Como escrever um e-mail de consulta comercial com exemplos
Publicados: 2022-03-22Já achou complicado escrever uma consulta de negócios? Você não está sozinho. Pode ser tedioso, mas escrever e-mails de perguntas de negócios educados e profissionais é uma habilidade essencial na vida profissional moderna.
Uma consulta de negócios bem escrita, clara e concisa, comunicará sua solicitação de forma eficaz. Deve garantir uma resposta rápida com todas as informações que você precisa para fazer seu trabalho.
Para ajudá-lo, detalhamos o processo, descrevendo as partes fundamentais da criação de um e-mail eficaz para consultas comerciais. Fornecemos um conjunto de diretrizes e práticas recomendadas que ajudarão qualquer pessoa a criar a consulta perfeita. Também apresentaremos o formato de e-mail de consulta comercial, forneceremos amostras e mostraremos como enviá-las com confiança – e mais rápido – graças ao nosso modelo de e-mail de consulta comercial.
Quando você ler esta postagem no blog, terá adquirido o conhecimento e as habilidades que lhe dão a melhor chance de obter as informações que deseja, quando quiser e iniciar cada novo relacionamento com o pé direito.
O que é uma consulta comercial?
Vamos começar definindo o que é uma consulta de negócios.
Um inquérito é um pedido de informação.
Uma consulta de negócios é uma solicitação formal de informações de uma organização.
Alguns dos motivos pelos quais você pode enviar um e-mail de consulta comercial incluem:
- Solicitar um catálogo, preços ou informações sobre um produto
- Solicitando detalhes de um serviço
- Querendo uma amostra do produto
- Solicitando a disponibilidade de espaço, por exemplo, em um hotel ou exposição.
Esses são apenas alguns motivos, mas há uma gama quase ilimitada de situações em que é necessário solicitar informações de outra empresa.
Em certo sentido, a investigação de negócios pode ser definida como o primeiro passo para formar um relacionamento com uma empresa. Afinal, você o escreve para saber mais sobre o serviço, produto ou empresa que considera usar, comprar ou fazer parceria. A principal característica é que essa comunicação visa solicitar informações mais detalhadas da empresa.
OK, então você precisa fazer uma consulta comercial. Claro, você pode simplesmente enviar uma mensagem para alguém e dizer: "Você pode me enviar XXX" ou "Eu quero YYY". No entanto, isso pode prejudicar sua reputação e qualquer empresa que você represente.
Ao escrever online, há uma tendência de muitos de nós escrevermos de forma conversacional, descobriram os pesquisadores. Embora essa abordagem possa ser adequada ao escrever para um amigo, ser informal pode ser percebido como rude, indelicado e até pouco profissional em comunicações comerciais.
Também existem diferenças notáveis, principalmente ao se comunicar com empresas em diferentes países ou culturas. Por exemplo, os americanos são mais propensos a fazer elogios. Em contraste, os acadêmicos descobriram que os coreanos vão direto ao ponto ao comparar os hábitos de e-mail das duas nações. Aderindo a uma estrutura estabelecida, você evita o potencial de confusão intercultural.
O princípio básico do e-mail é se comunicar com "clareza e empatia", diz Erica Dhawan, especialista em comunicação e colaboradora da Harvard Business Review. O conselho dela é que você deve desacelerar e se concentrar tanto no que diz quanto em como diz, ou pode afetar a percepção que uma empresa pode ter de você.
Nós concordamos totalmente. Por isso criamos nosso guia completo sobre o tema. O restante desta postagem do blog ajudará você a evitar problemas e armadilhas comuns ao criar um e-mail de consulta comercial.
Como escrever um e-mail de consulta comercial – O guia completo
É hora de começar a escrever. Toda consulta de negócios deve seguir um formato padrão que dita sua estrutura e um conjunto de diretrizes que moldam seu conteúdo. As três partes a seguir ajudarão você a navegar por essas nuances em qualquer situação.
A quem se dirige o seu e-mail de consulta comercial?
Antes de colocar a caneta no papel e orientá-lo sobre como escrever um e-mail solicitando informações, vamos começar identificando quem o receberá.
A questão-chave é: você está escrevendo para uma conta de e-mail pessoal ou corporativa?
Muitas organizações têm um endereço de e-mail genérico para consultas (como hello@ ou info@). Ao escrever para esses endereços de e-mail, você deve ser formal e direto. Você está essencialmente abordando uma organização.
Um e-mail pessoal permite que você se envolva diretamente com uma pessoa, abordando-a com o nome dela. Usar o primeiro nome de alguém pode criar uma conexão instantânea, mas pode ser culturalmente inaceitável no mundo dos negócios.
Nosso conselho é ser cauteloso. É melhor ser formal do que informal. Dessa forma, você evita o risco de incomodar ou ofender alguém.
Precisa de mais algumas dicas de etiqueta de e-mail? Em seguida, nosso guia para regras e etiqueta de e-mail.
O formato padrão de e-mail de consulta comercial
Uma consulta de negócios profissional segue um formato tradicional que explica claramente o que você deseja. Há cinco aspectos principais para isso:
- Assunto do e-mail para consulta
- Saudações
- Corpo
- Fechamento
- Aprovação/assinatura
Vejamos detalhadamente as diferentes partes do formato de e-mail de consulta de negócios perfeito.
1. Assunto do e-mail para consulta
Ao escrever um e-mail para consultas comerciais, mantenha a linha de assunto do e-mail curta, agradável e direta ao ponto. O melhor assunto de e-mail para cópia de consulta é curto, educado e profissional.
Detalhamos alguns exemplos de e-mail de consulta comercial posteriormente, mas nos concentramos em mantê-los com o mínimo de palavras possível.
2. Saudação
A chave aqui é seguir a formalidade. A menos que você esteja em termos de primeiro nome com a pessoa, evite "Oi", "Ei" ou "Olá" e atenha-se aos cumprimentos formais testados e comprovados, como "Prezado".
Usar termos profissionais pode melhorar a forma como você e a organização que você representa são percebidos. Descrevemos por que esse é o caso e explicamos como iniciar um e-mail profissional em nosso recurso.
3. Corpo
O corpo é a carne da sua mensagem onde você faz o pedido. O princípio básico ao criar um e-mail para consultas comerciais é ir direto ao ponto.
A razão é que estamos todos nos afogando sob o peso da comunicação digital, e muitos de nós não lemos o e-mail inteiro, diz Matt Plummer. Em vez disso, verificamos as informações essenciais.
Mantê-lo conciso, doce e direto ao ponto é fundamental para obter uma resposta. Também reduz o risco de mal-entendidos.
Suponha que você esteja solicitando várias informações de uma só vez em seu e-mail de consulta, como solicitar detalhes sobre uma variedade de produtos. Nesse caso, você pode usar marcadores para tornar suas solicitações mais claras, mantendo a contagem de palavras baixa.
4. Fechamento
Depois de fazer sua solicitação, forneça uma breve declaração de encerramento ao seu e-mail de consulta comercial. É útil aqui descrever como você usará as informações e as próximas etapas. Por exemplo, se você estiver solicitando um catálogo, explique que deseja fazer um pedido em breve.
No seu fechamento, gerencie as expectativas. Se precisar de informações até uma data específica, diga. Além disso, esclareça os canais de comunicação apropriados. Se você está preocupado com chamadas frias, informe às pessoas o canal mais adequado para entrar em contato com você.
5. Aprovação/Assinatura
Não se esqueça de adicionar uma assinatura apropriada (sua fielmente, sinceramente ou similar) e uma assinatura contendo todos os seus detalhes, incluindo nome, cargo e detalhes de contato.
Se você está pedindo a alguém para lhe enviar algo pelo correio, verifique se seu endereço está correto.
Quer saber mais sobre como enviar um e-mail de consulta? Leia nosso guia sobre como encerrar um e-mail profissionalmente.
Práticas recomendadas para escrever uma consulta de negócios
Com alguma inspiração da Harvard Business Review, produzimos cinco práticas recomendadas para escrever um e-mail de consulta para fins comerciais. Siga estes, e cada pedido de informação será comunicado de forma clara e eficaz.
- Adapte a mensagem
- Explique quem você é
- Seja claro sobre o que você quer, quando e por que
- Mantê-lo curto e doce
- Verifique (e verifique novamente)
Vamos passar por essas diretrizes com mais detalhes.
1. Adapte a mensagem
As pessoas nos negócios estão sob pressão e, portanto, quanto mais rápido você chegar ao ponto e mais específico for, maior a probabilidade de receber uma resposta.
Como explicamos acima, as consultas de negócios são uma comunicação formal, portanto, seja educado e profissional, em vez de tentar ser amigável.
O uso de um modelo de cookie-cortador retirado de um site pode não comunicar ou transmitir com precisão a mensagem desejada.
Ferramentas avançadas de suporte à escrita, como o Flowrite, podem ajudá-lo a encontrar sua voz autêntica. Ele permite que você crie consultas comerciais personalizadas que sejam educadas, profissionais e com maior probabilidade de gerar uma resposta rápida.
2. Explique quem você é
Ao escrever um e-mail de consulta comercial ou solicitação de informações, quem você é é importante. Não vá direto ao seu pedido. Em vez disso, diga ao leitor quem você é.
Isso fornece ao leitor uma compreensão da pessoa com quem está se comunicando e por que eles devem levá-lo a sério.
3. Seja claro sobre o que você quer, quando e por que
Os remetentes de e-mail superestimam a rapidez com que os remetentes esperam respostas, descobriram os pesquisadores. Os e-mails de consulta comercial enviados fora do horário de trabalho podem parecer mais urgentes, criando uma pressão para responder que pode causar estresse.
O principal argumento é: ao enviar um e-mail de consulta comercial, seja claro sobre as informações que você está solicitando, quando precisa delas e, principalmente, por quê.
De acordo com Avery Blank da Forbes, ser claro sobre o que você precisa e por que reduz a confusão e torna muito mais provável que você receba uma resposta. O bônus é que você economizará tempo, esforço e possível constrangimento de ter que enviar uma solicitação de acompanhamento.
A clareza também pode impedir que você receba centenas de e-mails ou chamadas frias. Se você quiser uma resposta por e-mail, diga isso. Se você espera um telefonema, peça um.
Não deixe a pessoa em dúvida.
4. Mantenha-o curto e doce
Os profissionais de negócios estão ocupados, portanto, mantenha sua solicitação concisa.
Qual deve ser a duração da sua mensagem?
Os especialistas da Hubspot recomendam que seu e-mail tenha entre 50 e 125 palavras. Embora não seja possível limitar sua mensagem a 125, o ideal é que ela tenha menos de 200 palavras.
5. Verifique (depois verifique novamente)
A precisão é essencial ao escrever um e-mail comercial, portanto, revise e refine suas mensagens antes de enviá-las. Se você estiver enviando vários e-mails simultaneamente, verifique novamente as informações críticas, como o nome do destinatário e sua organização.
Se você estiver se comunicando em um idioma que não é o seu primeiro, tenha um cuidado especial. Verificadores ortográficos on-line gratuitos podem ter dificuldades com o contexto ou não entender termos técnicos ou profissionais específicos, portanto, nem sempre confie em suas recomendações sem verificar.
Para evitar problemas, experimente uma ferramenta de escrita de IA, como Flowrite, que entende a quem você está entrando em contato e a intenção de sua mensagem.
Quando devo acompanhar uma consulta comercial?
Se você seguiu nossos conselhos e orientações acima, provavelmente receberá uma resposta. No entanto, se você ainda estiver esperando, não há problema em enviar um e-mail de lembrete.
Abordamos como criar e-mails de lembrete aqui, mas a pergunta permanece: quando enviar um e-mail de lembrete de consulta comercial?
Se o seu pedido não for urgente, dê à pessoa pelo menos alguns dias para lhe responder. Em casos urgentes, você pode enviar um e-mail ou até mesmo ligar mais cedo.
Em todos os casos, vale a pena ser educado ao considerar como escrever um e-mail de acompanhamento. É provável que haja um motivo genuíno para que alguém não tenha respondido à sua mensagem.
Exemplos de e-mail de consulta comercial
Assim, delineamos os princípios básicos para criar o email de consulta de negócios perfeito. Ainda assim, é sempre útil ver isso na prática.
Para ajudar a explicar alguns dos pontos fundamentais, criamos alguns exemplos de e-mails de consulta comercial abaixo.
Precisão e autenticidade são essenciais ao criar uma consulta por e-mail. Você quer que as pessoas entendam que você está falando sério, e você não vai conseguir isso usando um modelo onde você preenche os espaços em branco. Em vez de copiar e colar, use-os como inspiração para criar seu email.
Melhor ainda, usar o Flowrite é a maneira mais fácil – e rápida – de escrever e-mails de consulta comercial. Com a ajuda dos mais recentes desenvolvimentos em inteligência artificial, nossa ferramenta pode gerar e-mails autênticos e personalizados que garantirão que você obtenha as informações necessárias.
E-mail para uma organização
Se você estiver enviando um endereço de e-mail genérico, mantenha as coisas formais. Neste exemplo de e-mail de consulta comercial, solicitamos o envio de um catálogo para nós. É rápido e fácil, explica o que você quer, quando você quer e por quê.
E-mail para um indivíduo
O formato deste exemplo de e-mail de consulta comercial é essencialmente o mesmo do primeiro, mas é personalizado para o destinatário. Ao criar uma conexão pessoal, você aumenta as chances de resposta. Mais uma vez, você verá como gerenciamos as expectativas no final do e-mail de maneira educada, mas firme.
Pedindo informações detalhadas
Neste exemplo, queremos mais informações para nos permitir tomar uma decisão de compra. Então, em vez de uma mensagem longa e demorada, os pontos de bala esclarecem o que precisamos, quando e por quê.
Escrevendo com o modelo de e-mail de consulta comercial do Flowrite
Flowrite é uma ferramenta de escrita de IA que transforma pontos curtos em e-mails e mensagens completos. Você apenas anota algumas frases como instruções, seleciona o modelo certo e observa o e-mail se escrever.
Quando falamos sobre modelos de e-mail, não queremos dizer nada pré-escrito que você precise copiar e colar. Em vez disso, nossos modelos orientam a IA a escrever do zero o tipo correto de e-mail para sua finalidade. Aqui está um exemplo do nosso modelo de consulta comercial em ação.
Como você vê, o e-mail que o Flowrite gera para você é personalizado e sensível ao contexto. Além disso, você não precisa ficar obcecado sobre como o destinatário pode perceber as escolhas de palavras ou frases, pois você pode selecionar o tom do e-mail gerado. Erros de ortografia e gramática? É fluente em inglês também. Síndrome da tela em branco? Selecione o modelo sem escrever nenhum marcador e o Flowrite gerará um e-mail de exemplo para você.
O que devo tirar disso?
Agora você deve entender o que é uma consulta comercial (e o que não é), o formato correto de e-mail de consulta comercial e algumas práticas recomendadas para criar correspondência corporativa. Agora você deve ter clareza sobre como escrever um e-mail de consulta comercial.
Os exemplos que fornecemos demonstram como você pode criar consultas comerciais diretas e detalhadas que lhe dão confiança para criar as suas próprias.
Nosso conselho final é evitar copiar e colar e introduzir alguma personalidade em suas comunicações profissionais.