustawa ta tworzy lokalne miejsca pracy i stymuluje gospodarkę poprzez finansowanie nowych projektów mieszkaniowych.
• Ustawa ta zapewni mieszkania dla ponad dwóch tysięcy rodzin poszukujących niedrogiego mieszkania, z których wiele nie ma obecnie mieszkania.
• Projekt ustawy zwiększy dochody budżetu państwa z tytułu podatku od nieruchomości.

Dzięki [powiązaniom osobistym lub doświadczeniu zawodowemu lub życiowemu] wiem, jak ważne jest zapewnienie wyborcom niedrogich i dostępnych mieszkań. W naszym stanie są tysiące rodzin poszukujących domów, na które mogą sobie pozwolić. Wzywam Państwa do głosowania na „tak” w sprawie [Numer rachunku].

Dziękujemy za poświęcenie czasu na przeczytanie tego e-maila. Nie mogę się doczekać, aby usłyszeć od Ciebie wkrótce.

Z poważaniem,

[Imię i nazwisko], [Stopień, jeśli dotyczy] [Adres] [Numer telefonu] [E-mail]

3 List do radnego miasta

[Twoje imię] [Twój adres]

Członek rady [Nazwisko] [Adres pracy]

Szanowny Radny/członku Rady [Nazwisko],

Nazywam się [Twoje imię] i mieszkam w [Twoje miasto]. Piszę z prośbą o zwiększenie w budżecie na 2023 rok środków dla wydziału autostrad.

Jak zapewne wiecie, na ulicach [Twojego miasta] występują dziury i zamarznięcia. W tym roku pogorszyło się znacznie i należy je naprawić, zanim się pogorszy. Dziury mogą powodować uszkodzenie zawieszenia, geometrii, osi, miski olejowej i opon w pojazdach silnikowych.

• Fale mrozu i dziury w drogach powodują każdej zimy szkody o wartości ponad 200 000 dolarów w północno-wschodnich Stanach Zjednoczonych.
• W [Twoje miasto] zgłoszono ponad trzydzieści dziur w drogach i 150 powtarzających się opadów mrozu.
• Naprawa zgłoszonych dziur w [Twoje miasto] będzie kosztować zaledwie 1350 dolarów.

Osobiście wydałem ponad 1500 dolarów na naprawy samochodów w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy ze względu na nasze drogi. Proszę o wsparcie finansowe na naprawę dziur. Chciałbym również zwrócić się do władz miasta z prośbą o rozważenie przebudowy [Nazwy dróg] w celu złagodzenia nawałnic.

Doceniam Twój czas i uwagę.

Z poważaniem,

[Twoje imię]

Napisz do swoich przedstawicieli, aby zostali wysłuchani

Wielu wybieranych urzędników odpowiada za głosy tysięcy osób. Mają także za zadanie poruszać się po stale zmieniającym się krajobrazie zagadnień, takich jak bezpieczeństwo publiczne, budżety, opieka zdrowotna, rozwój obszarów miejskich i nie tylko. Dlatego ważne jest, aby poświęcić czas na napisanie do swoich przedstawicieli.

Kontakty z lokalnymi przedstawicielami za pośrednictwem listów i e-maili prawie zawsze będą miały większy wpływ niż pisanie do urzędników wyższego szczebla. Lokalni urzędnicy reprezentują mniej osób i mają więcej do powiedzenia na temat tego, co bezpośrednio Cię dotyczy.

Listy, które wywierają największy wpływ, są pisane odręcznie, osobiste, zwięzłe i przemyślane. Nawiązanie relacji z przedstawicielem poprzez pisanie do niego może sprawić, że Twoje listy będą miały większy wpływ. Jeśli chcesz pomóc we wprowadzeniu zmian, ważne jest, aby mieć aktywny i zaangażowany głos w rządzie.