5 hábitos de e-mail para manter sua caixa de entrada (e colegas de trabalho) felizes

É aquela rara e linda segunda-feira em que você chega cedo ao escritório. Seu trajeto não foi tão irritante como de costume, seu café ainda está quente e ninguém está por perto ainda. Seu coração dispara com esta deliciosa oportunidade de fazer algum trabalho real sem as distrações usuais.

Você abre seu laptop apenas para descobrir vinte e sete e-mails não lidos. Seus ombros caem em desespero. Quantos deles importam? Algum deles? E se um fizer e você perder? Melhor começar a peneirar.

Sua frustração aumenta quando você percebe que uma dúzia deles não lhe diz respeito – alguém de outro departamento decidiu “ligá-lo” na discussão de um artigo que seu acupunturista encaminhou. Rolando para baixo, isso foi antes, vamos ver. . . seis outros entraram na conversa, no estilo responder tudo. Argh. Respirações profundas.

Os exageros e perturbações do e-mail são muitos, mas notamos alguns que são especialmente insultados - o tipo de erro que um modelo de etiqueta de e-mail como você nunca cometeria. Lidere seus colegas pelo exemplo: aqui está nossa contagem regressiva de bons hábitos de e-mail a serem lembrados.

5 Evite a superlotação do CC

Chet, o novo redator de sua empresa, está redigindo algumas palavras para Pauline, do departamento de design, usar. O vice de Pauline, Brandon, vai substituí-la na quinta-feira, então Chet o copia também. Tem que ser minucioso.

Chet também não tem certeza de que está resumindo com precisão a explicação de Gwyn sobre seu próximo lançamento, então por que não copiá-la também, para esclarecimento? Gwyn disse algo sobre o texto precisar de uma revisão legal, então, Chet argumenta, é melhor ligar esses caras. E Mia, a gerente de projeto, odeia não saber o que está acontecendo, então, bem, você vê onde isso está indo. Afaste-se do botão enviar, Chet.

Uma tarefa relativamente pequena pode rapidamente se transformar em um pesadelo para todos os funcionários, se você não for criterioso. E mesmo que você tenha boas intenções e boas razões, humanos decentes às vezes fazem coisas indecentes com o botão responder a todos. Você está disposto a arriscar?

Se for vital enviar um e-mail para muitas pessoas de uma só vez, considere colocar seus endereços no campo BCC, para que aqueles que responderem não entupam dezenas de outras caixas de entrada.

Outra solução para Chet pode ser dividir essa tarefa em partes menores: atualize os designers em um e-mail, entre em contato com Gwyn em outro, passe pelo curral legal e pergunte quando eles podem conversar e informe Mia na reunião de planejamento desta tarde. Falando nisso . . .

4 Saiba quando e quando não enviar e-mails

O e-mail é uma boa ferramenta, mas muitas vezes é um substituto ruim para a conversa em tempo real – especialmente do tipo em que você precisa de espaço para fazer ou responder perguntas de acompanhamento e esclarecer à medida que avança. Alguns exemplos:

• Consultando o RH sobre seu novo plano de seguro? Uma explicação exaustiva por e-mail parece uma tarefa árdua de ler, quanto mais escrever. Pegue um bloco de notas e converse.
• Consultando um especialista sobre um assunto técnico complexo? Algumas conversas de vai-e-vem podem ajudá-lo a entender os detalhes mais rapidamente do que o e-mail.
• Discutir detalhes confidenciais com o departamento de folha de pagamento ou com o advogado da empresa? Sua pasta Enviados pode não ser o melhor repositório para esses segredos saborosos.

O outro lado desse ato de equilíbrio é saber quando você deve enviar um e-mail. Às vezes, o assunto simplesmente não merece uma conversa completa. Momentos como esses são quando o e-mail brilha.

Se o problema for urgente - como hoje, agora urgente - talvez seja melhor enviar uma mensagem, em vez de esperar que os destinatários verifiquem sua caixa de entrada.

3 Não se esqueça da linha de assunto

Nem todo mundo esvazia sua caixa de entrada diariamente, ou talvez nunca.

Um repórter que recebe cem e-mails por dia, alguns cruciais e outros fúteis, pode fazer uma triagem de quais parecem valer a pena abrir. Tais julgamentos rápidos dependem da linha de assunto. Supondo que você não queira que suas correspondências com pessoas ocupadas sejam ignoradas para sempre, você precisa deixar claro por que está escrevendo e que isso importa.

Além disso, mantenha-o breve. Não há necessidade de sua linha de assunto se assemelhar a um micropoema do conteúdo do seu e-mail.

Dica profissional: alguns e-mails veteranos, cautelosos com a possibilidade de enviar uma nota pela metade, não colocam um endereço de e-mail válido na linha Para até que estejam prontos para enviar. Em vez disso, eles colam temporariamente o endereço do destinatário na linha de assunto, onde será fácil encontrar e mover quando chegar a hora. Esta última etapa pode ser um lembrete útil para preencher essa linha de assunto.

2 Nem um respondente “+1” nem um reencaminhador serão

Respeitar as caixas de entrada das pessoas significa assumir a responsabilidade sobre o que sua pasta enviada diz sobre você.

Um colega que escreve um e-mail atencioso e lúcido que ilumina o seu dia merece algo melhor do que um emoji positivo de volta. Esse tipo de resposta “+1” é semelhante a dizer “cool beans” e mudar de assunto quando um amigo lhe oferece uma carona para o aeroporto. Você não quer mostrar um pouco mais de agradecimento, ou pelo menos de reconhecimento?

Da mesma forma, um emaranhado de afazeres, acompanhamentos e talvez-alguém-financeiro-pode-responder a essas incertezas raramente é melhorado compartilhando-o com ainda mais pessoas. Quando você se torna parte da trupe de malabarismo de mensagens encaminhadas, constantemente desviando mensagens em direções aleatórias com pouca consideração pelo que significa ou para quem, isso significa que nada do que você está escrevendo ou compartilhando realmente importa. Você pode fazer melhor.

1 Não embosque as pessoas casualmente enfiando em seu chefe

Suponha que você tenha trocado e-mails com alguém, dizendo algo que eles não querem ouvir. Você conseguiu manter as coisas relativamente educadas até agora: “Não, me desculpe, esse prazo não é realista”, você está dizendo. “Sim, entendo sua preocupação, mas a equipe jurídica diz que não podemos alterar essa redação.”

Em seguida, vem a bomba na próxima resposta: eles estão acusando seu gerente. Aparentemente, essa pessoa está insatisfeita com suas respostas e decidiu que uma escalada está em ordem. Oof.

Há muitas vezes em que faz sentido adicionar o chefe de alguém a um tópico, mas esse não é um deles. Esse tipo de ataque furtivo deixa as pessoas se sentindo queimadas; sua próxima interação com eles provavelmente não será cordial. Em outras palavras, não é uma boa aparência. E corre o risco de queimar pontes na próxima vez que você tiver que trabalhar em conjunto.

Felizmente, este é fácil de evitar; tudo o que você precisa fazer é não enganar as pessoas tentando usar o chefe deles como um porrete.

Obrigado por ler até aqui e, por favor, evite clicar em responder a tudo em sua resposta.