Jak przekazać pisemną informację zwrotną: co robić, a czego nie

Konstruktywne i bezpośrednie informacje zwrotne mogą pomóc menedżerom i współpracownikom motywować się nawzajem, celebrując rozwój i uznając wyzwania, a nasze podejście do dzielenia się opiniami ma kluczowe znaczenie dla tego, jak nasi współpracownicy je odbierają.

Przekazywanie opinii nie każdemu przychodzi naturalnie, ale nie martw się; przygotowaliśmy kompletny przewodnik dotyczący pisania konstruktywnej opinii. W tym artykule znajdziesz naszą trzyetapową formułę udzielania pisemnej opinii, wskazówki dotyczące pisania profesjonalnej opinii oraz przykłady pisemnych opinii.

Co to jest pisemna informacja zwrotna?

Pisemna informacja zwrotna to zapis wskazówek, które mają pomóc komuś w miejscu pracy poprawić i rozwinąć się zawodowo. Ogólnie rzecz biorąc, pisemna informacja zwrotna może zawierać pochwałę, spojrzenie na to, co można poprawić, oraz dalsze kroki, które dana osoba powinna wykonać.

Pisemna informacja zwrotna może mieć charakter formalny lub nieformalny i może być przekazywana na wiele sposobów, w tym w następujących popularnych formatach:

• Przeglądy roczne
• Retrospektywy projektów
• Oceny
• Cotygodniowe spotkania
• Wzajemna opinia
• e-maile
• Komentarze w dokumentach, narzędziach do zarządzania projektami lub innych platformach roboczych
• Prośby o rewizję

Kiedy należy przekazać pisemną informację zwrotną

Pisemna informacja zwrotna to świetny sposób na pozostawienie papierowego śladu, który dokumentuje postępy danej osoby i daje zarówno kierownikowi, jak i odbiorcy coś do odniesienia podczas śledzenia pracy lub postępów w kierunku celu (podczas gdy ustna informacja zwrotna może zostać zapomniana lub błędnie zapamiętana).

Wiele miejsc pracy postrzega informacje zwrotne jako obszary postępu i wyzwania, a nie jako ocenę, która jest zarówno pozytywna, jak i negatywna. Informacja zwrotna, która jest krytyczna wobec czyjejś pracy lub zachowania, może być trudna do przekazania i otrzymania, ale unikanie jej jest gorsze. Wstrzymując negatywne opinie, wyrządzasz tej osobie niedźwiedzią przysługę: jak może się poprawić, jeśli nie wie, że nie spełnia standardów?

Możesz chcieć przekazać pisemną opinię w następujących okolicznościach.

• Przeglądy lub oceny wymagane przez firmę
• Aby zostawić ślad na papierze lub prowadzić rejestr
• Nieskomplikowane sytuacje, które można łatwo wytłumaczyć
• Naruszenia pisemnych zasad
• Przekazywanie informacji zwrotnej po wydarzeniu

Kiedy należy wstrzymać się z informacją zwrotną?

Zawsze są sytuacje, w których informację zwrotną należy odłożyć lub wstrzymać.

Jeśli informacja zwrotna nie jest wykonalna ani potwierdzająca, zadaj sobie pytanie, dlaczego chcesz ją przekazać. Kiedy emocje są wzburzone lub informacje, którymi chcesz się podzielić, są osobiste, cofnij się o krok i ponownie przeanalizuj.

Konstruktywna informacja zwrotna powinna zawierać uwagi na temat pracy lub zachowania odbiorcy, które wymagają poprawy — dowody na to, co zrobił dobrze, a co źle, oraz jasno określone dalsze kroki, aby go zmotywować . Pozytywna informacja zwrotna powinna być konkretna i komplementarna.

Wreszcie, powinieneś unikać pisemnej informacji zwrotnej jako podstawowej metody przekazywania informacji, jeśli sytuacja, z którą masz do czynienia, jest zbyt skomplikowana, aby wyjaśnić ją na piśmie, lub jeśli można ją wyrwać z kontekstu. Możesz użyć pisemnej informacji zwrotnej, aby zanotować rozmowę, ale niuanse sytuacji najlepiej zachować na ustną informację zwrotną.

Należy powstrzymać się od pisemnej informacji zwrotnej w następujących sytuacjach:

• Kiedy emocje sięgają zenitu
• Kiedy osobista opinia nie byłaby konstruktywna
• W zniuansowanych sytuacjach

Jak przekazać pisemną informację zwrotną

Niezależnie od tego, czy przedmiotem jest zachowanie, które chcesz, aby odbiorca kontynuował, czy też zmienił, możesz pozytywnie przedstawić swoją ocenę na piśmie.

Bez względu na to, jakiego rodzaju informację zwrotną chcesz przekazać, upewnij się, że dotrze ona szybko. Większość pisemnych informacji zwrotnych jest przekazywana po wystąpieniu zdarzenia. Dobrą praktyczną zasadą jest dostarczanie informacji zwrotnych w ciągu tygodnia od wydarzenia, chyba że jest to przegląd roczny, opinia projektowa lub inna zaplanowana forma informacji zwrotnej.

Być specyficznym

Jeśli chodzi o informacje zwrotne, unikaj uogólnień. Przykłady działań odbiorcy i Twoje zalecenia dotyczące dalszych działań powinny być jak najbardziej jasne.

Im bardziej będziesz konkretny, tym łatwiej odbiorcy będzie przyswoić przekazywane informacje. Zacznij od zadania sobie pytania: „Co mam nadzieję osiągnąć, przekazując tę ​​informację zwrotną?” i stamtąd pracuj wstecz.

Jeśli oferujesz konstruktywną informację zwrotną, podaj przykłady sytuacji, w których praca lub zachowanie danej osoby nie spełniało standardów. Następnie daj im jasne, mierzalne i osiągalne cele do osiągnięcia w ustalonych ramach czasowych. Jeśli przekazujesz pozytywną opinię, wskaż konkretne działanie lub wynik, który chcesz zobaczyć ponownie.

Podkreśl znaczenie

Chociaż możesz uważać, że informacje zwrotne, o których rozmawiasz z odbiorcą, są ważne, mogą oni nie odczuwać tego samego. Twoim obowiązkiem jest poinformowanie, dlaczego to, co udostępniasz, jest ważne.

Możesz im pokazać, że to ważne, wyjaśniając wpływ ich działania (lub braku działania).

Bądź empatyczny

Twoja opinia będzie znacznie lepiej przyjęta, jeśli podzielisz się nią z empatią i życzliwością. Uprzejma informacja zwrotna jest konstruktywna, pełna szacunku, wsparcia i współczucia. Możesz uznać wyzwania i zewnętrzne wpływy i zauważyć (jeśli to prawda), że doceniasz ich wysiłek.

Życzliwość można przekazać poprzez:

• Daj im czas na zadawanie pytań.
• Używanie stwierdzeń Ja zamiast stwierdzeń Ty , na przykład „Zauważyłem, że tygodniowe dane są dostarczane z opóźnieniem” lub „Miałem nadzieję, że zobaczę bardziej dopracowaną prezentację celów naszego zespołu”.
• Komplementowanie rzeczy, których chciałbyś zobaczyć więcej.
• Uznanie wyzwań zewnętrznych, jeśli takie istnieją.

Przykłady pisemnej informacji zwrotnej

Przykład komunikatu zwrotnego dotyczącego komunikacji

Hej, Lexie. Zastanawiam się, czy masz aktualizację statusu projektu hotelu. Jeśli napotkasz jakieś problemy, daj mi znać jak najszybciej, a pomogę Ci wrócić na właściwe tory. Ponieważ zbliżamy się do końca projektu, czy mógłbyś wysłać mi kilka wiadomości w ciągu tygodnia, abym wiedział, na czym stoimy? Dziękuję!

Przykład wiadomości błyskawicznej z pozytywną opinią

Hannah — dziękujemy za otwartość i wytrwałość w naszym dzisiejszym pojedynku. Twoje kreatywne myślenie pomogło nam spojrzeć na problem w nowy sposób i jestem przekonany, że uda nam się zakończyć projekt na czas. Następnie skupmy się na reorganizacji naszych dwóch ostatnich sprintów, aby dotrzymać terminu. Kontynuuj doskonałą pracę!

Przykład opinii menedżera

Hej Marta, czy moglibyśmy umówić się na rozmowę o naszej komunikacji i moich celach? Kiedy ostatnio pytałem o moje cele sprzedażowe, wydaje mi się, że nie otrzymałem jasnych odpowiedzi na temat tego, do czego powinienem dążyć. Chętnie spotkam się z Tobą w ciągu następnego tygodnia, aby osiągnąć cele przed końcem kwartału. Jesteś wolny w środę?

Przykład e-maila z przeglądem rocznym

Cześć Eriku,

Dziękujemy za dzisiejszą obecność na naszym dorocznym spotkaniu przeglądowym. W załączeniu znajdziesz pełny formularz recenzji. Poniżej zamieściłem najważniejsze informacje.

Co idzie dobrze: Byłeś silnym i terminowym komunikatorem oraz sumiennym, zorientowanym na szczegóły kierownikiem projektu. Twój zespół cię chwali (patrz załączony dokument), a wspólne wysiłki nie pozostają niezauważone!

Co wymaga poprawy: w tym roku dotrzymałeś tylko dwóch z sześciu terminów realizacji projektów. Prowadzi to do przekroczenia budżetu projektów i zakłóca naszą zdolność do prawidłowego planowania wykonawców.

Kolejne kroki: tak jak omówiliśmy na naszym spotkaniu, ustal priorytety terminów w nadchodzącym roku. Nie wahaj się dać mi znać, jeśli potrzebujesz więcej personelu, mniej projektów lub innych zasobów.

Jestem tu dla Ciebie, jeśli potrzebujesz porozmawiać lub masz inne pytania lub wątpliwości.

Z poważaniem,

Laura

Przykład opinii rówieśników

Hej Mak, Twoja współpraca z zespołem układała się świetnie w zeszłym tygodniu, ale poczułem, że moje własne projekty zostały odsunięte na boczny tor, kiedy poprosiłeś mnie o pomoc przy grafice do kampanii e-mailowej. Widziałem wystarczająco dużo twoich prac w przeszłości, by mieć pewność, że sam mógłbyś wymyślić świetny zestaw. Myślisz, że mógłbyś spróbować poradzić sobie z nimi w pojedynkę w przyszłym tygodniu? Jeśli nie, daj mi znać, a omówimy kilka alternatyw.

Informacja zwrotna jest kluczem do rozwoju zawodowego

Tworzenie skutecznych informacji zwrotnych wymaga pracy. Aby uzyskać produktywną, strawną informację zwrotną, upewnij się, że jest ona jasna, empatyczna i wykonalna.

Podaj przykłady sytuacji, w których ich praca lub zachowanie nie było idealne, i podaj jasne, osiągalne cele do dalszych działań. Wskaż także osiągnięcia i podkreśl, dlaczego informacja zwrotna jest ważna. Postaw się na miejscu odbiorcy i uporządkuj swoją pisemną opinię. Trzymaj się tego podejścia, a będziesz na najlepszej drodze do udzielania skutecznych pisemnych informacji zwrotnych.

Zarówno pozytywne, jak i negatywne opinie wymagają pisania z pewnym taktem. Pamiętaj więc o tych podstawach:

1. Zacznij od pozytywów.
2. Wskaż, czego brakuje, jeśli w ogóle.
3. Zakończ jasnymi, osiągalnymi kolejnymi krokami.

Przekazując pisemną informację zwrotną, możesz mieć na uwadze określony cel. Pamiętaj jednak, że najlepszym rezultatem jest to, że dana osoba docenia wgląd i wie, co zrobić z informacjami.