Como escrever o e-mail de rejeição de candidato perfeito
Publicados: 2022-03-22Dizer a um candidato em potencial que ele não conseguiu um emprego é uma das coisas mais desafiadoras que alguém pode fazer, mas é crucial que você o faça. Os candidatos a emprego gastaram tempo, esforço e, em alguns casos, despesas para enviar uma inscrição e comparecer a uma entrevista, portanto, o mínimo que você pode fazer é dizer a eles se não conseguiram um emprego.
Os melhores e-mails de rejeição de candidatos são pessoais e profissionais, fornecendo feedback suficiente para o candidato. Eles encontram o equilíbrio certo entre ser positivo, informativo e encorajador enquanto ainda dizem não.
Faça certo e você pode melhorar a reputação do seu negócio. Se errar, um e-mail de rejeição de emprego ruim pode se espalhar rapidamente pelo mundo, prejudicando sua reputação e credibilidade.
Então, como você escreve a carta de rejeição de candidato perfeita? Leia nosso guia para descobrir.
O que é um e-mail de rejeição?
Uma resposta de e-mail de rejeição de emprego é uma cortesia profissional para candidatos a emprego que não foram bem-sucedidos após enviar uma inscrição ou participar de uma entrevista.
Depois de decidir quem entrevistar ou empregar, é essencial informar os candidatos malsucedidos o mais rápido possível.
Não existem regras reais sobre e-mails de rejeição de emprego, mas você definitivamente deve enviar um. Infelizmente, muitas organizações não se incomodam.
A plataforma de empregos Workable descobriu que 75% dos candidatos a emprego nunca recebem uma resposta após o envio de uma inscrição. Outros 60% nunca receberam qualquer feedback após uma entrevista.
Por que preciso saber sobre e-mails de rejeição de vagas?
A tarefa de elaborar uma carta de rejeição é muitas vezes delegada a funcionários que podem não estar envolvidos no processo de seleção. A chave é encontrar o tom certo entre ser encorajador e positivo, mas honesto e profissional.
Se você nunca escreveu uma carta de rejeição de candidato antes, pode levar alguma prática antes de acertar todas as notas certas. Mesmo recrutadores experientes podem achar que e-mails de rejeição podem ser difíceis de criar.
Contar más notícias a alguém é sempre complicado, mas escrever cartas de rejeição é particularmente desafiador. Os candidatos a emprego tornam-se emocionalmente envolvidos no processo de recrutamento e a rejeição pode ser difícil de aceitar.
Da inscrição à consulta, o processo médio de recrutamento leva 27 dias, segundo a Glassdoor. Se os candidatos foram convidados para uma entrevista e conheceram potenciais empregadores, um “não” pode ser difícil de aceitar. Quando rejeitados, os candidatos a emprego experimentarão uma série de emoções, incluindo decepção, raiva e frustração.
Uma carta perdida ou mal escrita pode prejudicar o autoconceito do destinatário e as intenções futuras de potenciais recrutas”, descobriram os pesquisadores. Simplificando, uma carta de rejeição ruim pode causar danos duradouros à saúde mental de alguém.
Em outro estudo, os acadêmicos descobriram que os candidatos rejeitados sem receber correspondência eram mais propensos a acreditar que a organização não cumpriu suas obrigações. Aqueles que não receberam uma carta de rejeição personalizada tinham o que os pesquisadores descrevem como “intenções mais negativas” em relação à organização.
Uma carta de rejeição bem escrita pode alcançar três coisas:
- Entregue notícias essenciais prontamente.
- Fornecer fechamento emocional para o candidato a emprego.
- Proteja a reputação e melhore a sua percepção da sua organização.
Uma carta de rejeição antes da entrevista ou um e-mail de rejeição de entrevista pós-emprego pode ser tão curto ou longo quanto você desejar, mas precisa conter alguns detalhes que abordaremos a seguir.
O que faz um excelente e-mail de rejeição de candidato?
Já escrevemos antes sobre etiqueta profissional de e-mail, mas uma carta de rejeição para vagas de emprego é um pouco diferente. Nossa pesquisa identificou que existem quatro partes principais de qualquer e-mail de rejeição bem-sucedido.
- Agradeça ao requerente
- Dê a má notícia
- Explique os motivos
- Terminar positivamente
Vamos olhar para estes em mais detalhes.
1. Agradeça ao solicitante
Os candidatos a emprego investiram tempo e esforço para se candidatarem. Eles estão entusiasmados, animados e investiram emocionalmente no processo. Candidatar-se a um emprego é difícil, e a rejeição é ainda mais difícil. Portanto, é essencial reconhecer isso agradecendo-lhes por seu esforço.
2. Dê as más notícias
Cartas de rejeição são sobre más notícias, então seja claro e direto. Se for um não, então diga.
Sua resposta deve ser definitiva e não deixar o solicitante na ilusão de que tem uma chance. Uma ruptura limpa é a abordagem mais justa.
3. Explique os motivos
É vital que você explique por que a pessoa não conseguiu um emprego.
Você pode entrar em tantos detalhes aqui quanto desejar. Em alguns casos, pode ser tão simples quanto declarar que há candidatos mais adequados ou você pode querer fornecer um feedback longo e detalhado. Veja nossos exemplos abaixo para alguma inspiração.
Mesmo um breve feedback é melhor do que nenhum feedback.
4. Termine positivamente
Terminar seu e-mail com uma nota positiva é essencial. Você não deu um emprego a essa pessoa, mas há um papel para ela.
Agradeça ao candidato, reconheça seus pontos fortes e incentive-o a se inscrever novamente. Se você estiver preparado para seguir adiante, ofereça-se para dar feedback ao candidato.
Como rejeitar um candidato por e-mail
Você leu nossa estrutura para construir o e-mail perfeito, mas pode se perguntar como isso se traduz em um e-mail de rejeição? Vamos dar uma olhada em algumas das dicas cruciais para escrever uma carta de rejeição de inscrição.
1. Use o nome da pessoa
Pode ser tentador enviar um e-mail em grupo para todos os entrevistados, mas não o faça. Sempre trate a pessoa pelo nome. Eles vão apreciá-lo.
Preferimos usar o primeiro nome, pois soa muito mais pessoal. Você pode aprender mais sobre como iniciar um e-mail profissional em nosso blog detalhado.
2. Agradeça a eles por se inscreverem
Cada inscrição e entrevista representam horas de esforço em nome de um candidato a emprego, portanto, um agradecimento não é apenas bem-vindo; é uma necessidade.
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3. Comece com as más notícias (e não se desculpe por escolher o melhor candidato)
Diga às pessoas imediatamente que elas não tiveram sucesso. Não deixe para o final do e-mail dar a má notícia. Os candidatos a emprego vão ler e reler seu e-mail, então seja claro, não vago.
Por exemplo :
- Nesta ocasião, decidimos não levar adiante sua inscrição.
- Estou escrevendo para informar que você não foi selecionado para uma entrevista.
- Infelizmente, não prosseguiremos com sua inscrição no momento.
Você pode querer pedir desculpas, mas não o faça. As decisões que você toma são as melhores para o seu negócio e não há necessidade de se desculpar.
4. Seja pessoal
Passar um pouco de tempo refletindo sobre a experiência de um candidato pode fazer com que o candidato a emprego sinta que sua decisão é considerada e justa. Uma rejeição sem explicação pode levar à confusão, frustração e aborrecimento.
5. Se você se oferecer para fornecer feedback, certifique-se de realmente falar sério
Muitas organizações se oferecem para fornecer feedback, mas não o fazem (por muitas razões). Se você não estiver preparado para fornecer feedback, não se ofereça para fazê-lo.
6. Incentive-os a se inscrever novamente
A porta nunca está fechada para grandes candidatos, então incentive-os a se candidatarem novamente. Inclua detalhes de como eles podem procurar novas oportunidades.
Você pode sugerir que os candidatos a emprego se conectem com você em plataformas de mídia social, como o LinkedIn, para conhecer novas oportunidades.
7. Termine profissionalmente
Escrevemos um blog detalhado sobre as melhores práticas para encerrar emails profissionais. Confira.
8. Revise todos os e-mails
Não há nada pior do que um e-mail de rejeição mal escrito, portanto, verifique-o antes de enviá-lo.
Qual deve ser a duração da minha carta de rejeição?
Não há resposta certa ou errada. A primeira coisa é que você escreva uma carta de rejeição de emprego. Tantas empresas e organizações nem mesmo dão esse passo.
Um bom guia é que quanto mais tempo alguém estiver envolvido no processo de seleção de emprego, mais detalhada deve ser a carta de rejeição do candidato. Na maioria dos casos, três ou quatro parágrafos são suficientes.
Linha de assunto do e-mail de rejeição
É melhor manter as coisas simples, claras e profissionais. Recomendamos que você liste o título do trabalho na linha de assunto. Como exemplo, você pode usar o seguinte.
Modelo de e-mail de rejeição
Você deve personalizar seus e-mails de rejeição para cada função e cada organização, mas aqui estão alguns exemplos básicos que você pode seguir.
Exemplo 1: e-mail básico de rejeição de candidatos
Esta é uma carta de rejeição bastante padrão que é adaptada para a pessoa. É profissional, objetivo e claro.
Exemplo 2: carta formal de rejeição
Se estiver escrevendo em nome de outra pessoa, seja breve e formal. Aqui está um exemplo.
Exemplo 3: e-mail de rejeição detalhado
Se você estiver preparado para fornecer feedback detalhado, isso pode ser altamente benéfico para o candidato a emprego. Este modelo é uma carta de rejeição de amostra adequada após a entrevista. É modelado no e-mail de rejeição usado pela Apple.
Exemplo 4: e-mail de rejeição de trabalho pessoal
Se você administra um negócio e deseja fazer algo um pouco diferente (enquanto segue nossos princípios básicos), por que não?
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