7 coisas de última hora para confirmar antes de enviar seu comunicado de imprensa

Se você não é uma pessoa detalhista, então percorrer os pequenos detalhes de um comunicado de imprensa pode ser difícil. Muitas vezes, com um projeto longo e vários rascunhos, você não quer lê-lo novamente. No entanto, com qualquer envio de comunicado à imprensa, é vital que o documento esteja livre de erros. Use esta lista de verificação de 7 itens para ajudar a livrar seu comunicado de imprensa de problemas fáceis de perder antes da distribuição.

1. Os 5 Ws

Verifique se suas informações principais estão corretas antes de enviar um comunicado à imprensa. Estes incluem as respostas para quem, o quê, quando, onde, por que e como perguntas.

Você escreveu os nomes de todos corretamente? Verifique porque mesmo Smith e Jones podem ter grafias alternativas e não convencionais como Smythe e Jewnes.

Certifique-se de saber que dia é. É fácil escrever um comunicado de imprensa com alguns dias de antecedência e depois liberá-lo com frases de folga. Certifique-se de saber qual é o dia da semana e de ter todas as datas apropriadas.

Se você estiver criando sua própria lista de verificação de comunicado à imprensa, adicione itens separados para cada uma dessas informações básicas.

2. Agendando um envio de comunicado à imprensa

Se você estiver enviando um comunicado à imprensa por meio de um serviço de comunicado à imprensa, certifique-se de que a data e a hora em que você agendou o comunicado estão corretas. Ao coordenar contas de mídia social, postagens em blogs, comunicados de imprensa, envios de e-mail e outras comunicações, você precisa garantir que tudo esteja na ordem correta.

Certifique-se de que suas configurações também estejam no fuso horário correto. Mesmo se você definir tudo para sair em intervalos de cinco minutos, se um estiver definido para o horário do leste e outro para o horário do Pacífico, seu pedido ainda será confuso.

3. Inclua uma foto

Você incluiu uma foto que a imprensa pode publicar? Muitos artigos de notícias são publicados on-line agora, e incluir uma imagem é uma obrigação para os editores on-line.

Quem lê online espera ver uma foto. As fotos ajudam a capturar a atenção e retransmitir parte da história.

4. Estilo AP

Leia tudo antes de enviar, procurando por erros de estilo de comunicado de imprensa. As notícias devem estar sempre no estilo AP, portanto, mesmo que algo esteja tecnicamente incorreto, se for formatado incorretamente, a imprensa notará.

Eles terão que dedicar mais tempo para editá-lo e podem optar por não incluí-lo se levar muito tempo para editar.

Uma maneira de certificar-se de que você está pegando todos os erros de digitação é definir seu comunicado de imprensa por algumas horas, ou mesmo durante a noite, se você tiver tempo. Guarde-o, salve seus arquivos e volte a ele mais tarde. Isso ajudará você a ter novos olhos para ver possíveis erros.

Peça a um colega de trabalho para ler para você. Fazer com que uma pessoa nova no documento o examine pode ajudar a detectar erros gritantes ou palavras estranhas. Você tem que estar aberto a críticas, no entanto, se você seguir esse caminho.

5. Inclua informações de contato

Quem a imprensa deve entrar em contato se tiver mais perguntas? Sua empresa pode ser pequena o suficiente para que haja apenas uma pessoa para todas as entrevistas na mídia.

No entanto, você também pode ter alguém que falaria com a imprensa para cada departamento. Dependendo das notícias e das informações, pode ser necessário ajustar as informações básicas de contato incluídas em cada release.

Tenha um plano para responder às perguntas. Você incluirá a linha direta da pessoa de contato ou um número geral onde uma recepcionista ou outro gatekeeper possa ajudar a atender as chamadas?

Existe uma caixa de entrada de e-mail geral com mais de uma pessoa responsável pela verificação ou todas as consultas irão para um e-mail específico da pessoa de contato principal?

6. Título atraente

Seu título chama a atenção? Se você quer que as pessoas leiam as informações que você está apresentando, você precisa incluir um título que atraia o leitor.

Há muitas maneiras de chamar a atenção de alguém. Tópicos ousados ​​sempre chamam a atenção, mas você não deve fingir um título apenas para incluir a palavra “assassinato” ou outra linguagem ousada. Certifique-se de que seus títulos não sejam enganosos.

Use números por dígito em seus títulos para chamar a atenção. Se você puder reformular uma manchete para trabalhar em um número, você chamará mais atenção do que se declarasse um fato ou fosse direto ao ponto.

A linguagem misteriosa também pode criar curiosidade. Use palavras que façam as pessoas pensarem, como “incomum” ou “suspeito”. Aqui estão algumas outras palavras que despertam a curiosidade:

• Segredos
• Complicado
• Estranho
• Doloroso
• Livre

Acione as pessoas sem ofendê-las. Você não quer afastar os leitores, mas quer apertar um botão que faça com que eles olhem novamente.

Pratique trabalhar com manchetes mesmo quando não estiver escrevendo uma história imediata. Você vai melhorar suas habilidades e ficar melhor quanto mais você praticar!

7. Pesquisa

Você se certificou de que todas as suas pesquisas são precisas? Se você não tem certeza, então você não deve publicá-lo. Antes de reivindicar algo como fato, certifique-se de ter uma fonte confiável para suas informações.

Periódicos científicos e especialistas são ótimas fontes, assim como pesquisadores de empresas pagas e agências de notícias confiáveis. As organizações governamentais também costumam ser fontes confiáveis.

Certifique-se de fornecer informações à imprensa que eles possam citar sem se preocupar com sua confiabilidade.

Evitando Erros

Quando você envia um comunicado à imprensa, precisa sair em um determinado prazo, pode ser fácil enviá-lo sem verificar se há erros. Afinal, você o está editando há horas ou dias, e não pode haver nada de errado.

No entanto, pequenos erros podem arruinar seu comunicado de imprensa e diminuir seu impacto. Usar as dicas acima pode ajudá-lo a evitar esses problemas irritantes e divulgar uma história tranquila para o próximo ciclo de notícias.

Para obter mais ajuda com comunicados à imprensa, entre em contato conosco.