Um guia passo a passo para elaborar o e-mail de comunicado à imprensa perfeito

Você escreveu um ótimo comunicado à imprensa e ele está pronto para ser enviado à mídia. Mas como você pode entrar em contato de uma forma que faça com que seu comunicado à imprensa seja lido e escrito?

Hoje estamos mergulhando na importante etapa de entrar em contato com a mídia. Falaremos sobre como enviar um comunicado de imprensa por e-mail que lhe trará os resultados que você precisa!

E-mails de comunicado à imprensa

Esperamos que você já tenha seu comunicado de imprensa pronto, mas é importante manter algumas coisas em mente.

Um comunicado de imprensa é uma das melhores maneiras de compartilhar algo interessante com o mundo. Quer o seu seja sobre um evento, um novo produto ou uma atualização importante, ele precisa ter o tamanho certo. Deve conter informações que forneçam conteúdo e valor ao leitor.

O objetivo obviamente é chamar a atenção de jornalistas e meios de comunicação para que falem sobre suas notícias.

Então, quanto tempo deve durar um bom comunicado de imprensa em um e-mail? Você pode pensar que precisa alterar o comprimento. Mas mesmo quando faz parte de um e-mail, seu objetivo deve ser garantir que quem o está lendo possa obter todos os detalhes importantes sem se sentir sobrecarregado.

Uma boa contagem de palavras em um comunicado à imprensa geralmente gira em torno de 300 a 400 palavras, independentemente de como você o envia. É espaço suficiente para dizer o que você precisa sem perder o interesse do leitor.

Os comunicados de imprensa mudaram muito nos últimos anos por causa da internet e das mídias sociais. No passado, eram enviados principalmente para jornais e emissoras de TV.

Agora eles podem ser compartilhados online, alcançando muito mais pessoas em pouco tempo.

Construindo uma lista de mídia

Quando você tem notícias para compartilhar, deseja que elas cheguem a pessoas que estejam genuinamente interessadas. É aqui que entra em jogo uma lista de mídia.

Uma lista de mídia é uma coleção de seus contatos no mundo da mídia. Podem ser jornalistas, blogueiros ou influenciadores que cobrem tópicos relacionados às suas notícias.

Criar uma lista de mídia exige um pouco de pesquisa. Comece procurando pessoas que escrevem sobre o seu setor. O ideal é adicionar pessoas que demonstraram interesse em histórias semelhantes.

Você pode encontrá-los lendo artigos ou acessando as redes sociais. Você também pode usar bancos de dados de mídia que listam jornalistas por área ou área de interesse.

A próxima etapa é coletar suas informações de contato, que geralmente são seus endereços de e-mail. Às vezes você pode encontrar essas informações no site onde publicam seus trabalhos.

Talvez seja necessário usar as redes sociais ou até mesmo ligar para o meio de comunicação para perguntar.

É importante lembrar que nem todos os contatos com a mídia serão perfeitos para cada história. É por isso que personalizar sua abordagem é fundamental.

Talvez você não envie o mesmo e-mail para um repórter de um jornal local e um jornalista de uma revista nacional.

Compreender sobre o que eles costumam escrever pode ajudá-lo a adaptar sua mensagem para que seja mais provável que atraia o interesse deles.

Construir uma lista de mídia sólida é um processo. Envolve entender quem provavelmente estará interessado em suas notícias e por quê. Com uma boa lista em mãos, você está um passo mais perto de divulgar sua história ao mundo.

Preparando seu e-mail

Quando chegar a hora de enviar seu comunicado de imprensa à mídia, o e-mail que você escreve é ​​tão importante quanto o comunicado em si.

Seu e-mail é a primeira coisa que um jornalista vê. Ele decide se eles irão analisar o seu comunicado de imprensa. Portanto, é essencial causar uma boa impressão desde o início.

A linha de assunto do seu e-mail é sua primeira chance de chamar a atenção. Deve ser claro e interessante, dando ao jornalista um bom motivo para ler mais.

Evite usar letras maiúsculas ou muitos pontos de exclamação. Muitas vezes, esses são sinais de que o e-mail contém spam. Em vez disso, concentre-se em tornar o assunto conciso e informativo. Isso ajudará seu e-mail a se destacar em uma caixa de entrada movimentada.

O corpo do seu e-mail deve começar com uma saudação pessoal. Use o nome do jornalista, se você souber.

Isso adiciona um toque pessoal e mostra que você fez sua lição de casa. Após a saudação, apresente-se brevemente e explique por que você está entrando em contato. Mantenha-o curto e direto ao ponto.

Em seguida, passe a resumir seu comunicado à imprensa. Destaque os pontos-chave e por que isso é relevante para o público do jornalista.

Despertando interesse

Esta parte é talvez a mais importante. Você deseja despertar o interesse deles em sua história. Se o seu comunicado de imprensa estiver anexado, mencione isso e incentive-os a lê-lo para obter mais detalhes.

Ou, se o comunicado à imprensa estiver no corpo do e-mail, certifique-se de que esteja claramente marcado e fácil de encontrar.

O tempo é fundamental ao enviar comunicados à imprensa. Evite horários de pico, como segundas de manhã ou sextas à tarde. São momentos em que é mais provável que seu e-mail se perca na confusão.

Planeje o meio da semana e o meio da manhã para ter mais chances de ser notado.

Mantenha seu e-mail profissional, mas amigável. Você deseja construir um relacionamento com o jornalista, não apenas apresentar a ele. Um e-mail bem elaborado pode abrir a porta para comunicações futuras e aumentar a probabilidade de seu comunicado à imprensa ser divulgado.

Envio e acompanhamento de comunicados à imprensa

Depois de elaborar seu comunicado à imprensa e preparar seu e-mail, a próxima etapa é enviá-lo e fazer o acompanhamento.

Enviar um comunicado à imprensa pode parecer simples, mas há um pouco mais se você quiser ser eficaz.

Primeiro, você precisa decidir como enviará seu comunicado à imprensa. Você pode enviá-lo diretamente por e-mail para jornalistas e meios de comunicação que você identificou como relevantes.

Outra opção é usar um serviço de comunicados à imprensa. Esses serviços podem distribuir seu comunicado à imprensa para uma ampla rede de contatos na mídia. Isso pode aumentar suas chances de ser notado, embora haja um custo envolvido.

Após o envio do seu comunicado à imprensa, o jogo de espera começa. Mas não fique sentado esperando pelas respostas.

Acompanhar é importante. Espere alguns dias e envie um e-mail educado para confirmar que recebeu seu comunicado à imprensa. Pergunte se eles precisam de mais informações.

Esse acompanhamento pode fazer uma grande diferença porque mostra que você leva suas notícias a sério. Também ajuda a construir um relacionamento com a mídia.

Mas há uma linha tênue entre ser persistente e se tornar um incômodo.

Você quer ter certeza de que não está exagerando. Se você não obtiver uma resposta após um ou dois acompanhamentos, é hora de seguir em frente. Haverá outras oportunidades.

Acompanhar o impacto do seu comunicado à imprensa é uma grande parte desse processo. Anote quais meios de comunicação divulgaram sua história e quanta atenção ela recebeu.

Isso pode ajudá-lo a refinar sua abordagem para a próxima vez. Cada comunicado de imprensa é uma oportunidade de aprendizagem. Ao analisar o que funcionou e o que não funcionou, você pode aumentar suas chances de sucesso no futuro.

Erros comuns a evitar

Um grande erro é não personalizar seus e-mails. Enviar a mesma mensagem para todos pode parecer eficiente, mas não é muito eficaz.

Repórteres e editores recebem toneladas de e-mails diariamente. Uma nota personalizada pode fazer a sua se destacar.

Mencione por que você acha que sua história se encaixa no ritmo deles ou em histórias anteriores que eles escreveram. Isso mostra que você fez sua lição de casa e se preocupa com o trabalho deles.

O tempo é outra área onde é fácil errar. Você pode ter a melhor história, mas se enviá-la quando a mídia estiver inundada com outras notícias, ela poderá passar despercebida.

Não acompanhar é uma oportunidade perdida. Claro, você pode estar preocupado em parecer um incômodo. Essa é uma preocupação muito compreensível. Ao mesmo tempo, as pessoas geralmente apreciam um empurrãozinho gentil.

Além disso, mostra que você está engajado e acredita na sua história.

Ignorar o poder de um bom assunto em seu e-mail é um descuido comum. Sua linha de assunto é a primeira coisa que um jornalista vê, então deixe-a interessante e clara. Isso deve dar a eles um motivo para abrir seu e-mail.

E não se esqueça da importância de construir relacionamentos. Enviar comunicados à imprensa não significa apenas divulgar sua história atual. Trata-se de criar conexões contínuas com a mídia.

Seja cortês, profissional e respeite seu tempo e carga de trabalho. Esses relacionamentos podem ser benéficos para histórias futuras.

Mesmo que seja difícil aprovar o comunicado de imprensa atual que você está enviando, você pode aproveitar a oportunidade para mostrar a eles que é um profissional. Você deixará claro que voltará em outra ocasião para apresentar informações de qualidade.

É assim que enviar um comunicado à imprensa por e-mail

Navegar no mundo da mídia pode ser complicado, mas com a orientação certa sobre como enviar um comunicado à imprensa por e-mail, seu argumento de venda pode prosperar.

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