Pisanie komunikatu prasowego: jak długi powinien być?

Rozpiętość uwagi człowieka maleje. Około 15 lat temu naukowcy oszacowali, że nasza zdolność koncentracji wynosi średnio 12 sekund. Obecnie jest to włos powyżej 8.

Na dobre i na złe, organizacje muszą brać pod uwagę zakres uwagi swoich widzów. Ludzie mają tylko tyle cierpliwości, żeby coś przeczytać, zanim się rozproszą i pójdą dalej. Oznacza to, że pisanie komunikatu prasowego dotyczy zarówno długości, jak i treści.

Jaka jest idealna długość informacji prasowej? Oczywiście będzie to zależeć od tego, jakich stylów informacji prasowych używasz i kim są docelowi odbiorcy.

Czytaj dalej, ponieważ omawiamy, w jaki sposób możesz zdecydować o długości przesłanego komunikatu prasowego.

Co to jest komunikat prasowy?

Ważne jest, aby zrozumieć, czym jest komunikat prasowy, a czym nie jest. Informacja prasowa nie jest szczegółowym artykułem, takim jak te, które można zobaczyć w Wall Street Journal. To nie powinno wystarczyć na lekturę, aby wypełnić lunch.

Są raczej słodkie i rzeczowe w celach informacyjnych. Jest to coś, co dziennikarz może przetrawić w najwyżej kilka minut podczas przeglądania typowego kanału informacyjnego.

W większości przypadków komunikat prasowy jest ogłoszeniem informacyjnym. Trafia do tych, którzy mają żywotny interes w firmie, ale przede wszystkim do dziennikarzy nadążających za Twoją organizacją. Celem nie jest dyskusja na ten temat, tylko uświadomienie ludzi.

Komunikaty prasowe mogą obejmować wiele różnych informacji, ale oto niektóre z najczęstszych tematów:

• Kamienie milowe w Twojej firmie
• Zapowiedź nowego produktu, który wprowadzasz na rynek
• Nowe rundy finansowania dla zainteresowanych inwestorów
• Powitanie na pokładzie każdego nowego członka zarządu lub wyższej kadry kierowniczej

Pisanie informacji prasowej: jaka jest idealna długość?

Jak już powiedzieliśmy, komunikaty prasowe powinny być krótkie i na temat. Średnio komunikat prasowy może mieć łącznie od 300 do 400 słów. Sądząc po szybkości czytania przeciętnej osoby dorosłej, ukończenie jej nie powinno zająć więcej niż dwie minuty.

W zależności od rodzaju używanego formatowania, informacja prasowa o takiej długości zajmie około jednej strony. To bardzo ułatwia drukowanie i dystrybucję w formie fizycznej, jeśli to konieczne.

Oczywiście ten limit liczby słów nie jest ustalony na stałe. Niektóre komunikaty prasowe mogą być znacznie krótsze, na przykład 200 słów. Ale kiedy przekroczysz znacznie 400 słów, wkraczasz na terytorium standardowego artykułu.

Komunikaty prasowe najczęściej mają formę eReleases, które trafiają bezpośrednio do prasy różnych organizacji i państw. Dzięki tej krótkiej długości i prostemu formatowaniu ułatwia innym organizacjom włączenie go do swojej kopii.

Pomyśl o komunikacie prasowym prawie jak o wcześniej prześwietlonej sesji pytań i odpowiedzi. Próbujesz odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą mieć dziennikarze lub czytelnicy.

Struktura komunikatu prasowego

Równie ważne jak długość całkowita jest przybijanie poszczególnych elementów. Informacja prasowa, podobnie jak każda forma literatury, ma kilka odrębnych sekcji. Każdy musi mieścić się w określonej średniej liczbie słów, aby dobrze płynął i spełniał standardy prasowe.

Informacja prasowa jest bardzo prosta. Masz podsumowanie wprowadzające, treść z dodatkowymi informacjami i komentarze końcowe.

Akapit wprowadzający powinien mieć od 80 do 100 słów. Ciało zawiera dodatkowe 200 lub więcej słów. Twoje końcowe komentarze nie powinny być dłuższe niż 100 słów – najlepiej, gdyby były krótsze.

Zacznij od najważniejszych informacji

Informacja prasowa powinna prowadzić do głównej myśli artykułu. Pomyśl o tym jako o podsumowaniu tego, co artykuł próbuje osiągnąć. Czytelnik powinien być w stanie zrozumieć 90% tego, co zamierzasz powiedzieć, czytając tylko tę sekcję.

W tym szybko zmieniającym się świecie większość dziennikarzy tak naprawdę czyta tylko tę sekcję i przegląda wszystko inne. Dlatego ważne jest, aby być tak precyzyjnym i zwięzłym, jak to tylko możliwe. Wszelkie nieistotne szczegóły powinny poczekać do późniejszej części komunikatu prasowego.

Pomyśl o tym, kto, co, gdzie i dlaczego w artykule. Unikaj pokusy wciskania wszystkiego, co nie pomaga w uzyskaniu odpowiedzi na najbardziej istotne pytania.

Pamiętaj, że współcześni dziennikarze są bardzo biegli w Internecie. Nie dadzą się nabrać na clickbaitowe tytuły, które próbują zwabić ich do czytania więcej, niż naprawdę potrzebują. Zmarnuj czyjś czas, a może zignorować przyszłe komunikaty prasowe – zły pomysł, jeśli chcesz, żeby prasa je przeczytała.

Pomyśl o tej sekcji jako o starej radzie, którą możesz uzyskać na temat pisania e-maili. Ludzie mówią, żeby umieścić wszystko, co absolutnie konieczne, w pierwszym zdaniu. Podobnie, w pierwszym akapicie należy umieścić kluczowe informacje w komunikacie prasowym firmy.

Dlatego zalecamy zatrudnienie kogoś do pisania komunikatów prasowych. Dopilnują, aby wszystko, co nie jest bezwzględnie konieczne, wylądowało na podłodze krojowni.

Odpowiedz na wszelkie powiązane pytania

Sekcja podsumowania wstępu powinna była przekazać czytelnikowi to, co absolutnie musi wiedzieć. W wielu przypadkach mogą kliknąć, ponieważ czują się usatysfakcjonowani Twoimi odpowiedziami. Ale najlepiej, jeśli chcesz, aby kontynuowali czytanie w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Jak wspomnieliśmy, pomyśl o tym prawie jak o sesji pytań i odpowiedzi. Postaw się na miejscu swojego dziennikarza. Po zapoznaniu się z nowymi informacjami przedstawionymi na początku, jakie pytanie zadają następnie?

Załóżmy na przykład, że przedstawiasz nową linię produktów. Teraz dziennikarze mogą mieć następujące pytania:

• Na jaki rynek jest przeznaczony ten produkt?
• Jaka jest przewidywana żywotność tego produktu, zanim pojawi się nowa linia?
• Kiedy rozpocznie się przedsprzedaż tego produktu?
• Czy ten produkt będzie wysyłany za granicę, a jeśli tak, to jakie są daty dla każdego regionu?

Prawdopodobnie możesz samodzielnie wymyślić setki pytań. Chodzi o to, że przewidujesz palące pytania, które najprawdopodobniej pojawią się w czyimś umyśle. Poinformowanie ich teraz jest niezbędne, a nie pozostawianie ich w niepewności – chyba że jest to zamierzone.

Zakończ Mocne i Zrób Zaproszenie

Istnieje jeden standard, który ludzie spodziewają się znaleźć na końcu każdego komunikatu prasowego. Jest to standardowe potwierdzenie, które Twoja firma będzie dołączać do każdego rozpowszechnianego przez Ciebie komunikatu prasowego.

To jest wiadomość dla dziennikarzy o tym, kim jesteś, co robisz i jaka jest Twoja pozycja w branży. W tym momencie powinieneś podać środki umożliwiające prasie skontaktowanie się z Tobą w celu uzyskania dalszych informacji. Zazwyczaj będzie tam link lub adres e-mail do Twojego działu prasowego/marketingowego.

W zależności od tego, jak duże jest to ogłoszenie, możesz umieścić link do bardziej szczegółowego posta na blogu. To dobra praktyka informacyjna. Ludzie powinni mieć możliwość uzyskania tego, czego chcą z komunikatu prasowego i mieć możliwość głębszego nurkowania, jeśli sobie tego życzą.

Na koniec możesz dołączyć linki do dalszych informacji i zaproszeń. To jest „CTA” komunikatu prasowego, jeśli wolisz. Nie służy do celów reklamowych, ale raczej jako wskaźnik do Twojej witryny i nie tylko.

Dalsze wskazówki dotyczące Twojej informacji prasowej online

Zanim wyślesz komunikat prasowy do Internetu, ważne jest, aby przepuścić go przez niektórych swoich ludzi. Rozważ następujące kwestie podczas polerowania go do konsumpcji w prasie.

Wytnij dowolny tłuszcz

Wiele osób, w tym utalentowani pisarze, ma tendencję do przesadzania ze szczegółami. Konieczne jest wykonanie kilku przejść, aby wyciąć zbędną zawartość.

Oto kilka rzeczy, które najlepiej zostawić na podłodze krojowni:

• Za dużo przymiotników
• Styczne niezwiązane ściśle z tematem
• Dodatkowe zdania z ogólnymi informacjami, które czytelnicy mogą znaleźć na Twojej stronie

Sprawdź ton

Ogólnie rzecz biorąc, style komunikatów prasowych są zazwyczaj formalne. Powinno brakować kolokwializmów i zwrotów konwersacyjnych. Chcesz uniknąć chwytliwej lub zgryźliwej mowy marketingowej, która może pojawić się na przykład w reklamie.

Nie przesadzaj jednak z zaawansowanym słownictwem. To powinno być przeznaczone dla ogółu czytelników prasy, więc ogranicz liczbę terminów ezoterycznych, które zawierasz. Ponownie weź pod uwagę swoich odbiorców i powierzchowne rozumienie tematów związanych z Twoją branżą przez przeciętnego dziennikarza.

Rozważ wszelkie potencjalne konsekwencje prawne

Naturalnie, chcesz być bardzo ostrożny wobec wszystkiego, co może wylądować w gorącej wodzie. Poproś zespół prawny o sprawdzenie, czy nie mówisz niczego, co naraziłoby Cię na postępowanie sądowe.

Dziennikarze w niektórych przypadkach przekręcają nagłówki, aby zdobyć gałki oczne. Źle sformułowane oświadczenie może sprawić, że znajdziesz się w najświeższych wiadomościach – i to nie dobrych.

Uzyskaj komunikaty prasowe z eReleases

Pisanie komunikatu prasowego polega na tym, aby był zwięzły, zawierał informacje i był łatwy do zrozumienia. Długość komunikatu prasowego powinna oscylować wokół 400 słów, przy czym mniej jest idealne. Upewnij się, że mówisz tylko to, co musisz, i umieszczasz dodatkowe informacje w innym miejscu, na przykład w linkach we wniosku.

eReleases może obsługiwać Twoje komunikaty prasowe i rozpowszechniać je wśród odbiorców, których potrzebujesz. Zapoznaj się z naszymi studiami przypadków i referencjami, aby zobaczyć, jak możemy zwiększyć Twój zwrot z inwestycji.