Jak napisać list do wybranego przedstawiciela?

Jedną z cech demokracji jest zdolność jednostek do dzielenia się swoimi poglądami, żądania informacji lub pomocy oraz dążenia do przekonania osób wybranych do ich reprezentowania. Jednym z najpopularniejszych sposobów komunikowania się z wybranymi urzędnikami jest list lub e-mail.

Osobiste listy i e-maile pomagają wyróżnić Twoją wiadomość z tłumu listów i e-maili, które Twoi wybrani przedstawiciele otrzymują każdego dnia. Jeśli chcesz, aby Twoja wiadomość przyciągnęła więcej uwagi, rozważ napisanie lub wydrukowanie listu do wysłania pocztą. Ale jeśli Twoja wiadomość dotyczy czegoś ważnego w czasie, takiego jak oczekujące głosowanie, poczta e-mail może być dla Ciebie najlepszym sposobem połączenia.

Niezależnie od tego, czy szukasz protokołu ze spotkania z przesłuchania przed radą szkolną, prosisz radnego miejskiego o wypełnienie dziur, czy próbujesz zwrócić uwagę amerykańskiego senatora, ten artykuł zaoferuje Ci przewodnik po pisaniu jasnego, pełnego szacunku listu lub e-maila, aby mieć swój głos usłyszał. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się , jak napisać list do wybranego urzędnika, co uwzględnić i znaleźć przykłady.

Po co pisać list do wybranego przedstawiciela?

Cel pisania do wybranego przedstawiciela zależy od wyników, które chcesz osiągnąć. Możesz napisać do wybranego przedstawiciela, aby wyrazić swoją opinię, poprosić go o podjęcie działania w określonej sprawie lub uzyskać dokumenty publiczne.

Na przykład, możesz napisać list do swojego radnego z prośbą o rozwiązanie problemu w Twojej okolicy. Możesz też napisać list do swojego kongresmena, aby opowiedzieć mu o akcie prawnym, który jest dla Ciebie ważny.

Niezależnie od tego, czy wysyłasz odręcznie napisany list, czy e-mail, najbardziej bezpośrednim sposobem poinformowania wybranego przedstawiciela o tym, co jest dla Ciebie ważne, jest napisanie mu wiadomości.

Kiedy napisać list do swojego przedstawiciela?

Jeśli masz czas, list prawdopodobnie przyciągnie najwięcej uwagi, ale osobisty e-mail może być również skuteczny. List to odpowiedni sposób, aby poprosić o informacje, wyrazić swoją opinię lub przekazać wezwanie do działania.

Poniżej przedstawiamy kilka okoliczności, w których powinieneś napisać do swojego przedstawiciela:

• Kiedy potrzebujesz informacji lub usług
• Gdy chcesz zwrócić uwagę na problem lub potrzebę
• Gdy chcesz im podziękować za rozwiązanie problemu lub potrzeby
• Gdy chcesz podzielić się swoim rozczarowaniem lub frustracją swoimi działaniami

Jak napisać list, e-mail lub wiadomość do swojego przedstawiciela

Zanim napiszesz wiadomość, list lub e-mail, ustal, kto powinien je otrzymać. Może to być członek rady lokalnej, senator lub przedstawiciel stanowy albo senator lub przedstawiciel federalny. Gdy już wiesz, do kogo piszesz, możesz odpowiednio się do nich zwrócić.

Następnie wyjaśnij, o czym piszesz i wymyśl trzy punkty, które wesprą Twoją perspektywę. Jeśli możesz, pomyśl o osobistej historii, którą możesz podzielić, aby uczłowieczyć swoje przesłanie. Wyjaśnij, jak problem wpływa na Twoje życie.

Jakie są zasady pisania listu?

Oto kilka zasad, których należy przestrzegać, pisząc list do wybranego urzędnika:

• Jeśli piszesz e-mail, nie przekraczaj jednej strony lub pięciuset słów.
• W swoim liście porusz tylko jeden temat.
• Dołącz swój adres domowy.
• Jeśli korzystasz z poczty e-mail, wyślij ją jednocześnie tylko do jednego przedstawiciela.
• Wyraźnie określ swój temat w wierszu tematu lub w pierwszym zdaniu listu.
• Dołącz fakty.
• Unikaj osobistych ataków.

Jakiego tonu powinieneś użyć?

Listy do wybieranych urzędników powinny zachować pełen szacunku i bardziej formalny ton . Odbiorcy mogą zachować listy do oficjalnego wglądu lub, w niektórych przypadkach, nawet przeczytać je przed Kongresem.

Ważne jest, aby pamiętać, że wybrani przez was przedstawiciele, czy to lokalni, czy federalni, są prawdziwymi ludźmi. Wyrażanie szacunku i wdzięczności za poświęcony czas za pomocą uprzejmego tonu pomoże Twojemu przekazowi zwrócić na siebie uwagę, na jaką zasługuje.

Jeśli wybrany przez Ciebie urzędnik zachował się w sposób, który doceniłeś, przed lub po napisaniu do niego listu, rozważ wysłanie mu listu z podziękowaniami .

Jaka powinna być struktura listu?

Twój list powinien składać się z około czterech akapitów i nie dłuższy niż jedna strona lub pięćset słów.

Oto schemat, którego możesz przestrzegać, pisząc do wybranego przedstawiciela:

• Pozdrowienie
• Streszczenie
• Kontekst
• Osobista historia
• Szanowane zamknięcie

Jakie informacje powinien zawierać list?

Jeśli piszesz list drukowany lub pisany odręcznie, umieść datę napisania listu w prawym górnym rogu. Jeśli piszesz e-mail, po prostu zacznij od zwrotu grzecznościowego. W pierwszym akapicie , akapicie podsumowującym, należy opisać, kim jesteś, dlaczego piszesz i czego oczekujesz od nich. Możesz dołączyć swoje poświadczenia — tytuł zawodowy lub przyznane Ci wyróżnienia — jeśli dotyczą one problemu, o którym piszesz.

W drugim akapicie nadaj przedstawicielowi kontekst. Dlaczego problem, o którym piszesz, jest ważny? Dzięki temu wiedzą dokładnie, co chcesz, aby zrobili w związku z problemem. Możesz poprosić ich, aby zagłosowali na konkretny projekt ustawy, podjęli działania na wyboju w swojej społeczności lub uwzględnili finansowanie swojego problemu w budżecie.

Następnie podaj trzy najlepsze punkty wsparcia. Mogą to być dane, istotne wydarzenia lub inne kluczowe dowody. Możesz podzielić swoje dowody na listę punktowaną po drugim akapicie lub umieścić je w akapicie.

W ostatnim akapicie twojego listu pomóż im połączyć się z tobą. Dołączenie osobistej historii może sprawić, że Twój list będzie bardziej przekonujący. Jeśli masz jakieś osobiste powiązania lub znasz kogoś, kto ma, opowiedz o tym historię. Możesz również dodać zdanie przejściowe na początku czwartego akapitu.

Na końcu listu dołącz uprzejme zakończenie. Możesz napisać „z poważaniem”, „dziękuję” lub coś w tym stylu. Możesz podpisać się swoim nazwiskiem, ale pamiętaj, aby wydrukować je również pod swoim podpisem. Możesz dodać swój tytuł, jeśli masz, do swojego imienia i nazwiska.

Po nazwisku podaj swój adres, numer telefonu i adres e-mail. W ten sposób, jeśli zaangażowanych jest wiele organów zarządzających, wybrany przedstawiciel będzie wiedział, że jesteś ich wyborcą. Będą też mogli się z Tobą skontaktować, jeśli będą potrzebować więcej informacji. Nie zapomnij sprawdzić listu pod kątem błędów ortograficznych , interpunkcyjnych i gramatycznych .

Przykłady listów do pełnomocnika

Napisaliśmy trzy przykładowe listy do przedstawicieli na szczeblu federalnym, stanowym i lokalnym.

1 List do przedstawiciela USA

[Twoje imię] [Twój adres]

Honorowy Przedstawiciel [Nazwisko] Amerykańska Izba Reprezentantów Waszyngton, DC 20515

Szanowny Przedstawicielu [Nazwisko],

Nazywam się [X] i mieszkam w twojej dzielnicy. Piszę, aby zachęcić do zwiększenia środków na [agencję/program/inicjatywę X].

Jak być może wiesz, [agencja X] jest odpowiedzialna za [X]. Z [X wydarzeniem] w naszym stanie, mam nadzieję, że widzisz, jak ważne jest dalsze finansowanie [X].

• Fakt 1 o znaczeniu programu
• Fakt 2 o wpływie w dzielnicy urzędnika
• Fakt 3 o tym, jak to wpływa na osoby spoza ich okręgu

Pieniądze zainwestowane w [X] wspierają społeczności w całym kraju, w tym nasze państwo, tworząc miejsca pracy i stymulując lokalną gospodarkę. Osobiście znam wiele osób w mojej społeczności, które skorzystają z [X].

Mam nadzieję, że rozważysz zatwierdzenie zwiększenia funduszy na [X]. Dziękuję ci za twój czas i uwagę. Proszę o kontakt, jeśli chcesz omówić to dalej.

Z poważaniem,

[Twoje imię i nazwisko] [Twój tytuł] [Twój e-mail] [Twój numer telefonu]

2 E-mail do senatora stanu

Drogi Senatorze [Nazwisko],

Jako dyrektor stowarzyszenia mieszkaniowego non-profit, piszę, aby nakłonić Cię do głosowania „tak” w sprawie [numer rachunku].

Jak być może wiesz, [numer rachunku] to dwupartyjna, neutralna budżetowo propozycja budowy bardziej przystępnych cenowo mieszkań w [regionie]. Zatwierdzenie tej ustawy upoważnia do krytycznego finansowania podstawowych warunków mieszkaniowych twoich wyborców.

[Numer rachunku] jest korzystny dla Twoich wyborców z następujących powodów:

• Projekt ten tworzy lokalne miejsca pracy i stymuluje gospodarkę poprzez finansowanie nowych projektów mieszkaniowych.
• Ustawa ta zapewni mieszkania dla ponad dwóch tysięcy rodzin poszukujących tanich mieszkań, z których wiele nie jest obecnie zakwaterowanych.
• Projekt ustawy zwiększy wpływy z podatku od nieruchomości dla rządu stanowego.

Dzięki [osobistemu kontaktowi lub doświadczeniu zawodowemu lub życiowemu] wiem, jak ważne jest zapewnienie mieszkańcom przystępnych cenowo i dostępnych mieszkań. W naszym stanie są tysiące rodzin poszukujących domów, które mogą sobie pozwolić na wynajem. Zachęcam do głosowania na [numer rachunku].

Dziękujemy za poświęcenie czasu na przeczytanie tego e-maila. Oczekuję na twoją odpowiedź w niedługim czasie.

Z poważaniem,

[Imię i nazwisko], [Stop, jeśli dotyczy] [Adres] [Numer telefonu] [E-mail]

3 List do radnego miasta

[Twoje imię] [Twój adres]

Członek Rady [Nazwisko] [Adres pracy]

Szanowny Radny/Rady [Nazwisko],

Nazywam się [Twoje imię], mieszkaniec [Twoje miasto]. Piszę, aby zachęcić do zwiększenia środków na wydział autostrad w budżecie na 2023 rok.

Jak być może wiesz, wyboje i fale mrozu nękają ulice [Twojego miasta]. W tym roku pogorszyły się znacznie i muszą zostać naprawione, zanim się pogorszą. Dziury mogą spowodować uszkodzenie zawieszenia, wyrównania, osi, miski olejowej i opon w pojazdach silnikowych.

• Fale mrozu i wyboje łącznie powodują szkody o wartości ponad 200 000 USD każdej zimy w północno-wschodnich Stanach Zjednoczonych.
• W [Twoje miasto] jest ponad trzydzieści zgłoszonych dziur i 150 powtarzających się fal mrozu.
• Naprawa zgłoszonych dziur w [Twoje miasto] będzie kosztować zaledwie 1350 USD.

Osobiście wydałem ponad 1500 dolarów na naprawy samochodów w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy z powodu naszych dróg. Zachęcam do zapewnienia funduszy na naprawę dziur. Chciałbym również zwrócić się do rady miejskiej o rozważenie remontu [Nazwy dróg] w celu złagodzenia fal mrozowych.

Doceniam twój czas i uwagę.

Z poważaniem,

[Twoje imię]

Napisz do swoich przedstawicieli, aby zostać wysłuchanym

Wielu wybieranych urzędników odpowiada za głosy tysięcy osób. Mają także za zadanie nawigować w ciągle zmieniającym się krajobrazie zagadnień, takich jak bezpieczeństwo publiczne, budżety, opieka zdrowotna, rozwój miast i inne. Dlatego ważne jest, aby poświęcić czas na napisanie do swoich przedstawicieli.

Kontaktowanie się z lokalnymi przedstawicielami za pośrednictwem listów i e-maili prawie zawsze będzie miało większy wpływ niż pisanie do urzędników na wyższym szczeblu. Lokalni urzędnicy reprezentują mniej ludzi i mają więcej do powiedzenia na temat tego, co bezpośrednio Cię dotyczy.

Listy, które mają największy wpływ, są napisane odręcznie, osobiste, zwięzłe i przemyślane. Nawiązanie relacji z przedstawicielem poprzez pisanie do niego może pomóc Twoim listom wywrzeć większy wpływ. Jeśli chcesz pomóc w dokonaniu zmiany, ważne jest, aby mieć aktywny, zaangażowany głos w rządzie.