O que fazer e o que não fazer na etiqueta de e-mail comercial

Poucas coisas podem manchar sua marca profissional tanto quanto um e-mail mal escrito e equivocado. Um clique no botão “enviar” pode ser a diferença entre uma troca comercial bem-sucedida e um potencial problema de RH ou conflito entre colegas de trabalho. E embora os americanos enviem centenas de milhares de e-mails por dia, isso não deve ser considerado um dado adquirido.

Quer você seja um profissional sênior ou um novato no escritório, aqui estão 13 coisas que devemos e não devemos fazer na etiqueta de e-mail comercial.

Preste atenção ao assunto

Escreva uma linha de assunto clara e concisa que reflita o corpo do e-mail. Evite linhas de assunto com palavras genéricas como “Oi”, “Touching Base” ou “FYI” e não deixe a linha de assunto em branco.

Use uma saudação adequada

“Oi” e “Ei” comunicam falta de profissionalismo e maturidade. Comece seu e-mail com frases como “Bom dia”, “Boa tarde”, “Boa noite” ou “Olá”. “Bom dia” ou “Saudações” são outras frases utilizadas com frequência no cenário internacional.

Use uma introdução

Em culturas como os EUA, a melhor prática é que o remetente se apresente pelo nome e sobrenome, com algumas informações básicas nas primeiras linhas. Por exemplo, “Prezada Sra. Mandell: Meu nome é Sharon Schweitzer, fundadora do Acesso à Cultura. Fui indicado a você por. . .” ou “Meu nome é Sharon Schweitzer e sou um especialista em negócios internacionais, escrevendo para você sobre. . .” Isso é especialmente importante ao se apresentar a novos contatos, clientes em potencial, clientes e empregadores que desejam saber como você recebeu suas informações de contato.

Conheça a cultura

Ao enviar e-mails para pessoas de culturas indiretas, é protocolo adequado e uma prática recomendada pesquisar os costumes do país. Por exemplo, no Japão, é educado, apropriado e habitual perguntar sobre o tempo na primeira frase de um e-mail comercial. Por outro lado, seria inapropriado enviar um e-mail apresentando-se a um potencial contato japonês. Nas culturas indiretas, as apresentações são feitas apenas por terceiros que se respeitam mutuamente devido ao costume; e-mails frios são ignorados, excluídos, bloqueados e/ou marcados como lixo eletrônico.

Não inclua humor e sarcasmo

Os e-mails podem ser facilmente mal interpretados por meio de texto sem contexto. O humor é específico da cultura. Evite humor e sarcasmo em e-mails, pois o destinatário pode ficar confuso ou, pior, ofendido.

Verifique novamente seus anexos

Ao anexar um arquivo, reserve alguns segundos extras para colá-lo também no corpo do e-mail. Isso mostra consideração para com o destinatário, economizando tempo e risco na abertura de anexos. Isso consome mais tempo para você? Sim. Vale a pena? Sim.

Não clique em “Responder a todos”

Evite usar “Responder a todos”, a menos que todos precisem saber. Quando o C-Suite (CEO/COO) ou assistente administrativo enviar um e-mail para 10 funcionários solicitando voluntários para um projeto de serviço comunitário, responda ao administrador, não a todos os 10 membros. Por que fazer com que outras dez pessoas excluam seu e-mail? Responder a todos é uma função para deliberações contínuas sobre um assunto específico.

Responda de maneira conveniente

Responder dentro de 24 horas é uma cortesia comum. Deixe alguém esperando por mais tempo e você não será apenas considerado rude - isso pode custar-lhe negócios no longo prazo. Se você involuntariamente deixou alguém esperando por mais de 24 horas ou surgiram circunstâncias atenuantes, explique educadamente a situação e expresse suas desculpas.

Não use emojis

Esses pequenos ícones piscantes e sorridentes são para mensagens de texto. Eles são inadequados e pouco profissionais em um e-mail comercial. Os emoticons podem desviar e-mails para um filtro de spam ou caixa de lixo eletrônico e podem parecer imaturos e pouco profissionais.

Proteja a privacidade

O e-mail é público. Mesmo que um e-mail seja excluído, serviços online e programas de software podem acessar mensagens no disco rígido. Antes de clicar em “enviar”, considere o que pode acontecer se um colega de trabalho, seu concorrente, um empregador, o FBI ou qualquer destinatário não intencional ler seu e-mail. Pense desta forma: como seria meu e-mail se fosse postado no Facebook?

Não seja negativo

Não é apropriado enviar comentários negativos por e-mail. Um e-mail com letras maiúsculas denota raiva em um e-mail. Essas mensagens antagônicas causam constrangimento muito depois de o e-mail ter sido enviado e recebido. Se você precisar transmitir más notícias por e-mail, use palavras objetivas e apresente os fatos. A comunicação cara a cara é melhor para transmitir más notícias.

Faça a revisão

Verifique e verifique novamente se há erros ortográficos e gramaticais. Esses erros fazem você parecer pouco profissional e reduzirão a probabilidade de o e-mail ser levado a sério. O software de e-mail vem com muitas ferramentas profissionais, como verificação ortográfica – use-as.

Não se esqueça da conversa mais próxima

Ao informar ao destinatário que uma resposta não é necessária, o ciclo do e-mail não continua perpetuamente. Encerre com “Não é necessária resposta”, “Obrigado novamente”, “Vejo você na reunião do conselho na terça-feira” ou “Por favor, deixe-me saber se posso ajudar em mais alguma coisa”. Termine seu e-mail com um encerramento como “Atenciosamente”, “Atenciosamente”, “Atenciosamente”, “Obrigado” ou outra frase apropriada.