Um guia para o formato adequado de comunicado à imprensa para eventos

Não há melhor maneira de destacar sua empresa do que por meio de um evento. Reunir pessoas influentes em uma sala e fazer networking oferece oportunidades como nenhuma outra.

Mas não deixe todo o planejamento do evento fracassar com uma sala meio vazia. Use a publicidade para fazer do seu evento a história de sucesso que você imaginou.

Isso começa com o seu comunicado de imprensa. Veja como criar o formato de comunicado de imprensa perfeito para eventos.

O título

Bem no topo do modelo de comunicado à imprensa do seu evento estará o seu título. Deve ser conciso. Procure usar cerca de seis a doze palavras. Mas também deve ser descritivo.

Lembre-se de que ele existe para captar a atenção da mídia e dos leitores, por isso precisa encontrar um equilíbrio entre ser informativo e empolgante.

Deve fornecer informações suficientes para que as pessoas que não se aprofundam no comunicado de imprensa compreendam a essência deste evento.

Tente misturar algumas palavras que ajudem a evocar o entusiasmo que você deseja que as pessoas sintam ao ler este título. Aqui estão alguns exemplos:

• Premiado
• Pré estreia
• Exclusivo
• Primeiro de sempre
• Revelação
• Estréia
• Anual
• Prestigiado

Lembre-se de que o título dá o tom para tudo o que se segue. Portanto, mantenha o estilo de redação do restante do comunicado à imprensa para atingir o público certo.

Um subtítulo opcional

É difícil transmitir todas as mensagens do seu evento em um título curto, e é por isso que existem subtítulos. Eles adicionam detalhes e contexto e fornecem mais dicas que funcionam como formas de persuadir o leitor a explorar o restante do comunicado à imprensa.

O subtítulo fica abaixo do título para facilitar a digitalização. Você tem uma contagem de palavras um pouco maior do que o título, então tente usar entre dez e vinte palavras.

Existem alguns ângulos que você pode adotar com este subtítulo. Você pode fornecer detalhes importantes sobre o evento, como hora, local e data.

Ou você pode usar o subtítulo para destacar alguns dos aspectos mais exclusivos ou emocionantes do evento. Lembre-se de que o subtítulo é uma ponte que liga o título ao restante do comunicado à imprensa.

Data e Local

A próxima parte do comunicado de imprensa do seu evento são os detalhes do evento. Aqui, você resumirá a data e a hora. Você também anotará o local e a localização, incluindo cidade e estado.

Torne a formatação dessas informações proeminente para ajudá-las a se destacar, como adicioná-las em negrito. Isso significa que os leitores podem consultar o comunicado à imprensa a qualquer momento e obter rapidamente os detalhes do evento de que precisam, sem precisar pesquisar o documento inteiro.

Seja específico na data e inclua o dia da semana e o ano. Isso ajuda a evitar confusão se alguém topar com seu comunicado à imprensa daqui a um ou dois anos.

Também vale a pena adicionar o país se você tiver um público internacional.

O parágrafo introdutório

O primeiro parágrafo define o cenário para o seu evento. É uma visão geral que fornece muitas das informações mais relevantes em seu comunicado à imprensa. Ele responde quem, o quê, onde, por que e quando.

Fala sobre os organizadores do evento e a natureza do evento em si. Isso também dará uma dica de alguns dos destaques e atividades mais emocionantes do evento.

A seção sobre onde o evento é realizado adicionará detalhes específicos sobre o local. No entanto, você já deve ter abordado isso na seção anterior. Nesse caso, você pode adicionar mais detalhes aqui, como como chegar ao evento.

O mesmo se aplica à hora e ao local. Você pode adicionar mais detalhes aqui ou confiar na seção de data e hora do seu comunicado à imprensa.

Talvez a parte mais importante da introdução seja explicar a motivação do evento. Ajuda o leitor a entender melhor por que o evento é intrigante e interessante.

Os parágrafos restantes

Após os parágrafos introdutórios, você pode detalhar alguns detalhes. Veja como você deve formatar os parágrafos restantes.

Curto e conciso

Formate o restante dos parágrafos para torná-los facilmente digitalizáveis. Mantenha os parágrafos curtos e adicione marcadores ou listas quando relevante.

Forneça informações básicas

Depois de ler o parágrafo introdutório, seus leitores mais engajados terão algumas perguntas adicionais sobre o seu evento. Esses parágrafos restantes lhe dão a chance de responder a essas perguntas.

Use-o para fornecer mais informações, como se o evento já aconteceu antes e quem comparecerá.

Fale sobre os objetivos

Todo evento deve ter um objetivo. Esta seção é sua chance de falar sobre seus objetivos. Torne isso divertido, envolvente e cheio de paixão. As pessoas deveriam ler e entender por que este evento é importante para você e outras pessoas.

Adicionar credibilidade

Forneça informações que irão agregar credibilidade ao seu evento. Por exemplo, você pode falar sobre palestrantes principais, celebridades e convidados importantes. Talvez o seu evento já tenha ganhado um prêmio no passado.

Se tiver um acordo de patrocínio notável, você pode mencioná-lo aqui. Também pode ser um evento de caridade. Se for, você pode usar este espaço para falar mais sobre a instituição de caridade e por que você a apoia.

Adicionar exclusividade

Você deseja que o comunicado de imprensa do seu evento se destaque. Observe seus preparativos e observe o aspecto mais emocionante e único do seu evento. Use os parágrafos restantes para mencionar isso e por que isso torna seu evento diferente.

Adicionar cotações

Algumas citações bem colocadas irão adicionar autoridade e ajudar a criar um formato mais legível para o seu comunicado de imprensa.

Certifique-se de que essas citações se destaquem do resto do parágrafo. Ao escrever a fonte da citação, também vale a pena mencionar sua função ou cargo.

Adicione sua foto

Eventos de sucesso sempre têm apelo visual. Ao adicionar uma foto ao seu comunicado de imprensa, escolha uma imagem que faça jus à aparência do seu evento.

Se você nunca realizou o evento antes e, portanto, não tem fotos, você pode usar uma maquete da aparência do evento. Alternativamente, você pode usar a foto para mostrar alguns participantes conhecidos.

Se o seu evento for sobre algo visual – como arte – você pode usar a imagem para exibir algumas das melhores artes que as pessoas poderão ver no evento.

Boas fotos em um comunicado à imprensa de um evento tendem a se destacar, de modo que param as pessoas quando elas rolam uma página online. Portanto, tenha isso em mente na hora de escolher o seu.

O padrão

Um clichê é uma descrição facilmente escaneável da empresa ou pessoa por trás de um evento. Use um formato conciso com texto em negrito para ajudar a destacar isso em seu comunicado à imprensa.

Deve conter informações resumidas sobre o nome do organizador e o nome da empresa. Deve incluir o histórico da empresa e as principais conquistas. Você também pode adicionar uma declaração de missão, se tiver uma.

O padrão é a sua oportunidade de mostrar sua autoridade como marca. Então, faça com que pareça impressionante.

Adicione uma frase de chamariz ousada

Não se esqueça do motivo de fazer um comunicado de imprensa para o seu evento.

Você quer que as pessoas comprem ingressos e que seu evento seja um sucesso com ingressos esgotados. Portanto, você tem um forte apelo à ação que faz com que o maior número possível de pessoas se inscrevam no seu evento depois de verem o comunicado de imprensa.

Bons apelos à ação falam individualmente com o leitor e são fáceis de seguir. Portanto, abandone as dicas sutis e seja direto.

Diga aos leitores como eles perderão se não agirem imediatamente. Por exemplo, você pode mencionar que os ingressos são limitados por ordem de chegada.

O Resumo do Evento

No final do seu comunicado à imprensa, é uma boa ideia resumir tudo o que veio antes dele. Mas não parafraseie seu comunicado de imprensa. Destaque os pontos essenciais.

Isso significa que o leitor pode retirar as informações de que precisa sem ter que voltar ao início do comunicado. Formate-o com negrito e marcadores para destacá-lo.

Os detalhes mais essenciais devem incluir data, hora e local.

Você também deve adicionar informações sobre o organizador e alguns dos principais destaques ou participantes. Se os ingressos ainda não estiverem à venda, use este espaço para informar a data em que estarão disponíveis para encomenda.

Informações de contato

Você precisará fornecer informações de contato em seu comunicado à imprensa. Isso permite que a mídia acompanhe seu comunicado à imprensa com mais perguntas.

Certifique-se de incluir o nome, endereço de e-mail e número de telefone do seu contato principal. Se você tem uma agência de relações públicas, pode usar os dados de contato aqui.

Inclua também um cargo, para que as pessoas saibam mais sobre o contato. Também é útil usar esta seção para dizer se você aceita ou não entrevistas ou perguntas mais aprofundadas de jornalistas.

Um formato profissional de comunicado à imprensa para eventos

Reserve um tempo para obter o formato de comunicado de imprensa para eventos perfeito.

Parece profissional e terá mais impacto no destinatário. Portanto, é mais provável que você aumente seu alcance ao distribuí-lo para a mídia.

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