12 principais dicas de redação comercial que qualquer pessoa pode usar

Se você está apenas começando sua carreira de negócios ou um profissional experiente, essas dicas de redação de negócios irão ajudá-lo a levar sua comunicação no trabalho para o próximo nível.

Quando você está em uma posição que exige que você crie comunicações comerciais de alto nível, é fundamental que você trabalhe constantemente para desenvolver suas habilidades de redação comercial. Esteja você melhorando sua estrutura de frases para criar uma boa redação comercial ou tentando aumentar o uso da voz ativa em vez da voz passiva para aumentar a clareza de sua escrita, nivelar suas habilidades pode ajudá-lo a criar uma redação comercial mais eficaz que transmita sua mensagem através.

Aqui, vamos dar uma olhada em algumas dicas que você pode usar para criar uma comunicação mais eficaz e desenvolver melhores técnicas de redação comercial.

1. Conheça seu público

Não importa em que tipo de redação você esteja trabalhando, conhecer seu público é a chave para usar as habilidades de comunicação corretas que irão transmitir seu ponto de vista. Se estiver escrevendo um memorando detalhando as últimas mudanças de pesquisa para seus superiores, você terá uma abordagem diferente de escrever uma atualização trimestral para os membros do conselho. Quando você conhece seu público, pode adaptar seu documento comercial para atingi-lo em seu nível de conhecimento, incluindo os termos técnicos com os quais estão familiarizados ou gastando o tempo e o espaço necessários para atualizá-los com as últimas mudanças em seu setor .

2. Tópicos de pesquisa exaustivamente

Quando você está trabalhando para desenvolver uma peça de comunicação empresarial rapidamente, pode ser tentador apenas fazer pesquisas superficiais. Em vez disso, reserve um tempo para se aprofundar nos problemas que está discutindo. Esta não é apenas uma jogada inteligente para ajudá-lo a se tornar um redator de negócios melhor - também fornecerá as informações necessárias quando um supervisor ou membro do conselho inevitavelmente o parar no corredor para discutir um ponto de sua redação.

Se você acha que precisa de mais tempo do que seu supervisor permitiu para concluir a quantidade de pesquisa que sua redação comercial exige, não hesite em contatá-los e explicar como atrasar o prazo ajudaria você e a empresa.

3. Conheça o seu propósito

Com alguns tipos de redação comercial, o ponto principal é claro. Talvez você esteja escrevendo uma atualização para sua equipe sobre um problema específico que você está trabalhando para resolver ou está fornecendo ao seu conselho uma atualização financeira para o trimestre. Esses tipos de comunicação escrita têm um propósito claro, tornando mais fácil para você se manter no caminho certo enquanto escreve.

Para outros tipos de comunicação, no entanto, pode ser mais difícil ir direto ao ponto - especialmente se você não tiver certeza de qual é o objetivo. Se você estiver escrevendo uma atualização para os constituintes ou fornecendo um relatório de progresso para seu chefe, faça o possível para esclarecer os pontos que você está trabalhando para cobrir antes de começar a escrever. Seu trabalho será mais acessível e seu público apreciará sua abordagem concisa.

4. Antecipe as perguntas

Quando chegar ao final de sua redação comercial, reserve um momento para imaginar que você é um membro de seu público. Faça o possível para assumir o nível de conhecimento deles sobre o seu trabalho. Agora, volte ao início de sua escrita e tente ler através dos olhos deles. Que perguntas eles provavelmente teriam? Que partes de sua escrita seriam desafiadoras para eles entenderem? Ao antecipar as perguntas que seu público pode ter e trabalhar as respostas em sua redação, você pode criar uma comunicação mais precisa e eficaz.

5. Esquema Antes de Escrever

Uma vez que você conheça o propósito de sua redação comercial, pode ser útil desenvolver um esboço antes de começar seu trabalho de redação real. Colocar seus pontos principais no papel pode facilitar a introdução da sua escrita e pode ajudá-lo a decidir quanto tempo e espaço dedicar a cada área de foco. Se você está lutando para completar o esboço, não se preocupe - até mesmo anotar um ou dois pontos principais e alguns detalhes de apoio podem ajudá-lo a seguir na direção certa quando não souber por onde começar.

6. Evite complicar demais

Pode ser tentador mostrar seu conhecimento do setor ao escrever para negócios, mas resista ao impulso de exagerar no jargão técnico ao escrever. Se houver uma alternativa simples para uma palavra complicada, use-a. Quando você mantém sua escrita simples, está tornando mais fácil para seu público entender suas ideias.

Embora seu público provavelmente leia em um nível alto, é aconselhável apontar para um nível de leitura do ensino fundamental ou médio em seu trabalho. Você não está tentando dar uma aula em uma faculdade quando está enviando uma comunicação comercial – você está tentando transmitir uma ideia ao seu público de forma rápida, eficiente e que faça sentido. Não se preocupe em tentar impressionar as pessoas no mundo dos negócios com um vocabulário sofisticado. Eles ficarão muito mais impressionados com sua capacidade de articular seus pontos de maneira simples, mas precisa.

7. Leia em voz alta

Quando você lê seu trabalho em voz alta, pode ser mais fácil encontrar pontos com frases estranhas ou gramática incorreta. Muitas vezes, nossos olhos passam por cima dessas questões durante o processo de revisão. Se você se sentir confortável, ter um amigo lendo seu trabalho em voz alta pode lhe dar mais perspectiva de como sua escrita será vista pelo público. Tente não ser muito duro consigo mesmo por erros simples ao ouvir seu trabalho - volte e faça as correções necessárias antes de prosseguir com o envio de sua comunicação para outras pessoas.

8. Elimine o Preenchimento

Pode ser tentador preencher o corpo do seu e-mail ou outra comunicação comercial com palavras de preenchimento, especialmente se você estiver tentando mostrar que entende profundamente a tarefa. No mundo dos negócios, no entanto, palavreado desnecessário é desaprovado. Você vai querer manter sua escrita o mais concisa possível. Pergunte a si mesmo se o seu público está recebendo as informações de que precisa de sua comunicação e, em caso afirmativo, termine por aí. Se você precisar preencher um espaço em um boletim informativo ou outro tipo de atualização e não tiver informações relevantes, pergunte ao seu supervisor se pode entrar em contato com outro departamento para combinar as atualizações.

9. Esqueça o jargão comercial

Quando terminar de redigir sua empresa, reserve um minuto para voltar e procurar palavras que a maioria das pessoas não entenderia. No entanto, não há problema se você tiver termos específicos do setor que não podem ser alterados. Se você usou o jargão desnecessariamente, retire-o e use uma palavra menos complicada.

Buzzwords não vão convencer seu público de que você sabe do que está falando e podem tirar o tom profissional que você deseja buscar em sua comunicação comercial. Você deseja tornar o mais simples possível para que as pessoas que leem sua comunicação comercial entendam o que você está tentando dizer. Manter seu vocabulário simples pode tornar a leitura de sua comunicação mais eficiente.

10. Peça ajuda

Se você é novo na redação comercial, pode ser difícil descobrir exatamente como organizar suas comunicações comerciais. Isso pode ser especialmente verdadeiro se o seu estilo de escrita for mais adequado para mídias sociais ou escrita persuasiva ou se você nunca trabalhou como escritor profissional em uma capacidade comercial.

Ao pedir feedback a outras pessoas sobre a redação de sua empresa, informe-as de que você não está apenas pedindo ajuda com erros de digitação. Em vez disso, diga a eles que deseja feedback sobre como tornar sua escrita mais concisa e apropriada para seu público. É uma jogada inteligente executar seu primeiro rascunho de cartas comerciais e outras comunicações por seu supervisor ou diretor de comunicação, especialmente se você ainda estiver se acostumando com o guia de estilo de sua empresa.

11. Comprometa-se com a melhoria

Quando você está apenas começando a escrever sobre negócios, faz sentido que se sinta inseguro e nervoso sobre se está se comunicando com seus colegas e superiores no estilo e formato corretos. Como qualquer nova habilidade, pode levar tempo para desenvolver sua redação técnica. Permanecer comprometido em melhorar não apenas chamará a atenção de seu supervisor, mas também ajudará a aumentar sua confiança. Usar corretores ortográficos, fazer cursos de redação online ou presenciais e usar verificadores gramaticais (como Grammarly e o editor Hemingway) podem ajudar a aumentar sua crença em suas habilidades de redação comercial.

12. Use um verificador gramatical

Um bom verificador gramatical é a maneira mais fácil de encontrar e corrigir rapidamente erros gramaticais e de pontuação em seus relatórios, e-mails e documentos comerciais. Você pode instalar um verificador gramatical como um aplicativo de desktop ou um plug-in para sua ferramenta de redação de e-mail ou processador de texto preferido. Ele deve detectar esses erros quase instantaneamente. Em seguida, você pode encontrar e corrigir mais erros gramaticais do que o verificador gramatical embutido em seu sistema operacional detectará.

Grammarly é um dos nossos principais verificadores gramaticais para profissionais de negócios. Descubra o porquê nesta revisão do Grammarly.