O que é um caso de negócios?

Um business case é um documento apresentado às partes interessadas da empresa que descreve as razões para prosseguir um projeto ou decisão de negócios. É desenvolvido durante a fase inicial de um projeto e examina como e por que uma empresa deve abordar um problema ou oportunidade de negócio específico.

Apresentar um caso de negócio requer mais do que uma boa ideia e uma atitude positiva. É necessária uma redação profissional eficaz que convença as pessoas do outro lado de uma mesa de conferência de que sua proposta é boa.

Explicaremos o que é um business case e por que ele é necessário. Também forneceremos dicas sobre como redigir seu próximo caso de negócios e explicaremos como ele difere de um plano de negócios.

O que é um caso de negócios?

Um business case é um documento escrito para convencer as partes interessadas da empresa de que um projeto beneficiará sua organização no longo prazo. O documento identifica um problema ou oportunidade de negócio, uma solução proposta e alternativas, o custo, as partes interessadas do projeto e os riscos e benefícios de buscar a solução.

Em outras palavras, aborda quem, o quê, por que e como de questões específicas de negócios.

Este documento explica por que usar o tempo ou os recursos de uma empresa para resolver um problema específico é uma boa ideia. Uma boa redação pode ajudá-lo a comunicar a importância de abordar um problema e obter a aprovação de sua ideia. Por esse motivo, evite usar jargões, pois as pessoas que analisam o seu caso de negócio podem não ter experiência no assunto.

Quando uma ideia de projeto é identificada e avaliada, uma parte interessada escreve um caso de negócio, que submete a um executivo, ao conselho de administração ou aos acionistas da empresa para aprovação.

Depois de aprovado, o projeto passa para a fase de planejamento. O business case será útil durante esta fase porque você terá identificado as estratégias, bem como o tempo e o custo necessários para concretizar o projeto. Iniciar uma fase de planejamento do projeto sem um business case pode gerar confusão ou atrasos no futuro.

Quando usar um caso de negócios?

Você deve usar um business case sempre que precisar justificar o uso de dinheiro, tempo, pessoas ou outros recursos para um projeto. Por exemplo, se uma empresa de comunicação social quisesse expandir a sua presença online, escreveria um caso de negócio explicando como isso beneficiaria a empresa e quanto custaria. O business case também forneceria alternativas para o projeto, detalharia os riscos e delinearia uma estratégia para levar o projeto à conclusão.

Você também deve usar um caso de negócios para criar um roteiro de projeto, identificando as principais partes interessadas, orçamentos e cronogramas.

Algumas empresas podem exigir um business case antes de aprovar decisões importantes, como atualização de computadores ou mudança de escritórios.

Depois de enviar um caso de negócios, as partes interessadas analisarão o documento antes de aprová-lo. Se não estiverem convencidos de que um projeto vale a pena, poderão revisar ou rejeitar o caso de negócio.

O que um caso de negócios deve incluir?

Existem quatro elementos principais a serem incluídos em um business case: resumo executivo, finanças, definição do projeto e organização do projeto.

1 Resumo executivo

Seu resumo executivo é o quê e por quê do seu caso de negócios. Esta visão geral concisa identifica o problema ou oportunidade de negócio, propõe uma solução e explica por que isso beneficiaria a empresa.

Embora seja a primeira coisa que as partes interessadas leem, deve ser a última coisa que você escreve, porque primeiro você precisará definir o escopo do projeto.

2 Finanças

A seção de finanças é onde você falará sobre dinheiro.

Esta seção contém informações sobre quanto custa o projeto, como pagá-lo, os impactos no fluxo de caixa e o retorno do investimento (ROI) esperado. A seção financeira de um caso de negócios é amplamente lida por pessoas que aprovam o financiamento, mas também pode ser motivo de preocupação para acionistas ou outras pessoas com interesse financeiro na empresa.

3 Definição do projeto

A definição do projeto ocupa a maior parte de um caso de negócio. Ele descreve por que um projeto é necessário – seus objetivos, riscos, benefícios e principais partes interessadas – e fornece um plano do projeto. Em outras palavras, fornece mais informações sobre o quê, por que, quem e como do projeto.

Um business case sólido fornece informações básicas sobre o projeto e sua necessidade. Por exemplo, um caso de negócios para iniciar um programa de influenciadores em uma empresa de mídia discutiria o aumento da popularidade das mídias sociais e como os influenciadores podem beneficiar as empresas.

As principais partes interessadas podem ser pessoas da equipe ou de fora da empresa com experiência ou recursos que possam ajudar no projeto. Esta seção deve examinar se há necessidade de colaboração interdepartamental e se há limitações ou obstáculos, como projetos em andamento.

Por último, você deve discutir várias opções para resolver este problema. Procure três a cinco alternativas e aborde as implicações de não prosseguir com o projeto.

4 Organização do projeto

A organização do projeto descreve a governança do projeto ou a cadeia de comando das pessoas que implementam um projeto. Isso inclui delegar responsabilidades a pessoas de todos os níveis, estruturar diferentes níveis de tomada de decisão e desenvolver um sistema de relatórios de progresso para manter a empresa atualizada sobre o projeto.

Caso de negócios vs. plano de negócios

Um caso de negócios e um plano de negócios cobrem muitos dos mesmos tópicos, mas há uma diferença significativa entre os dois. Um caso de negócios trata de um projeto ou questão comercial singular, enquanto um plano de negócios diz respeito a todas as partes de uma empresa durante um período mais longo.

Por exemplo, uma editora pode desenvolver um caso de negócio para discutir a aquisição de uma nova publicação dentro de um ano. A mesma empresa pode criar um plano de negócios para examinar opções para aumentar a receita global ao longo de cinco anos.

Exemplo de caso de negócios

Descubra se sua empresa possui modelos de casos de negócios predefinidos. De qualquer forma, use este exemplo de caso de negócios como um guia para obter a aprovação do seu próximo projeto.

Aqui, estamos tentando convencer uma empresa de equipamentos esportivos a produzir equipamentos para pickleball. Tenha em mente que um caso de negócios real provavelmente exigirá muito mais informações do que apresentamos aqui.

Sumário executivo

Espera-se que o mercado global de pickleball seja avaliado em US$ 155,4 bilhões até 2033, e os compradores individuais deverão responder por mais da metade da demanda por equipamentos de pickleball, de acordo com especialistas do setor.

Nossa empresa não produz equipamentos de pickleball, embora produzamos produtos similares e tenhamos um nome respeitável na indústria de equipamentos esportivos. Ao produzir e vender equipamentos de pickleball, podemos estabelecer nosso lugar no mercado em crescimento e expandir nosso portfólio de negócios. Estima-se que US$ 20 milhões por ano podem ser ganhos com esse empreendimento.

Finanças

Os custos esperados deste projeto são estimados em US$ 1 milhão.

Pesquisa e desenvolvimento: US$ 250.000

Marketing: $ 250.000

Fabricação e treinamento: US$ 500.000

Prevemos atingir o ponto de equilíbrio em nossos primeiros seis meses de produção e atingir uma receita anual estimada de US$ 20 milhões em cinco anos. O projeto obteria dinheiro de um fundo de reserva usado pela empresa para financiar novos empreendimentos.

Definição do projeto

O projeto visa ganhar uma posição no mercado global de pickleball através da produção e venda de equipamentos de pickleball. Nossa empresa produz equipamentos esportivos há 100 anos e está bem posicionada para se tornar um importante player nesta indústria em crescimento, que deverá ser avaliada em US$ 155,4 bilhões até 2033.

Os principais participantes são as equipes de Pesquisa e Desenvolvimento, Marketing, Finanças e Fabricação. A Pesquisa e Desenvolvimento teria a tarefa de criar um produto confiável dentro de um preço determinado pelas Finanças. Esse processo deve levar de um a três meses. O marketing levará então o produto a grupos de interesse público durante um mês para avaliar o interesse público.

A Pesquisa e Desenvolvimento fará então as alterações finais e a Fabricação iniciará a produção um mês depois. Esperamos que os produtos cheguem às prateleiras seis meses após a aprovação final.

Alternativas

Terceirizar a produção: cronograma de produção mais rápido e custos mais baixos, embora o equipamento fosse menos confiável e tivesse maior probabilidade de ser devolvido, reduzindo nossas margens de lucro.

Fique fora do mercado de pickleball: perca uma receita anual estimada em US$ 20 milhões.

Busque outras oportunidades de pickleball, incluindo patrocínios: não é nossa área de especialização.

Organização do projeto

Em relação às responsabilidades e funções de tomada de decisões, os departamentos devem seguir o padrão de governança de projetos da empresa. Os gerentes associados fornecerão atualizações diárias aos supervisores de seus departamentos. Cada supervisor de departamento fornecerá atualizações semanais ao conselho de administração e ao CEO.

Perguntas frequentes sobre casos de negócios

O que é um caso de negócios?

Um business case é um documento usado para persuadir as partes interessadas da empresa a prosseguir um projeto. Ele identifica um problema de negócios, ou oportunidade, e uma solução. Em seguida, mapeia quanto custaria o projeto, como realizá-lo e como isso beneficiaria a empresa.

O que um caso de negócios deve incluir?

Um business case deve incluir quatro componentes principais:

• Um resumo executivo que explica o projeto, por que ele deve ser aprovado e seus benefícios
• Uma seção financeira que descreve quanto custaria o projeto, o retorno esperado do investimento e quaisquer projeções de receita
• Uma definição de projeto que estabelece o escopo do projeto
• Um sistema organizado para supervisionar a implementação do projeto

Quando você deve usar um caso de negócios?

Use um caso de negócios sempre que tentar persuadir as partes interessadas da empresa a aprovar o uso de bens ou recursos para um determinado projeto ou despesa.

Qual a diferença entre um caso de negócios e um plano de negócios?

Um caso de negócios refere-se a um aspecto de uma empresa ou de um projeto específico. Um plano de negócios cobre toda a empresa por um período mais longo.