10 dicas de etiqueta de e-mail ao lidar com repórteres

Enviando seu pitch para um repórter? Certifique-se de seguir estas regras simples de etiqueta:

1. Saia com as maiúsculas na linha de assunto. Tentando mostrar emoção na linha de assunto? Deixe-me assegurar-lhe que usar todas as letras maiúsculas não é a maneira de fazê-lo. Vamos esquecer toda a ideia de que bonés são considerados gritos no mundo das mensagens. Mais do que isso, é preciso lembrar que as caixas de entrada dos repórteres estão cheias de spam. E uma linha de assunto com todas as letras maiúsculas vai gritar spam para eles. E mesmo que não... bem, é simplesmente irritante.
2. Nix os pontos de exclamação. Pontos de exclamação excessivos são a marca de um escritor iniciante. As pessoas parecem pensar que, ao usá-los repetidamente, transmitirão o quão interessante e emocionante são suas notícias. No entanto, assim como as tampas, usar muitos pontos de exclamação é simplesmente irritante. E para não mencionar, quando você os usa repetidamente, eles perdem seu valor. No entanto, um ou dois pontos de exclamação bem colocados podem adicionar a emoção que você está procurando. Basta colocá-los com sabedoria.
3. Coloque as melhores informações na linha de assunto. É pura falta de educação desperdiçar o tempo de um repórter. E se o título do seu e-mail não oferecer nada a eles, com certeza será excluído. Dito isso, certifique-se de que a linha de assunto do seu e-mail forneça as informações mais importantes. Não os faça trabalhar para descobrir por que eles deveriam ouvir seu discurso, porque eles não vão, seja por falta de tempo ou por pura arrogância. Seja qual for a maior parte “e daí” do seu discurso, deixe-a tão clara quanto o dia antes que eles tenham a chance de clicar.
4. Verificação ortográfica. Sério. Já passamos dos dias de desculpas para erros ortográficos. Nosso e-mail basicamente faz isso por nós. Mesmo que você não clique no botão de verificação ortográfica, ele geralmente sublinha os erros ortográficos. Deixar de corrigir diz ao repórter que o e-mail não é muito importante para você.
5. Não fique chique. Eu nunca entendi o fascínio das pessoas por fundos e fontes de e-mail. Para mim, parece simplesmente juvenil. Porque é! Olha, quando você começa a mudar a cor do texto e adicionar gráficos e tudo isso, tudo o que você está fazendo é distraí-los e tornar seu discurso mais difícil de ler. Eles não são interessantes em suas fontes fofas. Basta ir ao ponto. E pelo amor de Deus, não use Comic Sans.
6. Certifique-se de que seu anexo esteja realmente anexado. “Por favor, encontre o documento em anexo…” significa muito pouco se o documento em anexo não estiver realmente lá. Você já é extremamente sortudo que o repórter abriu seu e-mail, muito menos tentou baixar seu anexo. E se o seu anexo não estiver realmente lá, as chances são de que, quando você descobrir e reenviar, eles nem se incomodarão em procurar porque acham que você é incompetente.
7. Diga não aos emoticons. Outra maneira de irritar um repórter e parecer um novato. Olha, a ideia aqui é que eles levem você e seu pitch a sério. Mas vamos ser honestos aqui: quem vai levar a sério alguém que segue sua assinatura com três carinhas sorridentes? Mantenha isso nas mensagens de texto que você faz com seus amigos.
8. Seja educado. Você não tem direito a jack. Dito isso, seja humilde e educado. Diga “por favor” e “obrigado”.
9. Não envie vários e-mails. Seguir é bom e tudo, mas se você não ouvir de volta, enviar e-mails para ver se “eles entenderam o seu argumento” não é apenas inútil – é spam. Portanto, se você deseja entrar na lista negra, vá em frente e quebre essa regra.
10. Se eles responderem, certifique-se de retribuir o favor. Eles te enviaram um e-mail de volta? Excelente! O que agora? Eles te fizeram uma pergunta? Eles querem uma entrevista? Tudo o que eles pediram, faça imediatamente. Eles foram gentis o suficiente para tomar conhecimento, então não os faça esperar por isso.

Você consegue pensar em outras regras de etiqueta de e-mail que eu deveria adicionar à minha lista? Dê-me mais Detalhes!

Este artigo foi escrito por Mickie Kennedy, fundador da eReleases (https://www.ereleases.com), líder online em distribuição de press releases acessíveis. Pegue sua cópia gratuita de 160 páginas do Big Press Release Book – Press Releases for Every Occasion and Industry aqui: https://www.ereleases.com/free-offer/big-press-release-samples-book/