Jak przekazywać pisemną informację zwrotną: zalecenia i zakazy

Konstruktywna i bezpośrednia informacja zwrotna może pomóc menedżerom i współpracownikom motywować się nawzajem, jednocześnie ciesząc się rozwojem i uznając wyzwania, a nasze podejście do dzielenia się opiniami ma kluczowe znaczenie dla tego, jak nasi współpracownicy je odbierają.

Przekazywanie informacji zwrotnych nie przychodzi każdemu naturalnie, ale nie martw się; przygotowaliśmy kompletny przewodnik dotyczący pisania konstruktywnych opinii. W tym artykule znajdziesz naszą trzyetapową formułę przekazywania pisemnej opinii, wskazówki dotyczące pisania profesjonalnej opinii i przykłady pisemnych opinii.

Co to jest pisemna informacja zwrotna?

Pisemna informacja zwrotna to zapis wskazówek, które mają pomóc komuś w miejscu pracy w doskonaleniu i rozwoju zawodowym. Ogólnie rzecz biorąc, pisemna informacja zwrotna może zawierać pochwałę, spojrzenie na to, co można ulepszyć, oraz dalsze kroki, które dana osoba powinna wykonać.

Pisemna informacja zwrotna może mieć charakter formalny lub nieformalny i może być przesyłana w wielu mediach, w tym w tych popularnych formatach:

• Przeglądy roczne
• Retrospektywy projektów
• Oceny
• Cotygodniowe spotkania
• Informacje zwrotne od rówieśników
• E-maile
• Komentarze w dokumentach, narzędziach do zarządzania projektami lub innych platformach roboczych
• Prośby o rewizję

Kiedy przekazywać pisemną informację zwrotną

Pisemna informacja zwrotna to świetny sposób na pozostawienie śladu w formie papierowej, który dokumentuje postępy danej osoby i daje zarówno menedżerowi, jak i odbiorcy punkt odniesienia podczas śledzenia pracy lub postępów w kierunku celu (podczas gdy informacje zwrotne werbalne można zapomnieć lub błędnie zapamiętać).

Wiele miejsc pracy postrzega informację zwrotną jako obszary postępu i wyzwania, a nie ocenę, która jest zarówno pozytywna, jak i negatywna. Udzielanie i otrzymywanie informacji zwrotnej krytycznej na temat czyjejś pracy lub zachowania może być trudne, ale unikanie jej jest gorsze. Wstrzymując się od negatywnej opinii, wyrządzasz tej osobie krzywdę: jak może się poprawić, jeśli nie wie, że nie spełnia standardów?

W następujących okolicznościach możesz chcieć przekazać pisemną opinię.

• Przeglądy i oceny wymagane przez firmę
• Aby zostawić ślad na papierze lub prowadzić rejestr
• Nieskomplikowane sytuacje, które łatwo wytłumaczyć
• Naruszenie pisemnych zasad
• Przekazywanie informacji zwrotnej po wydarzeniu

Kiedy należy wstrzymać się z informacją zwrotną?

Zawsze zdarzają się sytuacje, w których informację zwrotną należy odłożyć na później lub wstrzymać.

Jeśli informacja zwrotna nie ma zastosowania ani nie jest potwierdzająca, zadaj sobie pytanie, dlaczego chcesz ją przekazać. Kiedy emocje wzrosną lub informacja, którą chcesz się podzielić, jest osobista, cofnij się o krok i przeanalizuj ją ponownie.

Konstruktywna informacja zwrotna powinna zawierać notatki na temat pracy lub zachowania odbiorcy, które wymagają poprawy – dowody tego, co zrobił dobrze, a co źle, oraz jasne kolejne kroki, aby go zmotywować . Pozytywna informacja zwrotna powinna być konkretna i uzupełniająca.

Wreszcie, powinieneś unikać stosowania pisemnej informacji zwrotnej jako podstawowej metody przekazywania informacji, jeśli sytuacja, z którą się spotykasz, jest zbyt skomplikowana, aby wyjaśnić ją na piśmie, lub jeśli można ją wyrwać z kontekstu. Możesz skorzystać z pisemnej informacji zwrotnej, aby zanotować rozmowę, ale zniuansowane sytuacje najlepiej zachować do przekazania informacji ustnej.

Powinieneś powstrzymać się od pisemnej informacji zwrotnej w następujących sytuacjach:

• Kiedy emocje są wzmożone
• Kiedy osobista opinia nie byłaby konstruktywna
• W zniuansowanych sytuacjach

Jak przekazywać pisemną informację zwrotną

Niezależnie od tego, czy tematem jest zachowanie, które odbiorca ma kontynuować, czy zmienić, możesz pozytywnie przedstawić swoją ocenę na piśmie.

Bez względu na to, jakiego rodzaju opinię chcesz przekazać, upewnij się, że dotrze ona szybko. Większość pisemnych informacji zwrotnych jest przekazywana po wystąpieniu zdarzenia. Dobrą zasadą jest dostarczenie informacji zwrotnej w ciągu tygodnia od wydarzenia, chyba że jest to przegląd roczny, opinia o projekcie lub inna zaplanowana forma informacji zwrotnej.

Bądź konkretny

Jeśli chodzi o informację zwrotną, unikaj uogólnień. Przykłady działań odbiorcy i Twoje zalecenia dotyczące dalszych działań powinny być możliwie jasne.

Im bardziej będziesz konkretny, tym łatwiej odbiorca przetrawi informacje, które przekazujesz. Zacznij od zadania sobie pytania: „Co mam nadzieję osiągnąć, przekazując tę ​​informację zwrotną?” i odtąd pracuj wstecz.

Jeśli oferujesz konstruktywną informację zwrotną, podaj przykłady sytuacji, w których praca lub zachowanie danej osoby nie spełniało standardów. Następnie wyznacz im jasne, mierzalne i osiągalne cele do osiągnięcia w ustalonych ramach czasowych. Jeśli przekazujesz pozytywną opinię, wskaż konkretną akcję lub wynik, który chcesz ponownie zobaczyć.

Podkreślaj znaczenie

Chociaż możesz uważać, że informacja zwrotna, którą omawiasz z odbiorcą, jest ważna, on może nie czuć tego samego. Twoim obowiązkiem jest poinformować, dlaczegoto, czym się dzielisz, jest ważne.

Możesz pokazać im, że jest to ważne, wyjaśniając wpływ ich działania (lub braku działania).

Bądź empatyczny

Jest dużo bardziej prawdopodobne, że Twoja opinia zostanie dobrze przyjęta, jeśli podzielisz się nią z empatią i życzliwością. Miła informacja zwrotna jest konstruktywna, pełna szacunku, wsparcia i współczucia. Możesz docenić wyzwania i wpływy zewnętrzne oraz zauważyć (jeśli to prawda), że doceniasz ich wysiłek.

Życzliwość można wyrazić poprzez:

• Daj im czas na zadawanie pytań.
• Używanie stwierdzeń„ja”zamiast „ty”, na przykład: „Zauważyłem, że cotygodniowe wskaźniki pojawiają się z opóźnieniem” lub „Miałem nadzieję zobaczyć bardziej dopracowaną prezentację celów naszego zespołu”.
• Komplementowanie rzeczy, które chciałbyś zobaczyć częściej.
• Uznanie wyzwań zewnętrznych, jeśli istnieją.

Przykłady pisemnej informacji zwrotnej

Przykład komunikatu zwrotnego dotyczącego komunikacji

Hej, Lexie. Zastanawiam się, czy masz aktualny status projektu hotelu. Jeśli pojawią się jakieś problemy, daj mi znać jak najszybciej, a pomogę Ci wrócić na właściwe tory. Ponieważ zbliżamy się do końca projektu, czy mógłbyś wysłać mi wiadomość kilka razy w tygodniu, żebym wiedział, na czym stoimy? Dzięki!

Przykład wiadomości błyskawicznej z pozytywną opinią

Hannah – dziękuję za otwartość i wytrwałość podczas naszego dzisiejszego stand-upu. Twoje kreatywne myślenie pomogło nam spojrzeć na problem w nowy sposób i jestem pewien, że uda nam się zakończyć projekt w terminie. Następnie skupmy się na reorganizacji naszych dwóch ostatnich sprintów, aby dotrzymać terminu. Kontynuuj doskonałą pracę!

Przykład opinii menedżera

Hej Marto, czy moglibyśmy umówić się na rozmowę i omówić moje cele? Kiedy ostatnio pytałem o moje cele sprzedażowe, nie czułem, że otrzymałem jasne odpowiedzi na temat tego, do czego powinienem dążyć. Chętnie spotkam się z Państwem w ciągu najbliższego tygodnia, aby osiągnąć swoje cele do końca kwartału. Czy jesteś wolny w środę?

Przykładowy e-mail z oceną roczną

Cześć Erik,

Dziękujemy za dzisiejsze uczestnictwo w naszym corocznym spotkaniu przeglądowym. W załączeniu znajdziesz pełny formularz recenzji. Poniżej umieściłem najważniejsze informacje.

Co idzie dobrze:Byłeś silnym i terminowym komunikatorem oraz sumiennym i zorientowanym na szczegóły kierownikiem projektu. Twój zespół Cię chwali (patrz załączony dokument), a Twoje wspólne wysiłki nie pozostają niezauważone!

Co wymaga poprawy:W tym roku dotrzymałeś tylko dwóch z sześciu terminów realizacji projektu. Prowadzi to do sytuacji, w których projekty przekraczają budżet i zakłóca naszą zdolność do prawidłowego planowania wykonawców.

Kolejne kroki:Jak omawialiśmy na naszym spotkaniu, prosimy o ustalenie priorytetów w nadchodzącym roku. Nie wahaj się dać mi znać, jeśli potrzebujesz większej liczby pracowników, mniejszej liczby projektów lub innych zasobów.

Jestem tu dla Ciebie, jeśli chcesz omówić pewne kwestie lub masz inne pytania lub wątpliwości.

Z poważaniem,

Lauren

Przykład opinii rówieśników

Hej Mak, Twoja współpraca z zespołem w zeszłym tygodniu układała się świetnie, ale poczułem, że moje własne projekty zostały odłożone na bok, gdy poprosiłeś mnie o pomoc przy grafice do kampanii e-mailowej. Widziałem wystarczająco dużo twoich prac w przeszłości, żeby mieć pewność, że sam mogłeś stworzyć świetny zestaw. Czy myślisz, że mógłbyś spróbować zmierzyć się z nimi solo w przyszłym tygodniu? Jeśli nie, daj mi znać, a omówimy pewne alternatywy.

Informacje zwrotne są kluczem do rozwoju zawodowego

Tworzenie skutecznej informacji zwrotnej wymaga pracy. Aby stworzyć produktywną i przystępną informację zwrotną, upewnij się, że jest ona jasna, empatyczna i możliwa do podjęcia.

Podaj przykłady sytuacji, w których ich praca lub zachowanie nie było idealne, i określ jasne, osiągalne cele do dalszych działań. Wskaż także osiągnięcia i podkreśl, dlaczego informacja zwrotna jest ważna. Postaw się w sytuacji odbiorcy i uporządkuj swoją pisemną opinię. Trzymaj się tego podejścia, a będziesz na dobrej drodze do przekazywania skutecznych pisemnych informacji zwrotnych.

Zarówno pozytywna, jak i negatywna informacja zwrotna wymagają od Ciebie odrobiny taktu. Pamiętaj więc o tych podstawach:

1. Zacznij od pozytywów.
2. Wskaż, czego brakuje, jeśli w ogóle.
3. Zakończ jasnymi, osiągalnymi kolejnymi krokami.

Przekazując pisemną opinię, możesz mieć na myśli określony cel. Pamiętaj jednak, że najlepszym rezultatem jest to, że dana osoba doceni tę wiedzę i wie, co zrobić z informacjami.