Como escolher o canal de comunicação certo para cada tarefa

Nós nos comunicamos com colegas de trabalho durante todo o dia de trabalho de várias maneiras. Mas às vezes é difícil saber qual canal é melhor para cada mensagem. É melhor mandar uma mensagem direta para alguém em uma plataforma de mensagens ou enviar um e-mail? Postar feedback em um canal público ou enviá-lo em particular? Colocar pensamentos em um documento compartilhado ou compartilhá-los em um telefonema?

Há uma boa chance de sua ferramenta de comunicação profissional padrão ser o e-mail. De acordo com a Harvard Business Review , os trabalhadores passam 80% do tempo se comunicando com seus colegas por e-mail. Embora seja claramente uma escolha popular, nem sempre é o melhor método de comunicação para todos os cenários.

Mas com tantos canais de comunicação disponíveis no local de trabalho, nem sempre é óbvio qual modo é mais eficaz. Aqui está um guia para os diferentes canais, como eles podem ser usados ​​em sua equipe e como escolher o melhor no momento.

Comunicação assíncrona vs. síncrona

Antes de determinar que tipo de canal melhor atende às suas necessidades, é útil entender como você deve se envolver com seus colegas de trabalho para transmitir sua mensagem. Vamos dividir dois tipos de comunicação: assíncrona e síncrona.

Pode parecer complexo, mas entender as diferenças entre comunicação assíncrona e síncrona é bastante simples. Assíncrona significa que a comunicação “não existe ou ocorre ao mesmo tempo”. Um exemplo é o envio de uma carta. Síncrono , portanto, significa “existente ou ocorrendo ao mesmo tempo” e descreve onde as partes estão presentes e interagindo simultaneamente – por exemplo, em um telefonema. A comunicação assíncrona não permite uma resposta imediata, enquanto a comunicação síncrona requer o processamento da informação – seguido de uma resposta – em tempo real.

Ao decidir qual canal de comunicação usar, você precisará refletir sobre a cultura da sua empresa e suas expectativas sobre a mensagem que está comunicando.

Por exemplo, digamos que você precise discutir um assunto pessoal com seu gerente. Eles preferem um e-mail para o qual possam preparar uma resposta - e acompanhar - em sua própria linha do tempo ou incentivam o agendamento de uma reunião individual? Se for o último, um método de comunicação síncrona, como uma reunião presencial, pode ser adequado.

Tipos de canais de comunicação

Hub da empresa ou intranet

Melhor para: relatórios anuais; e acompanhamentos organizacionais

Como um canal de comunicação assíncrono que é acessível a um público amplo, uma intranet ou hub online serve como um painel de movimentação de alto nível dentro de uma organização. Ajuda a enviar uma mensagem consistente em uma plataforma centralizada e oficial.

Também mantém recursos e informações disponíveis em todos os níveis de uma organização.

E-mails

Melhor para: compartilhar atualizações e resultados com uma equipe ou entre departamentos; e resolução de problemas que não são urgentes

O email é um tipo de comunicação assíncrona que define a expectativa de que a resposta de um destinatário não seja necessária imediatamente. As mensagens enviadas por e-mail podem ser direcionadas a um indivíduo ou a um pequeno grupo. Por exemplo, um e-mail pode ser enviado a uma equipe sobre um novo processo de protocolo que entrará em vigor na semana seguinte.

Esse método é eficaz porque permite que o remetente compartilhe as mesmas informações com várias pessoas e dá aos destinatários tempo para processar as informações e compartilhar suas entradas. Para obter mais sucesso com este canal, saiba mais sobre etiqueta de e-mail comercial .

Encontros

Melhor para: construção de relacionamento; discutir informações confidenciais e/ou privadas; comunicar feedback difícil ; questões sensíveis ao tempo; e colaboração e coordenação

Embora exista algo como “esgotamento de reuniões”, as reuniões são um canal de comunicação vital em qualquer organização. Não importa se você marcou uma reunião presencial ou uma videoconferência, reuniões produtivas podem ajudar as equipes a resolver problemas complexos. Incentiva o brainstorming, a colaboração e até a negociação no local.

As reuniões também podem ser benéficas para interações individuais, especialmente para desenvolver relacionamento e comunicar feedback de desempenho. No entanto, nem todas as reuniões são eficazes; dominar uma recapitulação da reunião é uma ótima maneira de garantir que as informações importantes sejam mantidas.

Plataformas de mensagens

Melhor para: construção da cultura da empresa; e colaboração entre várias pessoas e equipes

Aplicativos de mensagens, como o Slack, são mais populares com mais funcionários trabalhando remotamente. Embora as mensagens possam parecer distantes às vezes, elas oferecem aos usuários opções de comunicação assíncrona e síncrona.

Por exemplo, um canal público pode ser usado para atualizações semanais contínuas de projetos entre as equipes ou como um local para criar conexões interpessoais e conversar sobre os fins de semana dos colegas de equipe. Da mesma forma, recursos de mensagens ou comentários, em sistemas de gerenciamento de projetos como Asana ou Trello, são úteis para fazer perguntas ou fornecer feedback sobre um projeto ou tarefa específica.

Telefone ou videochamada

Melhor para: resolução de problemas em situação de emergência; mensagens altamente importantes; mudanças de última hora

Se não for possível configurar uma reunião, a próxima melhor opção para comunicação síncrona pode ser um telefonema. Os telefonemas são práticos para transmitir ideias ou informações complexas que podem gerar muitas perguntas.

É também uma alternativa ideal para a comunicação face a face, especialmente ao comunicar uma mensagem sensível ou emocionalmente carregada. Isso ocorre porque, embora uma chamada telefônica possa não ter dicas de comunicação visual, ela oferece o benefício de dicas tonais entre os chamadores.

O tipo de canal de comunicação adequado para qualquer situação depende de alguns fatores. Ao entender os benefícios de cada canal, você entenderá melhor qual opção de comunicação é mais eficaz para o seu objetivo.