Como formatar uma carta comercial em 7 etapas

Escrever uma carta comercial formal pode parecer uma tarefa intimidante, mas não precisa ser difícil. Existem regras estabelecidas para layout e tom que você pode seguir facilmente para criar uma correspondência polida.

Embora a maioria das cartas comerciais sejam enviadas como documentos digitais hoje em dia, você ainda as verá impressas à moda antiga. As cartas comerciais podem ser usadas para informar as partes interessadas, fornecer uma carta de referência, confirmar emprego ou compartilhar uma oferta de emprego, entre outras correspondências comerciais importantes.

Neste guia, discutiremos como formatar uma carta para fins comerciais usando o formulário de bloco. (Outras opções de formatação incluem o bloco modificado, semi-bloco e formulários recuados.)

Vamos ao que interessa.

Formatando uma carta comercial

Uma carta comercial é um documento formalmente escrito que serve a um propósito oficial. Geralmente é enviado de uma empresa para outra, ou para clientes, partes interessadas ou funcionários. Cartas formatadas corretamente exibem estrutura, uniformidade e organização.

Aqui está o que você precisa prestar atenção ao formatar sua carta comercial.

• margens
• espaçamento
• tamanho da fonte
• endereço
• papel timbrado
• justificação

Como formatar uma carta comercial

A formatação de uma carta comercial não precisa ser assustadora. Há um processo simples de seis etapas que se originou no século XII. Isso foi há nove séculos! Siga este método testado e comprovado para estruturar a correspondência formal de forma eficiente e eficaz.

1 Configurações do documento

Antes de começar a escrever sua carta comercial, defina sua fonte como Times New Roman ou Arial, tamanho de fonte 12. Alinhe seu texto à esquerda e certifique-se de que sua escrita esteja em espaçamento simples, com uma linha em branco entre os parágrafos. Deve haver uma margem de duas polegadas na parte superior e inferior do documento e uma margem de uma polegada em ambos os lados.

2 Informações de contato e data

No topo da sua carta, adicione o seu papel timbrado, que inclui o nome de uma pessoa ou empresa e detalhes de contato. O papel timbrado geralmente é centralizado ou alinhado à esquerda na parte superior do documento com o nome e o logotipo da empresa (se relevante) na linha superior e outras informações pertinentes, como localização e detalhes de contato nas linhas abaixo, embora essas informações sejam opcional.

Abaixo do papel timbrado, adicione as informações de contato de você e do destinatário. Abaixo estão as informações que você deve listar no início da sua carta, na ordem em que devem aparecer.

• seu nome
• título do seu trabalho
• sua empresa
• seu endereço comercial
• seu número de telefone comercial
• seu endereço de e-mail comercial

Pule uma linha no final de suas informações e insira a data em que está escrevendo a carta. Em seguida, pule outra linha antes de adicionar as informações do destinatário.

• o nome do seu destinatário
• o título do destinatário
• a empresa do seu destinatário
• o endereço da empresa do destinatário

Mais uma vez, pule uma linha e, em negrito, acrescente o assunto da sua carta.

3 saudação

Uma carta comercial deve ser um documento formal. A saudação deve corresponder à natureza profissional da carta.

Aqui estão algumas saudações que você pode usar para uma carta comercial.

• A quem possa interessar
• Caro Sr. / Sra. / Mx. / Dr. [Sobrenome]
• Prezado [Nome] (se você tiver um relacionamento informal com o destinatário)

4 corpo

Agora é hora de escrever. Usando linhas de espaçamento simples com um espaço extra entre cada parágrafo, rascunhe o corpo de sua carta comercial. O corpo da maioria das cartas comerciais se desdobra em três partes. Procure manter a carta em uma única página, o que é preferível.

• Introdução: mostre o propósito da sua carta.Explique por que você está escrevendo, o que espera alcançar e uma visão geral rápida das informações importantes que você abordará.
• Texto principal: Forneça detalhes sobre as informações importantes que você descreveu no parágrafo introdutório. Isso pode ser de um a cinco parágrafos.
• Conclusão: Resuma tudo o que você discutiu. Inclua, se relevante, uma frase de chamariz ou as próximas etapas.

5 Encerramento e assinatura

Pode parecer estranho terminar uma carta. Um fechamento clichê usado em demasia pode, na verdade, ser o ajuste perfeito para uma carta profissional. Quer você escolha um fechamento formal ou informal, mantenha-o profissional. Estas são algumas possibilidades.

• Sinceramente
• Respeitosamente
• Cordialmente
• Melhor
• Obrigado
• Cumprimentos

Abaixo do fechamento, deixe de quatro a seis linhas em branco para que você possa assinar o documento depois de imprimi-lo ou por meio de um aplicativo de assinatura eletrônica. Após essas quatro linhas, digite seu nome completo e seu título na linha abaixo do seu nome.

6 Gabinetes (opcional)

Se você tiver documentos que deseja incluir em sua carta, como um formulário ou currículo, poderá anotá-los escrevendo “Anexo(s):” seguido de uma lista dos outros documentos, algumas linhas abaixo do seu fechamento.

7 revisão

Antes de enviar sua carta, reserve um tempo para revisá-la. Uma carta profissional não é apenas formatada corretamente, sua gramática, pontuação e ortografia também devem estar livres de erros. Faça uma verificação gramatical e considere seu tom para garantir que soe profissional.

Exemplos de formato de carta comercial

1 Exemplo de carta comercial em forma de bloco

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1º de novembro de 2023

Mr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Assunto: Logística das Celebrações de Natal

Caro Sr. Grinch,

Estou escrevendo para pedir sua ajuda para tornar nossa celebração de Natal maior e mais brilhante do que nunca. Como você nos ajudou no passado facilitando a celebração, esperamos que esteja disposto a contribuir novamente este ano.

Estou imaginando um abeto branco de 84 pés de altura para nossa árvore de Natal este ano, um de Auburn, Pensilvânia. Vai exigir alguma logística de transporte. Além disso, esperamos realizar passeios de trenó com renas reais. Como no ano passado, teremos a placa da cidade junto. Além disso, gostaríamos de montar um anfiteatro móvel no centro da cidade com luzes, estrelinhas e uma máquina de neblina para iniciar o show.

Este ano, estamos buscando financiamento para a árvore de Natal e seu transporte para Whoville. No entanto, estamos felizes em aceitar qualquer outra ajuda que você possa fornecer. Por favor, deixe-me saber o que você gostaria de ajudar, e eu entrarei em contato com mais informações.

Melhor,

[assinatura]

Cindy Lou Quem é a principal organizadora de Natal Whoville, Inc.

Anexos: Folha de custos da árvore de Natal, lista de oportunidades de voluntariado

2. Exemplo de carta comercial em forma de bloco

 PROPRIEDADES DO GRANDE URSO 

UMA SOCIEDADE DE RESPONSABILIDADE LIMITADA

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 de março de 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Assunto: Comprovante de Emprego

Querida Amanda,

Uma funcionária sua, Hayley McPhee, se inscreveu para um apartamento em um de nossos complexos de apartamentos. Estou entrando em contato com você para obter um comprovante de emprego.

Para que seu pedido de moradia seja aprovado, preciso de um comprovante de emprego e informações sobre salário. Por favor, envie-o para o endereço listado no início desta carta assim que possível. Também posso aceitar essas informações por e-mail se você puder anexá-las como PDF.

Aqui está um rápido resumo das informações que estou procurando para este aplicativo.

• Uma carta atestando seu emprego
• Resumo do salário

Melhor,

[assinatura]

Propriedades de Joanne Scott Big Bear, LLC