4 maneiras melhores de expressar 'desculpe pela inconveniência' no e-mail

Ninguém gosta de ser portador de más notícias – especialmente por escrito. Ao comunicar notícias infelizes, um erro ou uma reviravolta decepcionante, tendemos a usar uma frase específica para suavizar o golpe: “Desculpe pelo inconveniente”. A tentação de usar esta frase é compreensível. Mas muitas vezes é usado em excesso, seja relatando um pequeno incômodo, como alterar o horário de uma reunião, ou algo mais significativo, como cancelar um contrato importante.

Mas mesmo quando empregada com seriedade, essa frase banal tornou-se tão comum que, ironicamente, pode soar insincera. Especialmente se o destinatário considerar a inconveniência um grande aborrecimento, o pedido de desculpas enlatado pode transmitir pouco remorso; você corre o risco de parecer falso ou insensível.

Existem opções melhores para pedir desculpas. Às vezes, há uma maneira mais apropriada de expressar arrependimento sobre uma situação, especialmente se estiver fora de seu controle. Outras vezes — quando você está realmente arrependido e culpado — há maneiras mais fortes de dizer isso. Aqui, reunimos algumas alternativas para diferentes situações em que você pode se encontrar.

1 “Eu entendo sua frustração.”

Especialmente em funções voltadas para o cliente em ambientes profissionais, é fácil usar “Desculpe pela inconveniência” para vários problemas (por exemplo, um pacote perdido, um compromisso perdido ou um serviço com defeito). Nesses casos, a frase pode ser invalidada ou pouco profissional, em vez de cuidadosa. Isso pode aumentar a frustração.

É importante criar respostas para mostrar que você entende a perspectiva do destinatário e quer compensar as irregularidades. Em vez de descartar sua reclamação como uma mera “inconveniência”, reconhecer seus sentimentos e aceitar a culpa é mais provável que leve à reparação. Usar “eu entendo sua frustração” orienta a resposta com empatia. É uma maneira mais forte de desescalar as emoções intensificadas – e chegar a uma solução com a qual ambas as partes se sintam bem.

2 “Sei que isso é decepcionante.”

Imagine isso: você está exausto de uma semana de trabalho ocupada e precisa cancelar em um jantar. . . trinta minutos antes de começar. Enviar “Desculpe pelo inconveniente” parece uma maneira impessoal de entregar essa notícia. Embora nossas comunicações sejam cada vez mais digitais, não somos robôs. Lembrando que há uma pessoa do outro lado da correspondência.

Reconhecer a decepção e assumir a responsabilidade são fundamentais aqui. Mostre que você está pensando na perspectiva deles. Em vez disso, tente começar seu texto com algo como “Sei que isso é em cima da hora e que estávamos ansiosos para nos encontrar em seu restaurante favorito a semana toda . . . ” Com isso, você assume a responsabilidade. Incluir detalhes pessoais também comunica carinho.

Deixar seu destinatário saber que você está ciente de suas falhas e pretende consertar as coisas construirá confiança no relacionamento, seja pessoal ou profissional.

3 “Obrigado pela paciência.”

Arrependimento e remorso não são a mesma coisa. Às vezes, acontecem coisas que são lamentáveis ​​ou lamentáveis, mas estão além do nosso controle. Essas circunstâncias não justificam seu pedido de desculpas. Por exemplo: imagine que você é um atendente de reserva de uma companhia aérea e uma tempestade de neve no inverno causa um atraso de horas no voo. Você não é responsável pelo clima extremo. Nesse caso, usar “Sinto muito pela inconveniência” pode colocar a culpa em você mesmo quando não há nenhuma.

Ao se desculpar, você corre o risco de aceitar a responsabilidade por algo além do seu controle. Em vez disso, mude a emoção do remorso para a gratidão. Expressar agradecimento pela compreensão muda o roteiro e provavelmente despertará esse mesmo sentimento no destinatário também. Tente: “Muito obrigado por sua paciência. Esperamos que as condições sejam seguras para a decolagem em breve.” Isso permite que o destinatário saiba que você simpatiza e entende sua exasperação.

4 “Deixe-me ajudar.”

Em vez de pedir desculpas, ofereça uma solução. As pessoas reclamam quando estão desapontadas – não porque gostam de reclamar, mas porque querem ser ouvidas ou querem que seu problema seja resolvido. “Sinto muito pelo inconveniente de derramar vinho tinto em suas calças brancas” não vai tirar a mancha. Por outro lado, “Deixe-me pagar pela sua lavagem a seco”.

Ter a consciência de ser proativo no processo de resolução de problemas provará ao seu destinatário que você se esforça para ser uma pessoa mais responsável. Essa abordagem pode evitar dores de cabeça no caminho. Da próxima vez que houver um problema que esteja ao seu alcance para resolver, ofereça-se para consertá-lo.