Como fazer um ponto claro e assertivo por e-mail

Dar muito trabalho a alguém, assumir uma nova responsabilidade, pedir liberdade, pedir um favor, discordar de alguém, expressar uma opinião forte ou apenas dizer oi depois de um longo silêncio no rádio – esses tópicos são difíceis na conversa e quando você está tentando abordar um assunto difícil por e-mail, pode haver ainda mais em jogo.

A Grammarly elaborou um guia de práticas recomendadas para enviar e-mails sobre tópicos difíceis sem parecer agressivo, exigente ou rude. Quando chegar a hora de enviar esse e-mail, certifique-se de usar o AIM.

O que é AIM, você pergunta? É tudo sobre seu público, intenção e mensagem. É uma dica útil para comunicações estratégicas em geral e pode ser muito útil quando você está escrevendo um e-mail com uma mensagem desagradável, um grande pedido ou uma má notícia geral para o seu destinatário.

Público: A Grande Imagem

Quando você dispara e-mail após e-mail diariamente, provavelmente não está pensando muito sobre as esperanças e sonhos de cada pessoa que está escrevendo. Mas para as mensagens grandes e difíceis que você precisa enviar, reserve um tempo para pensar no destinatário e no uso do e-mail para mostrar seu ponto de vista.

Certifique-se de que o email é o meio certo para a mensagem

Com o e-mail, você tem muito tempo para pensar em sua mensagem e escolher cuidadosamente suas palavras. No entanto, você não consegue aquele elemento humano que pode fazer toda a diferença em algumas interações difíceis. Falar pessoalmente oferece as ferramentas de tom de voz, expressão facial e linguagem corporal. Se você está dando más notícias, você pode mostrar que é solidário. Se você está pedindo um aumento, pode projetar confiança. Algumas conversas devem ocorrer pessoalmente.

Dito isso, também é possível elaborar sua escrita de uma maneira que mostre que você é um ser humano pensativo e atencioso - mas dá trabalho. Se você usa e-mail, escolha suas palavras com cuidado para transmitir o tom certo para acompanhar o conteúdo de sua mensagem.

Conheça seu destinatário

Algumas pessoas trocam gentilezas e histórias pessoais por e-mail antes de começar a trabalhar. Outras pessoas lêem a linha de assunto e clicam em excluir (ou responder, mas apenas se você tiver sorte). Se você conhece a pessoa para quem está enviando um e-mail – ou qualquer coisa sobre ela – provavelmente pode arriscar um palpite sobre se ela é o tipo de pessoa que responde melhor a mais informações pessoais e de orientação ou a um pedido curto e direto.

Por exemplo, se você está pedindo ao seu primo Fred para lhe enviar suas fotos de nível profissional da reunião de família do verão passado, você provavelmente começará devagar:

Assunto: Olá e fotos

Olá Fred!

Ainda tenho boas lembranças da nossa visita à praia no verão passado! Como foi sua corrida de bicicleta no fim de semana do Dia do Trabalho? Se foi como o nosso passeio ao redor do lago, tenho certeza que você chegou ao pódio.

Lembro que você tirou muitas fotos no fim de semana, e adoraria revisitar essas memórias. Você se importaria de me enviar alguns dos seus favoritos?

Obrigado, e ansioso para o nosso próximo reencontro!

Muitos toques familiares agradáveis. E alguns elogios também não fazem mal.

Por outro lado, se você estiver escrevendo para um professor que recebe centenas de e-mails por dia, pode ser uma boa ideia colocar sua solicitação na primeira linha, ou mesmo na linha de assunto. Por exemplo:

Assunto: Carta de recomendação até 15/1?

Prezado Professor Stone,

Estou me candidatando a uma bolsa em Nova York neste verão. Dado meu trabalho como seu assistente de pesquisa, você estaria disposto a me escrever uma carta de recomendação? Aqui está um link com mais informações.

Conclusão: especialmente se você realmente precisa de uma resposta, tente visualizar os hábitos do destinatário do seu e-mail e planeje sua mensagem de acordo.

Intenção: Defina seu objetivo

Qual é o objetivo do seu e-mail? Como você quer que o destinatário responda? Pode ser útil abrir uma caixa vazia de “escrever” e escrever o objetivo do seu e-mail. Claro, você fará muitas reformulações para garantir que a mensagem final seja delicada, educada e eficaz. Mas manter essa ideia principal na frente e no centro enquanto você está redigindo o ajudará a garantir que seu leitor saiba exatamente o que fazer.

Seja estratégico com seu assunto

Para a maioria dos destinatários, você não fará sua solicitação ou dará suas notícias na linha de assunto; é preciso algum trabalho até. Escreva um assunto que não revele o resultado final, mas dê uma noção do que está por vir. Aqui estão algumas palavras e frases que você pode usar:

• Planejamento para
• Responder por
• Pedido para
• Ação necessária
• Decisão necessária
• Assinatura necessária

Em circunstâncias terríveis, sempre há o grande, assustador e em maiúsculas “URGENTE”, mas se você estiver tentando ser diplomático, tente evitar esse, a menos que tudo mais falhe.

Coloque sua pergunta na frente

Nada diz confiança como sair com o resultado final no topo.

Por exemplo:

Querido chefe,

Quero gerenciar o próximo grande caso da empresa.

Pode parecer assustador fazer sua demanda logo no início, mas mostra confiança, responsabilidade e vontade de enfrentar um problema de frente. Especialmente se você está pedindo responsabilidade ou está escrevendo para alguém que recebe montanhas de e-mails todos os dias, uma boa maneira de conseguir o que deseja é dizer que deseja desde o início.

É tudo uma questão de estrutura

Os ingredientes: um assunto que chame a atenção do destinatário, uma saudação amigável, uma declaração direta do objetivo do e-mail, qualquer detalhe necessário e uma aprovação amigável.

A receita: frases curtas e diretas para transmitir seu ponto de vista e parágrafos com frases temáticas claras e informativas. Se você tem uma mensagem complicada que não pode ser transmitida em cinco ou mais frases, use listas. Marcadores ou listas numeradas têm várias vantagens:

• Eles são fáceis de ler
• Eles ajudam a destacar os principais detalhes
• Eles impedem que seu e-mail pareça uma parede de texto

Ver?

Mensagem: Escolha suas palavras com cuidado

Você tem seu público e sua intenção: agora você precisa criar sua mensagem para que seja mais adequada para o público, transmita efetivamente sua intenção e ajude você a atingir suas metas de e-mail. Depois de escrever um e-mail educado e cuidadosamente redigido, dê uma olhada novamente em sua mensagem. Especialmente se você está pedindo algo ou abordando um tópico que o destinatário pode não gostar, a importância de uma comunicação cuidadosa não pode ser exagerada.

Verifique seu tom de raiva, acusação ou atrevimento

O que você escreveu pode parecer neutro para você, mas as palavras podem parecer condescendentes ou agressivas sem um rosto e um tom de voz para acompanhá-las. Se você tem certeza de que o e-mail é a maneira certa de se comunicar, certifique-se de que o e-mail que você escreve comunica o ponto da maneira certa.

Veja esta mensagem, por exemplo. Pessoalmente, as palavras podem ser ditas de uma maneira agradável, mas por escrito, elas podem parecer passivas agressivas, mandonas ou até mesmo rudes.

Prezado Kevin,

Eu queria verificar se você vai terminar sua parte do projeto em grupo a tempo. É para quinta-feira, e sua parte é a última que estamos esperando. Você pode me informar se vai terminar seus slides para que possamos encerrar a apresentação?

Obrigado, Brenda

Kevin pode não ser um grande trabalhador, mas a mensagem de Brenda pode fazê-lo sentir-se na defensiva ou insultado. Pode até sair pela culatra, fazendo com que ele não queira continuar com o projeto. Brenda terá mais sorte com uma mensagem como esta:

Prezado Kevin,

Espero que as coisas estejam indo bem com você. Apenas verificando seu status no projeto do grupo para ter certeza de que estamos na mesma página. Como combinamos na semana passada, vocês estão encarregados dos slides 4-6, e a apresentação será na quinta-feira. Deixe-me saber se você quiser passar por cima de alguma coisa com antecedência.

Obrigado por seu trabalho no projeto, e deixe-me saber se você tiver dúvidas! Brenda

Em geral, se você está dizendo algo que o destinatário não quer ouvir, siga estas dicas da Psych Central:

• Coloque-se no lugar do destinatário e escreva com empatia
• Evite a palavra “deveria” ou fazer com que o destinatário se sinta culpado
• Não faça ameaças ou ultimatos
• Não há problema em oferecer conselhos, mas não os dê a menos que seja solicitado

Trata-se de tratar o destinatário como um ser humano. E há mais de onde isso veio.

Adicione um toque humano

Se você estiver escrevendo algo que possa parecer acusatório ou raivoso, ou se estiver dando más notícias, algumas frases simples podem realmente ajudar a mudar o tom.

Veja como Brenda suavizou o que pode ter parecido uma acusação para Kevin:

• Espero que as coisas estejam indo bem com você (toque humano)
• Apenas verificando (empurrão suave)
• Certificando-se de que estamos na mesma página (dando o benefício da dúvida)
• Obrigado por seu trabalho duro (reconhecendo o trabalho de Kevin até agora - e fazendo com que ele sinta que é melhor cumprir o elogio)
• Deixe-me saber se você tiver dúvidas (oferecendo ajuda)

Frases como essas podem ajudar a suavizar um golpe. E mesmo que não haja um golpe, eles podem mostrar um vislumbre de humanidade que torna qualquer e-mail um pouco mais agradável de ler e responder.

Finalmente, lembre-se de sua gramática

Não poderíamos deixar esse de fora da lista. E não apenas porque gostamos de gramática, mas porque escrever frases completas com ortografia e pontuação adequadas é uma parte importante da comunicação do seu ponto. Não só a escrita adequada garantirá que você esteja sendo claro, mas também garantirá que você pareça profissional, seguro de si e atencioso.

E esses são adjetivos muito bons no caminho para conseguir o que você quer.