Como escrever e-mails profissionais e sofisticados com IA

Aumentar a produtividade do e-mail é apenas uma das muitas coisas que a IA pode fazer, esteja você sem saber o que dizer ou sem saber em que ordem colocar as informações. Mas a tecnologia de escrita de e-mail não pode ajudá-lo se você não souber como. para usá-lo, então este guia explica os prós e contras de escrever e-mails com IA.

O que é e-mail de IA?

Um e-mail de IA é qualquer e-mail escrito total ou parcialmente por IA. Escrever e-mails com IA pode economizar tempo e energia, aumentando a produtividade do e-mail e liberando você para tarefas mais importantes. Esse é o poder da IA ​​generativa: automatizar tarefas mais simples e permitir mais tempo para tarefas avançadas que a IA ainda não consegue realizar.

A maioria das pessoas não precisa de ajuda para escrever e-mails para amigos e familiares, mas e-mails formais são um pouco mais difíceis. Se você não souber o que dizer, a escrita de e-mail assistida por IA pode ajudar em partes como:

• Como iniciar um e-mail
• Como encerrar um e-mail
• Entregando más notícias
• Resumindo um relatório
• Cancelamento ou reagendamento
• Apresentando-se em um e-mail frio (um e-mail para alguém que você nunca conheceu antes)

Embora seja tentador enviar um e-mail de IA copiado diretamente, você ainda precisa revisá-lo e reformulá-lo. Copiar texto de IA é plágio, então é melhor mudar um pouco a frase e personalizar a escrita.

Composição de e-mail usando prompts de escrita de IA

A primeira etapa em todas as tarefas de escrita de IA é o prompt. Os prompts de escrita de IA são os comandos que um usuário digita na janela de mensagem de IA que informa o que fazer. Os prompts precisam ter todos os detalhes que você deseja incluir, como tópico, duração, público e até mesmo tom.

A escrita de avisos de IA para e-mails não precisa ser sofisticada. A maior parte da IA ​​é projetada para compreender uma linguagem simples e casual, para que você possa falar com ela como faria com um colega.

Escreva um e-mail para o Dr. Martens para confirmar nossa consulta na quarta-feira, 13 de março.

No entanto, se você tiver um e-mail mais complicado, certifique-se de mencionar todas as informações necessárias, ou as ferramentas de IA para e-mail não as incluirão.

Escreva um e-mail para o Dr. Martens para confirmar nossa consulta às 13h da quarta-feira, 13 de março. Informe que a tosse passou, mas que as dores de estômago ainda persistem.Além disso, diga a ele que tenho uma reunião às 16h, então devo terminar antes disso.Use um tom formal e educado, mas enfatize a urgência.

Além disso, algumas IA não incluirão linhas de assunto de e-mail, a menos que solicitado. Você pode simplesmente adicionar uma linha rápida para fazer isso no final do prompt.

...Inclua uma linha de assunto.

Também é melhor adicionar todos os detalhes na mesma mensagem porque algumas IA tratam cada nova mensagem como uma sessão separada.

Tecnologia de escrita de e-mail: IA e comunicação empresarial

A IA é ótima para e-mails de trabalho, como formulários de emprego por e-mail, cartas de vendas ou e-mails de acompanhamento, fornecendo um modelo ou rascunho para o que você precisa dizer. Em vez de se preocupar em incluir tudo e soar profissional ao mesmo tempo, é mais fácil apenas revisar um rascunho pré-fabricado com todos os detalhes e retrabalhá-lo para soar como a sua voz.

Se você estiver tendo problemas para escrever um e-mail de trabalho, peça à IA para desenvolver um rascunho e veja se isso o inspira. Lembre-se de que a tecnologia de escrita de e-mail ainda é nova e propensa a erros, portanto, você deve sempre verificar novamente os e-mails de IA antes de enviá-los.

Para ver o que constitui um bom e-mail profissional, veja nossos exemplos de e-mail profissional.

Escrita de e-mail assistida por IA para uso pessoal

Embora os e-mails não profissionais beneficiem de um toque pessoal, você ainda pode usar a IA para ajudar a evitar erros comuns de e-mail e orientá-lo sobre o que dizer. As mesmas regras se aplicam seja um e-mail profissional ou pessoal: inclua o que você deseja que seja mencionado no prompt e revise o e-mail de IA para parecer mais com você.

Ao escrever a solicitação, lembre-se das regras de etiqueta do e-mail. Entre outras coisas, isso significa prestar muita atenção à ortografia e gramática adequadas, mas há outros aspectos a serem considerados com a IA. Especificamente, certifique-se de incluirtudo oque deseja no prompt, como a linha de assunto do e-mail, o nome do destinatário, assinaturas específicas ou uma linha mencionando um anexo.

Além disso, seja claro ao definir o tom certo. Por exemplo, se estiver escrevendo para uma criança, você pode gerar um e-mail de IA escrito em linguagem adequada para crianças.

Se você ainda tiver dúvidas, confira nossas dicas para escrever e-mails para obter mais conselhos.

Perguntas frequentes sobre e-mail de IA

Como você usa a escrita de e-mail assistida por IA?

Você pode criar um e-mail de IA escrevendo um prompt detalhado na janela de mensagem de IA. Recomendamos o uso de e-mails de IA como esboço ou rascunho. A IA ainda comete erros, por isso é sempre uma boa ideia revisar e revisar o rascunho antes de enviá-lo.

Quais são as melhores solicitações de escrita de IA para e-mails?

Escrever prompts de e-mail com IA pode ser tão simples quantoescrever um e-mail sobre…. No entanto, você obterá melhores resultados se incluir detalhes como tópico, duração, público e tom. Tente incluir todas as informações em uma única mensagem, pois algumas IA tratam as novas mensagens como uma sessão diferente.

Quais são algumas dicas para escrever e-mails com IA?

Preste muita atenção ao prompt de escrita da IA, porque a IA incluirá apenas o que você solicitar. Especificar o tom e o público é inteligente para que você possa adaptar seu idioma ao ambiente apropriado. Como sempre, revise o rascunho em busca de erros antes de enviá-lo – não apenas erros ortográficos e gramaticais, mas também erros factuais cometidos por uma IA confusa.