5 maneiras simples de escrever sobre questões negativas com um giro positivo

Você já escreveu algo apenas para que o destinatário entenda completamente mal sua intenção? Ou foi acusado de brusquidão quando pensou que estava sendo profissional e eficiente? Há muitas partes móveis quando se trata de comunicar de forma eficaz, mas entre as mais importantes está o tom.

Passei quase duas décadas nas trincheiras on-line em funções que variam de proprietário de empresa a moderador de fórum a extraordinário redator de e-mail de relações públicas - um verdadeiro diplomata virtual. Aqui está o meu melhor conselho para escrever sobre questões negativas de uma forma que pareça positiva e produtiva.

1 Apresente soluções em vez de problemas.

É melhor falar sobre o que você pode fazer do que sobre o que não pode. Formule uma solução ou um plano alternativo e apresente-o em vez disso.

2 Declare o que você quer, não o que você não quer.

Por que se concentrar em evitar um resultado negativo quando você pode incentivar um resultado positivo? Em vez de começar os pedidos com “não”, tente dizer o que você quer.

3 Mantenha a hipérbole sob controle.

Às vezes, a linguagem exagerada é usada com grande efeito (principalmente pelos anunciantes) para promover algo ou falar sobre questões positivas, mas quando você a usa em um contexto negativo, pode evocar sentimentos ruins. Cuidado com as palavras como sempre e nunca . Eles são mais propensos a significar às vezes do que qualquer um desses extremos.

4 Tente “declarações I”.

Quando você está lidando com uma questão difícil, declarações que começam com “você” (e especialmente “você sempre” e “você nunca” – veja a dica anterior sobre hipérbole) tendem a soar como acusações. E acusações, é claro, levantam as defesas de uma pessoa.

Quando você está trazendo algo negativo, mantenha o foco em como a situação faz você se sentir e não no que a outra pessoa fez.

5 “Sinto muito, mas . . .” significa que você não está arrependido.

Quando eu era criança, e me desculpava por algum ato hediondo de traição na infância, muitas vezes eu me desculpava dizendo “Sinto muito, mas...” Minha mãe me cortava no meio do caminho, dizendo: você adiciona um 'mas' significa que você não está arrependido, você está apenas se defendendo.”

Quando você se arrepender, se desculpe. Desculpas e outras defesas tornam as desculpas inúteis.

Aqui estão algumas coisas a serem consideradas antes de enviar um e-mail, escrever uma postagem de mídia social ou abordar qualquer coisa negativa por escrito.

• Faça um teste de empatia. Leia o que você escreveu como se você fosse o destinatário. Como você se sentiria se alguém enviasse isso para você? Existe alguma coisa que você pode mudar para tornar a mensagem mais positiva ou para se concentrar em soluções em vez de problemas?
• Sente-se nele. Você já disparou uma missiva mordaz e quase imediatamente se arrependeu? Dê aos textos sobre questões negativas um período de reflexão antes de enviá-los ou publicá-los. Provavelmente, você será capaz de reescrever com uma mentalidade mais positiva depois de ter algum tempo para processar.

Nem sempre é apropriado ser otimista e entusiasmado. Um corretor de imóveis, por exemplo, não gostaria de parecer animado quando está escrevendo para dizer a um cliente que o valor de sua casa caiu significativamente devido a uma desaceleração do mercado. Mas manter um tom positivo e focado na solução pode tornar coisas como más notícias ou críticas menos devastadoras.