Como formatar uma carta comercial em 7 etapas

Escrever uma carta comercial formal pode parecer uma tarefa intimidante, mas não precisa ser difícil. Existem regras estabelecidas para layout e tom que você pode seguir facilmente para criar uma correspondência refinada.

Embora a maioria das cartas comerciais sejam enviadas como documentos digitais atualmente, você ainda as encontrará impressas à moda antiga. As cartas comerciais podem ser usadas para informar as partes interessadas, fornecer uma carta de referência, confirmar emprego ou compartilhar uma oferta de emprego, entre outras correspondências comerciais importantes.

Neste guia, discutiremos como formatar uma carta para fins comerciais usando o formulário em bloco. (Outras opções de formatação incluem bloco modificado, semibloco e formulários recuados.)

Vamos ao que interessa.

Formatando uma carta comercial

Uma carta comercial é um documento formalmente escrito que serve a um propósito oficial. Geralmente é enviado de uma empresa para outra ou para clientes, partes interessadas ou funcionários. Cartas formatadas corretamente exibem estrutura, uniformidade e organização.

Aqui está o que você precisa prestar atenção ao formatar sua carta comercial.

• margens
• espaçamento
• tamanho da fonte
• endereço
• papel timbrado
• justificação

Como formatar uma carta comercial

Formatar uma carta comercial não precisa ser assustador. Existe um processo simples de seis etapas que se originou no século XII. Isso foi há nove séculos! Siga este método testado e comprovado para estruturar a correspondência formal de maneira eficiente e eficaz.

1 Configurações do documento

Antes de começar a escrever sua carta comercial, defina a fonte para Times New Roman ou Arial, tamanho 12. Alinhe o texto à esquerda e certifique-se de que sua escrita esteja em espaço simples, com uma linha em branco entre os parágrafos. Deve haver uma margem de duas polegadas na parte superior e inferior do documento e uma margem de uma polegada em ambos os lados.

2 Informações de contato e data

No topo da carta, adicione o papel timbrado, que inclui o nome de uma pessoa ou empresa e detalhes de contato. O papel timbrado geralmente é centralizado ou alinhado à esquerda na parte superior do documento com o nome e o logotipo da empresa (se relevante) na linha superior e outras informações pertinentes, como localização e detalhes de contato nas linhas abaixo, embora essas informações sejam opcional.

Abaixo do papel timbrado, adicione as informações de contato suas e do destinatário. Abaixo estão as informações que você deve listar no início de sua carta, na ordem em que devem aparecer.

• seu nome
• seu cargo
• sua empresa
• seu endereço comercial
• seu número de telefone comercial
• seu endereço de e-mail comercial

Pule uma linha no final de suas informações e insira a data em que você está escrevendo a carta. Em seguida, pule outra linha antes de adicionar as informações do destinatário.

• o nome do seu destinatário
• o título do seu destinatário
• a empresa do seu destinatário
• o endereço da empresa do destinatário

Mais uma vez, pule uma linha e, em negrito, adicione o assunto da sua carta.

3 Saudação

Uma carta comercial deve ser um documento formal. A saudação deve corresponder à natureza profissional da carta.

Aqui estão algumas saudações que você pode usar em uma carta comercial.

• A quem possa interessar
• Prezado Sr./Sra./Mx. / Dr. [Sobrenome]
• Prezado [Nome] (se você tiver um relacionamento informal com o destinatário)

4 Corpo

Agora é hora de escrever. Usando linhas com espaçamento simples e um espaço extra entre cada parágrafo, esboce o corpo de sua carta comercial. O corpo da maioria das cartas comerciais se divide em três partes. Procure manter a carta em uma única página, o que é preferível.

• Introdução:mostre o propósito de sua carta. Explique por que você está escrevendo, o que espera alcançar e uma rápida visão geral das informações importantes que você cobrirá.
• Texto principal: Forneça detalhes sobre as informações importantes descritas no parágrafo introdutório. Isso pode variar de um a cinco parágrafos.
• Conclusão: Resuma tudo o que você discutiu. Inclua, se for relevante, uma frase de chamariz ou as próximas etapas.

5 Fechamento e assinatura

Pode parecer estranho terminar uma carta. No entanto, um fechamento clichê usado demais pode, na verdade, ser o ajuste perfeito para uma carta profissional. Quer você escolha um fechamento formal ou informal, mantenha-o profissional. Estas são algumas possibilidades.

• Sinceramente
• Respeitosamente
• Cordialmente
• Melhor
• Obrigado
• Cumprimentos

Abaixo do fechamento, deixe de quatro a seis linhas em branco para que você possa assinar o documento após imprimi-lo ou por meio de um aplicativo de assinatura eletrônica. Após essas quatro linhas, digite seu nome completo e seu cargo na linha abaixo do seu nome.

6 gabinetes (opcional)

Se você tiver documentos que deseja incluir em sua carta, como formulário ou currículo, você pode anotá-los escrevendo “Anexo(s):” seguido de uma lista dos demais documentos, algumas linhas abaixo do seu fechamento.

7 Revisão

Antes de enviar sua carta, reserve um tempo para revisá-la. Uma carta profissional não é apenas formatada corretamente; sua gramática, pontuação e ortografia também devem estar livres de erros. Faça uma verificação gramatical e considere seu tom para garantir que você pareça profissional.

Exemplos de formato de carta comercial

1 Exemplo de carta comercial em formato de bloco

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc.

1º de novembro de 2023

Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Assunto: Logística da Celebração de Natal

Prezado Sr. Grinch,

Estou escrevendo para pedir sua ajuda para tornar nossa celebração de Natal maior e mais brilhante do que nunca. Como você nos ajudou no passado facilitando a celebração, esperamos que você esteja disposto a contribuir novamente este ano.

Estou imaginando um abeto branco de 25 metros de altura para nossa árvore de Natal deste ano, de Auburn, Pensilvânia. Isso exigirá alguma logística de transporte. Além disso, esperamos realizar passeios de trenó com renas reais. Como no ano passado, teremos a placa da cidade junto. Além disso, gostaríamos de montar um anfiteatro móvel no centro da cidade com luzes, faíscas e uma máquina de fumaça para iniciar o show.

Este ano, procuramos financiamento para a árvore de Natal e o seu transporte para Whoville. No entanto, ficaremos felizes em aceitar qualquer outra assistência que você possa fornecer. Por favor, deixe-me saber em que você gostaria de ajudar e entrarei em contato com mais informações.

Melhor,

[assinatura]

Cindy Lou Who Organizadora Chefe de Natal Whoville, Inc.

Anexos: planilha de custos da árvore de Natal, lista de oportunidades de voluntariado

2. Exemplo de carta comercial em formato de bloco

 PROPRIEDADES DO GRANDE URSO 

UMA EMPRESA DE RESPONSABILIDADE LIMITADA

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 de março de 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Assunto: Comprovante de Emprego

Prezada Amanda,

Uma funcionária sua, Hayley McPhee, solicitou um apartamento em um de nossos complexos de apartamentos. Estou entrando em contato com você para obter um comprovante de emprego.

Para que seu pedido de moradia seja aprovado, preciso de comprovante de emprego e informações salariais. Por favor, envie-o para o endereço listado no início desta carta o mais rápido possível. Também posso aceitar essas informações por e-mail se você puder anexá-las como PDF.

Aqui está um rápido resumo das informações que procuro para este aplicativo.

• Uma carta atestando seu emprego
• Resumo salarial

Melhor,

[assinatura]

Propriedades de Joanne Scott Big Bear, LLC