Uma coleção de 10 postagens básicas de linguagem simples

Writers Write é um recurso de escrita em linguagem simples. Nesta postagem, combinamos algumas de nossas postagens básicas de linguagem simples de 2012 em uma página fácil de ler.

Começamos a escrever sobre linguagem simples porque se tornou lei na África do Sul.

Emitimos este comunicado à imprensa: Comunique-se com clareza ou enfrente as consequências

Então, para complementar nossas próprias postagens sobre o assunto, pedimos a uma especialista jurídica, Michele van Eck, que escrevesse uma série de artigos curtos sobre o assunto. Estas são as postagens dela combinadas em uma página.

1.) Como a lei define a linguagem simples

O Parlamento começou a incorporar requisitos de linguagem simples na legislação. Embora a conformidade não seja o único benefício do uso de linguagem simples, ainda é uma consideração importante ao se comunicar.

A Lei Nacional de Crédito, a Lei das Empresas e a Lei de Proteção ao Consumidor têm essencialmente os mesmos requisitos para linguagem simples. Eles dão alguma clareza sobre as expectativas para o uso de linguagem simples em documentos.

1. Um documento é considerado em linguagem simples se uma pessoa comum com um nível médio de alfabetização e experiência mínima no campo puder entender o documento.
2. Em essência, você deve considerar seu público-alvo e se comunicar no nível de alfabetização e conhecimento de seu público.
3. A lei vai mais longe ao dizer que uma pessoa deve ser capaz de entender o conteúdo, significado e importância do documento e só então um documento é considerado em linguagem simples.

As empresas não podem se dar ao luxo de ignorar os requisitos de linguagem simples e devem levar esses requisitos em consideração ao se comunicar.

2.) 3 maneiras de escrever em linguagem simples

Mantenha isto curto e simples

Um documento não tem mais valor porque é mais longo. Repetir informações não as torna mais importantes. Usar jargões não torna a mensagem mais significativa.

3.) 8 fatores que influenciam a linguagem simples

Se você escreve para negócios, precisa escrever em linguagem simples.

A Lei Nacional de Crédito, a Lei das Empresas e a Lei de Proteção ao Consumidor têm algumas diretrizes para Linguagem Simples. Isso determinará se o seu documento está em linguagem simples.

Eles são:

1. O conteúdo do documento . O que diz o documento?
2. O nível de compreensão do documento . O que seu público entende ao ler o documento?
3. A consistência da informação . As informações do documento são utilizadas de maneira uniforme e consistente?
4. A organização e o estilo do documento . O layout do documento é fácil de entender?
5. O vocabulário usado . Seu público seria capaz de entender a linguagem que você usou no documento?
6. A estrutura da frase . As frases são curtas, concisas e fáceis de ler?
7. Cabeçalhos . Você usou títulos para ajudar a guiar seu público pelo documento?
8. Ilustrações e recursos visuais . Você usou alguma ilustração ou diagrama para ajudar seu público a entender o documento?

4.) Como perder uma eleição em linguagem simples

Especialistas previram problemas, mas os políticos continuaram independentemente. Muitos eleitores interpretaram mal as instruções nos boletins de voto. Alguns eleitores preencheram os boletins de voto como fizeram nas eleições anteriores. Um total de 147.000 boletins de voto (4%) foram anulados e rejeitados. Em alguns círculos eleitorais, isso resultou em maioria para alguns partidos políticos.

O partido governista foi derrotado por uma única cadeira. Os 4% de cédulas destruídas poderiam ter levado a um resultado diferente na eleição.

Fonte: Oxford guide to plain English por Martin Cutts, Oxford University Press

5.) Por que a linguagem simples é popular

1. A linguagem simples funciona.
2. As pessoas preferem entender o que estão lendo.
3. Comunicar-se em linguagem compreensível mostra respeito ao seu leitor.

Há um equívoco de que a linguagem simples é o processo de “emburrecer” a linguagem. Este não é o caso. A mensagem não é menos eficaz por causa da linguagem simples. Na verdade, a linguagem simples permite uma melhor compreensão. A linguagem simples está se comunicando com o leitor em mente. Ele transmite a mensagem de forma rápida e eficaz.

A eficácia da sua comunicação aumentará se você:

1. coloque-se no lugar do seu leitor; e
2. assumir que o leitor não sabe nada sobre o assunto.

6.) Como escrever termos e condições em linguagem simples

Você entende os termos e condições do seu contrato de telefone celular?

A clareza em documentos legais pode ser melhorada por:

1. Usando pronomes, por exemplo: eu, nós, você.
2. Removendo 'duplos', por exemplo: “regras e regulamentos” ou “aceita e concorda”.
3. Removendo palavras extras.
4. Usando frases mais curtas.
5. Usando listas verticais.

O parágrafo a seguir é dos termos e condições de uma empresa de telecomunicações sul-africana. É em linguagem simples?

Você entende isso?

“O assinante aceita e concorda que estes termos e condições se tornarão obrigatórios uma vez na Data de Início, ou seja, uma vez que a Empresa tenha processado o Formulário de Solicitação e concordado em fornecer ao Assinante o Serviço Móvel selecionado e os Bens Móveis Selecionados. , que é conhecida como a Data de Início. Em outras palavras, o contrato terá início na Data de Início.”
Fizemos algumas alterações usando princípios de linguagem simples.

Você entende essa versão?

Você concorda com estes termos e condições. Você estará vinculado a estes termos e condições a partir da Data de Início. A Data de Início começará quando tivermos:

1. processou seu formulário de inscrição; e
2. concordou em fornecer a você os bens e serviços que você selecionou.

7.) Os termos e condições do E-Toll estão escritos em linguagem simples?

Isso está escrito em linguagem simples?

Algumas áreas que criam confusão no documento:

1. Existem 26 termos definidos que dificultam a compreensão do documento.
2. O uso de siglas como “ANPR” (tecnologia de reconhecimento automático de placas), TCH (câmara de compensação de transações), VLN (placa de veículo automotor) e VPC (centro de processamento de infrações).
3. O uso do juridiquês.
4. Usando a voz passiva.
5. Frases longas e complicadas.

A aplicação de linguagem simples melhorará a clareza do documento.

Exemplos:

“ 5. Como um usuário registrado, o usuário será cobrado e será responsável pelas transações de tarifas registradas de acordo com o VLN do usuário ou seu e-tag .”

Em linguagem simples : você deve pagar taxas de pedágio pelo número da placa ou e-tag do seu veículo.

“ 6.6. O usuário entende e concorda que sua responsabilidade de incorrer em pedágio surge quando seu veículo passa por um ponto de pedágio. O valor da portagem é calculado com referência ao ponto de portagem e não com referência aos quilómetros percorridos antes de o utente chegar ao ponto de portagem .”

Em linguagem simples : Você deve pagar a taxa de pedágio. A taxa de pedágio é determinada quando você passa por um ponto de pedágio. Os quilômetros percorridos não determinam o valor do pedágio.

8.) A linguagem simples é um direito democrático

O artigo, Volta ao mundo em palavras simples , explica que uma das falhas no uso de linguagem simples vem do governo.

O uso contínuo de linguagem truncada e pouco clara na legislação cria incerteza. Surgem problemas em torno de questões de interpretação. O artigo diz que a capacidade de entender o que está sendo comunicado, em particular do governo aos seus cidadãos, é um direito democrático.

Na África do Sul, a legislação como a Lei de Proteção ao Consumidor obriga as empresas a usar uma linguagem simples ao se comunicar com seus clientes.

“ A comunicação permanece no centro da nossa sociedade em mudança. Se a mensagem está sendo trocada entre duas pessoas ou vários países, ela deve começar com uma linguagem familiar e apropriada para o público-alvo .”

Fonte: The European Policitcal Newspaper, “Around the world in plain words” por Marie Clair (Plain English Campaign) 8 de abril de 2012.

9,) Linguagem simples – Conheça seu público

Há um equívoco sobre a linguagem simples. As pessoas pensam que se trata apenas de substituir palavras complicadas por palavras simples.

Também inclui o estudo cuidadoso de seu público-alvo e moldar a comunicação para garantir que ela seja compreendida.

Aqui estão quatro aspectos a considerar sobre o seu público:

1. Idade: a idade média do seu público influenciará a facilidade com que sua mensagem será lida e compreendida.
2. Educação : A educação de seu público influenciará o uso do jargão, a terminologia específica da indústria e o nível de linguagem em sua comunicação. Por exemplo, a linguagem usada entre médicos será muito diferente da linguagem usada entre um médico e um paciente.
3. Nível de Alfabetização : O nível médio de alfabetização de seu público-alvo afetará sua capacidade de entender sua mensagem.
4. Idioma : A maneira como você molda sua comunicação será influenciada pelo fato de o inglês ser o primeiro, o segundo ou até o terceiro idioma do seu público.

10.) Por que você deve optar por usar linguagem simples

Os tempos mudaram. Há pressões cada vez maiores sobre as empresas para usar uma linguagem simples na comunicação interna e externa.

Simplificando, linguagem simples é o uso de linguagem clara, eficaz e escrita sem complicações. É compreendido pelo público na primeira vez que é lido ou ouvido. É a maneira mais eficaz de se comunicar para garantir que a mensagem não seja mal interpretada.

Para uma empresa, o uso de linguagem simples traz os seguintes benefícios:

1. O público entende o que está sendo comunicado, o que, por sua vez, reduz a incerteza e a frustração.
2. Há economias mensuráveis ​​de tempo e custos. Tem sido demonstrado que o uso de linguagem simples reduz chamadas de helpdesk, consultas e duplicação de trabalho. A economia de tempo tem um benefício de custo tangível para uma empresa.
3. Cumprimento da lei e evitando custos judiciais desnecessários. A Lei de Proteção ao Consumidor, a Lei de Crédito Nacional e a Lei de Empresas (para citar algumas) tornaram obrigatório o uso de linguagem simples para as empresas.

É hora de as empresas repensarem a forma como se comunicam. Eles devem levar a sério o uso da linguagem simples. A linguagem simples veio para ficar.

Esperamos que essas postagens tenham ajudado você a entender um pouco melhor a linguagem simples.

A série foi escrita por Michele van Eck . Michelle tem um BComm em gestão de negócios e direito, bem como um LLB e um LLM. Com qualificações especializadas em direito societário e contratual, Michele escreve para De Rebus e é co-autora de artigos para TSAR (uma revista de direito sul-africano).

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