Os prós e contras da etiqueta de e-mail comercial

Poucas coisas podem manchar sua marca profissional como um e-mail mal escrito e mal direcionado. Um clique no botão “enviar” pode ser a diferença entre uma troca de negócios bem-sucedida e um possível problema de RH ou conflito de colegas de trabalho. E enquanto os americanos enviam centenas de milhares de e-mails por dia, isso não deve ser dado como certo.

Seja você um profissional sênior ou um novato no escritório, aqui estão 13 coisas que você deve lembrar sobre etiqueta de e-mail comercial.

Preste atenção na linha de assunto

Escreva uma linha de assunto clara e concisa que reflita o corpo do e-mail. Evite linhas de assunto com palavras gerais como “Oi”, “Touching Base” ou “FYI” e não deixe a linha de assunto em branco.

Use uma saudação adequada

“Oi” e “Ei” comunicam falta de profissionalismo e maturidade. Comece seu e-mail com frases como “Bom dia”, “Boa tarde”, “Boa noite” ou “Olá”. “Bom dia” ou “Saudações” são outras frases usadas com frequência no cenário internacional.

Use uma introdução

Em culturas como os EUA, a melhor prática é que o remetente se apresente pelo nome e sobrenome com algumas informações básicas nas primeiras linhas. Por exemplo, “Prezada Sra. Mandell: Meu nome é Sharon Schweitzer, fundadora do Access to Culture. Fui indicado a você por . . .” ou “Meu nome é Sharon Schweitzer e sou uma especialista em negócios internacionais escrevendo para você sobre . . .” Isso é especialmente importante ao se apresentar a novos contatos, clientes em potencial, clientes e empregadores que desejam saber como você recebeu suas informações de contato.

Conheça a Cultura

Ao enviar e-mails para pessoas de culturas indiretas, é um protocolo adequado e uma prática recomendada pesquisar os costumes do país. Por exemplo, no Japão, é educado, apropriado e costumeiro perguntar sobre o clima na primeira frase de um e-mail comercial. Por outro lado, seria inapropriado enviar um e-mail apresentando-se a um possível contato japonês. Nas culturas indiretas, as apresentações são feitas apenas por terceiros mutuamente respeitados devido ao costume; e-mails frios são ignorados, excluídos, bloqueados e/ou marcados como lixo eletrônico.

Não inclua humor e sarcasmo

Os e-mails podem ser facilmente mal interpretados por meio de texto sem contexto. O humor é específico da cultura. Evite tanto humor quanto sarcasmo em e-mails, pois o destinatário pode ficar confuso ou, pior, ofendido.

Verifique novamente seus anexos

Ao anexar um arquivo, tenha a gentileza de levar alguns segundos extras para colá-lo também no corpo do e-mail. Isso mostra consideração ao destinatário, economizando tempo e risco ao abrir anexos. Isso é mais demorado para você? sim. Vale a pena? sim.

Não clique em “Responder a todos”

Evite usar “Responder a todos” a menos que todos precisem saber. Quando o C-Suite (CEO/COO) ou assistente administrativo enviar um e-mail para 10 membros da equipe solicitando voluntários para um projeto de serviço comunitário, responda ao administrador, não a todos os 10 membros. Por que fazer dez outras pessoas excluirem seu e-mail? Responder a todos é uma função para deliberações contínuas sobre um assunto específico.

Responda com agilidade

Responder dentro de 24 horas é uma cortesia comum. Deixe alguém pendurado por mais tempo e você não será apenas visto como rude - isso pode custar seus negócios a longo prazo. Se você, sem querer, deixou alguém esperando por mais de 24 horas ou surgiram circunstâncias atenuantes, explique educadamente a situação e peça desculpas.

Não use emojis

Esses pequenos ícones piscando e sorridentes são para mensagens de texto. Eles são inadequados e pouco profissionais em um e-mail comercial. Os emoticons podem desviar e-mails para um filtro de spam ou caixa de correio de lixo eletrônico e podem parecer imaturos e pouco profissionais.

Proteja a privacidade

O e-mail é público. Mesmo que um e-mail seja excluído, serviços online e programas de software podem acessar mensagens no disco rígido. Antes de clicar em “enviar”, considere o que pode acontecer se um colega de trabalho, seu concorrente, um empregador, o FBI ou qualquer destinatário não intencional ler seu e-mail. Pense desta forma: como ficaria meu e-mail se fosse postado no Facebook?

Não seja negativo

É inapropriado enviar comentários negativos por e-mail. Um e-mail em letras maiúsculas denota raiva em um e-mail. Essas mensagens antagônicas causam constrangimento muito tempo depois que o e-mail foi enviado e recebido. Se você precisar transmitir más notícias por e-mail, use palavras objetivas e exponha os fatos. A comunicação face a face é a melhor para transmitir más notícias.

Faça uma revisão

Verifique e verifique novamente quanto a erros ortográficos e gramaticais. Esses erros fazem você parecer pouco profissional e reduzirão a probabilidade de o e-mail ser levado a sério. O software de e-mail vem com muitas ferramentas profissionais, como verificação ortográfica - use-as.

Não se esqueça da conversa mais próxima

Ao informar ao destinatário que uma resposta não é necessária, o ciclo de e-mail não continua perpetuamente. Encerre com “Não é necessário responder”, “Obrigado novamente”, “Vejo você na reunião do conselho na terça-feira” ou “Por favor, deixe-me saber se posso ser útil”. Termine seu e-mail com um fechamento como "Atenciosamente", "Atenciosamente", "Atenciosamente", "Obrigado" ou outra frase apropriada.