19 melhores habilidades de redação comercial que você precisa para ter sucesso

Quer ser um profissional de negócios melhor? Aprenda essas 19 melhores habilidades de redação comercial para se destacar!

No mundo dos negócios, os profissionais estão constantemente em comunicação uns com os outros. Eles enviam e-mails, propostas, relatórios e até mensagens diretas.

As habilidades de redação comercial são vitais para um profissional fazer bem o seu trabalho, mas muitos se formam na faculdade ou iniciam suas carreiras sem essas habilidades importantes. A redação comercial se comunica com colegas de trabalho, liderança organizacional, clientes ou outras partes interessadas sobre o negócio e suas operações. Ele precisa instruir, informar, persuadir e ajudar a criar transações. Acima de tudo, deve ser claro. Sólidas habilidades de redação comercial o levarão longe em sua carreira.

Embora você possa fazer um curso de redação comercial para ajudá-lo a aprender a escrever para um ambiente comercial, talvez não tenha tempo ou dinheiro para investir em tal treinamento. Você pode aprender a se comunicar bem nos negócios com algumas dicas úteis. Essas estratégias vão

1. Escreva com propósito

No mundo dos negócios, ter um propósito bem definido em tudo o que se faz é essencial, e a escrita não é exceção. A escrita intencional começa antes de você começar a escrever. Primeiro, você precisa saber por que está escrevendo e usar sua habilidade de comunicação empresarial para mostrar claramente esse propósito em sua escrita. A escrita objetiva ajuda você a criar uma comunicação escrita que chega ao ponto em menos palavras. O tempo é de grande valor nos negócios, portanto, chegar ao ponto rapidamente é útil.

2. Evite chavões e jargões

Cada setor tem suas palavras-chave e jargões. O dicionário Merriam-Webster define uma palavra da moda como “uma palavra ou frase que soa importante, geralmente técnica, muitas vezes com pouco significado, usada principalmente para impressionar leigos”. A definição de jargão é “A terminologia técnica ou característica de uma atividade ou grupo especial”. Bons escritores podem transmitir significado sem essas palavras desnecessárias ou às vezes confusas. Exemplos de buzzwords de negócios incluem:

• Sinergia
• Frutos mais baixos
• Círculo de volta
• Fora da caixa
• Ágil
• Aproveitar
• mova a agulha
• Mergulho profundo
• largura de banda
• Cloud-base
• Resumindo
• abordagem holística
• Cultura da empresa
• Hacking de crescimento

Acrônimos também podem ser um tipo de jargão ou chavão a ser evitado, a menos que sejam bem conhecidos em seu setor. Em vez disso, use escolhas de palavras mais precisas ou deixe esses termos fora de sua escrita.

3. Remova a emoção

A escrita comercial não é uma escrita emotiva. Embora alguns tipos de redação comercial se concentrem na persuasão, você usará fatos e confiança para persuadir, não uma linguagem altamente emocional. Isso não significa que você não possa explicar seu entusiasmo ou empolgação ao escrever. Apenas tome cuidado para que emoções e palavras emocionais não conduzam a comunicação e opte por uma estrutura de frase simples e uma comunicação clara e factual.

4. Advérbios de limite

Advérbios são palavras que modificam verbos, bem como outros modificadores. Se você usar um verbo forte, não precisará de um advérbio para modificá-lo. Leia sua comunicação comercial e veja onde você pode limitar o uso de advérbios. Por exemplo, você pode dizer isto:

• O cliente gritou com o membro da sua equipe.

O advérbio “alto” não é necessário para transmitir o significado apropriado aqui. Gritar é alto para que você possa dizer:

• O cliente gritou com o membro da sua equipe.

5. Mantenha-o curto

Tanto as frases quanto os parágrafos na comunicação empresarial devem ser curtos e diretos. Use estruturas de frases simples e evite frases contínuas a todo custo. Se você puder dizer algo com menos palavras do que escolheu, revise-o para uma versão mais curta. A comunicação longa e arrastada não é apropriada no agitado mundo dos negócios. Se você tiver um longo parágrafo ou e-mail que precisa enviar, procure uma maneira de separá-lo. Pedaços menores de texto são mais fáceis para o leitor digerir do que os longos.

6. Organize seus pensamentos

Quando você escreve trabalhos acadêmicos, geralmente começa com um esboço. O esboço ajuda você a organizar seus pensamentos em um padrão claro e bem pensado. Ajudaria se você fizesse a mesma coisa com a redação comercial. Mesmo que você não crie um esboço formal, certifique-se de organizar as ideias. Normalmente, para comunicação empresarial, você começará com as informações mais importantes ou o objetivo da comunicação, seguido pelos fatos ou informações adicionais que o leitor precisa saber.

Mantenha as informações menos importantes no final da comunicação. A organização de seus pensamentos também significa usar palavras de transição ao passar de uma frase para outra. Isso cria uma sensação de coesão e fluxo em sua peça. Além disso, torna o significado mais fácil de absorver.

7. Crie sua escrita de forma concisa

Mantenha seu estilo de escrita limpo e conciso. Use fortes habilidades de comunicação para dizer o que você quer dizer claramente, sem palavras desnecessárias. A escrita concisa é importante nos negócios porque o leitor normalmente não tem muito tempo para ler um documento, especialmente um e-mail comercial. Portanto, eles precisam ser capazes de digitalizar o documento comercial para obter as informações de que precisam sem demora.

8. Conheça seu público

A comunicação eficaz, seja falada ou escrita, requer conhecer seu público. Conhecer seu leitor informa se o leitor entenderá ou não uma frase ou terminologia específica e ajudará você a alcançá-los com seu significado. Conhecer seu público ajuda você a escolher o tom e o vocabulário para transmitir seu significado com mais facilidade. Também permitirá que você estabeleça o nível adequado de profissionalismo que o público espera de você.

9. Use um tom profissional

A redação comercial eficaz não será altamente pessoal. Embora você possa transmitir um tom amigável, você deve manter o profissionalismo. Às vezes, isso vem com o treinamento de redação, mas geralmente vem da experiência. Considere ler seu artigo em voz alta depois de terminar de escrevê-lo. Você transmite uma voz amigável, mas profissional, ou soa como se estivesse conversando com um bom amigo? Em seguida, enfeitar sua escrita, eliminando contrações e terminologia de gíria para torná-la mais profissional.

10. Narrar em Voz Ativa

A voz ativa envolve o sujeito de uma frase realizando a ação da frase. Portanto, escrever em voz ativa cria frases mais fortes e concisas. O oposto da voz ativa é a voz passiva, e você deve evitá-la sempre que possível em sua escrita. Aqui está um exemplo de uma frase de um e-mail comercial que usa voz passiva:

• A carta foi enviada a todos os departamentos.

Nesta frase, a carta não está fazendo a ação (enviando). Assim, está na voz passiva. Reformule-o dizendo:

• Tom enviou a carta a todos os departamentos.

Isso diz a mesma coisa, mas indica quem enviou a carta. Também transmite o significado com menos palavras e é uma frase mais forte. Você pode ter momentos em que a voz passiva é sua única opção, mas evite-a quando puder.

11. Declare fatos, não opiniões

Sua opinião é menos importante na comunicação empresarial do que outras formas de comunicação. No entanto, você provavelmente terá melhores resultados se declarar fatos com base em dados em sua comunicação. Você pode enfrentar momentos em que precisa expressar sua opinião em sua comunicação comercial. Nesses casos, deixe claro que o leitor está lendo sua perspectiva e opinião, não um fato conhecido. Esta divulgação ajudará o leitor a tomar decisões informadas sobre as informações que você apresenta.

12. Remova erros de gramática

Uma boa redação comercial deve estar livre de erros gramaticais fundamentais. Enviar comunicações comerciais com erros gramaticais faz com que você e sua organização pareçam menos profissionais. Portanto, se você estiver escrevendo e-mails ou relatórios, revise-os cuidadosamente para reduzir o número de erros. Se escrever não é sua habilidade mais importante, você pode usar um verificador gramatical, como o Grammarly, para ajudar. Lembre-se, porém, que mesmo o verificador gramatical mais forte depende da tecnologia para fazer seu trabalho. Sempre revise você mesmo antes de enviar qualquer texto comercial.

13. Mostre confiança ao escrever

Um e-mail ou boletim informativo eficaz para um ambiente de negócios transmitirá uma sensação de confiança. Você pode aprender a escrever com confiança mudando seu vocabulário e evitando a voz passiva. Manter sua escrita direta e forte transmitirá um alto nível de confiança. A confiança em sua escrita também a tornará mais eficaz. O leitor sentirá mais confiança em você e em sua capacidade de ajudá-lo com suas necessidades de negócios se sua escrita parecer confiante.

14. Mantenha a formatação simples

Mantenha a formatação simples ao escrever uma carta comercial, memorando ou relatório. Títulos e subtítulos podem ajudar a guiar o leitor pelas informações, mas evite formatações complexas, como fontes sofisticadas e uso excessivo de notas de rodapé. Lembre-se, você deseja criar um trabalho que o leitor possa digitalizar rapidamente para obter as informações necessárias. Portanto, use parágrafos curtos, polvilhe gráficos quando apropriado e use fontes profissionais em um tamanho que as pessoas possam ler facilmente para evitar frustrar ou confundir seus leitores.

15. Demonstrar adaptabilidade para diferentes tipos de escrita

A redação comercial inclui muitos tipos diferentes de redação. Como um escritor de negócios, você pode precisar escrever:

• Memorandos
• E-mails
• Relatórios
• postagens de mídia social
• Postagens no blog
• Mensagens diretas
• cartas comerciais

Saiba como adaptar seu estilo de escrita para combinar com essas diferentes plataformas de comunicação. Por exemplo, um relatório pode ter parágrafos mais longos do que um e-mail comercial, e uma postagem em mídia social permitirá uma linguagem mais pessoal do que uma carta comercial.

16. Mantenha um tom humano

Embora o profissionalismo seja importante, você ainda deseja que sua escrita transmita um tom humano. Atenha-se ao vocabulário cotidiano que você usaria ao falar com um cliente. Mantenha um tom agradável e otimista em sua escrita. Uma maneira de saber se você manteve seu toque pessoal em sua escrita é lê-la em voz alta quando terminar de escrever uma peça. Se parece que flui bem e não parece muito elevado quando você lê em voz alta, provavelmente é amigável o suficiente.

17. Mantenha-se consistente

Uma das habilidades de escrita de negócios mais desafiadoras é a consistência. Sua empresa é uma marca que precisa ter uma voz consistente e clara. Uma redação comercial melhor envolve manter uma voz de consentimento em tudo o que você escreve para sua marca. Muitas vezes, uma empresa cria diretrizes de marca para seus redatores. Aprender a estudar este documento e aplicá-lo à sua escrita o tornará mais consistente e fará de você um escritor melhor.

18. Escreva uma frase de chamariz

A maior parte da comunicação empresarial requer um call-to-action, que é uma declaração que indica o que você deseja que o leitor faça. Se você escrever uma peça de marketing, o CTA seria pedir uma amostra, demonstração ou compra. Se você estiver escrevendo um e-mail, pode pedir ao leitor que envie uma resposta. Se você estiver fazendo uma apresentação, seu CTA pode fazer perguntas ao público. O CTA deve esclarecer ao leitor o que você quer que ele faça com as informações que você apresentou. Portanto, deve ser conciso e direto. Não deve deixar nenhuma dúvida na mente do leitor sobre o que precisa acontecer agora que ele leu o que você escreveu.

19. Concluir uma edição final

Por fim, em todas as redações de negócios que você concluir, faça uma verificação final de duas coisas: clareza e brevidade. Primeiro, leia sua peça para ter certeza de que está clara. Em seguida, leia-o como se não conhecesse o assunto. Você transmite o que precisa transmitir? Em seguida, leia a peça para garantir que seja o mais breve possível. Você incluiu todas as informações essenciais, mas nada mais? Mantenha apenas palavras e frases que sejam importantes para o significado da comunicação. Elimine o máximo possível sem alterar o significado da peça e você estará pronto para enviar seu rascunho final ao destinatário pretendido.

Ao editar a gramática, também recomendamos reservar um tempo para melhorar a pontuação de legibilidade de um texto antes de publicar ou enviar

Se ainda precisar de ajuda, nosso guia de gramática e sintaxe explica mais.