Regras essenciais de vírgula para e-mails comerciais

Que não haja erros: a vírgula exerce um poder muito maior do que a sua aparência humilde pode sugerir. O sinal de pontuação é usado por muitos escritores como uma pausa suave para separar palavras, itens ou cláusulas e pode alterar o significado ou tom de uma frase, dependendo de como é usado.

Aprender as regras da vírgula para e-mails comerciais garante que você estabeleça o tom certo ao escrever para seu chefe ou investidor - ou para qualquer outra pessoa que tenha impacto em seus negócios - e pode eliminar falhas de comunicação. Vírgulas mal colocadas também têm sido a peça central de algumas decisões judiciais que custaram milhões de dólares às empresas.

Neste artigo, discutiremos onde colocar vírgulas em saudações por email, como usá-las na comunicação empresarial, seu significado histórico e quando usar ponto e vírgula em vez de vírgulas em emails.

O que é o uso da vírgula na comunicação empresarial?

O uso da vírgula na comunicação empresarial afeta o tom ou o significado de uma frase, portanto, o uso adequado é vital para evitar falhas de comunicação e definir objetivos claros com sua equipe. Use vírgulas entre uma saudação e o nome de alguém, entre itens de uma lista ou ao conectar duas cláusulas independentes.

Vírgulas mal colocadas também podem alterar o significado de uma frase e, em alguns casos, podem custar milhões de dólares às pessoas. Em 1872, os legisladores dos EUA colocaram uma vírgula entre “frutas” e “vegetais”, o que resultou na importação gratuita de produtos tropicais para o país, custando aos contribuintes 2 milhões de dólares na altura (mais de 40 milhões de dólares em dinheiro actual).

A vírgula na comunicação

Um dos exemplos mais famosos de como as vírgulas podem afetar a comunicação é a diferença entre “Vamos comer, vovó” e “Vamos comer vovó”. Embora esta afirmação hipotética ilustre claramente como uma pausa suave pode mudar o significado de uma frase, também existem exemplos da vida real que ilustram o efeito.

O exemplo mais famoso vem do Oráculo de Delfos:

“Você irá, você retornará, nunca na batalha você perecerá.”

Esta frase deveria ser uma resposta à questão de ir ou não à guerra. Se você colocar uma vírgula antes de “nunca”, isso insinua que uma pessoa retornará após a guerra e deverá partir para a batalha.

Coloque a vírgula depois de “nunca” e a frase insinua que a pessoa não voltará da guerra.

Da mesma forma, o uso ou a omissão de uma vírgula Oxford, às vezes chamada de vírgula serial, pode alterar a forma como uma frase é lida. Uma vírgula Oxford é colocada após o penúltimo item de uma lista e antes da conjunção coordenativa - geralmenteeouou- que precede o item final.

Diferentes guias de estilo têm regras diferentes sobre seu uso. Dito isto, a falta de uma vírgula Oxford já foi a peça central de uma decisão do Tribunal de Apelações dos EUA que resultou na perda de US$ 5 milhões por uma empresa de laticínios do Maine.

O processo judicial, O'Connor v. Oakhurst Dairy, resumiu-se a uma sentença em uma lei estadual que estabelecia quais funções trabalhistas estavam isentas de pagamento de horas extras:

Enlatar, processar, conservar, congelar, secar, comercializar, armazenar, embalar para envio ou distribuição de:

(1) Produtos agrícolas;

(2) Produtos de carne e peixe; e

(3) Alimentos perecíveis.

O tribunal decidiu que a omissão de uma vírgula entre “remessa” e a conjunção coordenativa “ou” não deixava claro se a expedição e a distribuição eram uma atividade ou duas. Se a lei estadual colocasse uma vírgula Oxford antes ou, ficaria claro que o envio e a distribuição de laticínios estavam isentos do pagamento de horas extras.

Saudações em e-mails comerciais

Um e-mail comercial começa com uma saudação e uma saudação termina com uma vírgula, certo? Errado. Em e-mails comerciais, a forma mais formal de encerrar uma saudação é com dois pontos. Portanto, em vez de “Prezada Sra. Johnson”, você deve escrever “Prezada Sra. Johnson:” e continuar com o corpo da mensagem.

Usar uma vírgula no final da saudação pode não ser uma gafe se você tiver um relacionamento casual com a pessoa para quem está escrevendo. Você pode escrever um e-mail comercial onde a maior formalidade não seja necessária e, nesse caso, os dois pontos não são obrigatórios. Se não tiver certeza, tome cuidado e pratique a etiqueta do e-mail comercial terminando com dois pontos.

Abridores e nomes: uso de vírgula

Uma saudação geralmente tem dois componentes: uma saudação ou um adjetivo e o nome ou cargo da pessoa a quem você está se dirigindo.

No exemplo anterior, a saudação é composta por um adjetivo e um nome, não havendo vírgula entre os dois. No entanto, uma vírgula deve separar uma saudação direta e o nome da pessoa. Portanto, se você escrevesse “Bom dia, Sra. Johnson”, teria que colocar uma vírgula entre “Bom dia” e “Sra. Johnson.”

Vírgulas com conjunções coordenativas

As conjunções coordenativas mais comuns sãoe,ou,nem,então,mas,aindaepara. Nós os usamos para conectar elementos gramaticalmente semelhantes em uma frase, como dois verbos, dois substantivos, dois modificadores ou duas orações independentes. Uma conjunção pode ser usada para iniciar uma frase; nesse caso, geralmente não deve ser seguida por vírgula:

Exemplo: Mas no último trimestre deste ano, vimos um aumento na atividade do consumidor.

Se uma conjunção coordenativa for colocada em uma lista de dois itens, não há necessidade de usar vírgula antes dela:

Exemplo: Os departamentos que tiveram maior atividade foram lojas de brinquedos e lojas de presentes.

Se, por outro lado, a conjunção for usada antes do elemento final em uma lista de mais de dois itens, uma vírgula poderá ir imediatamente antes dela:

Exemplo: Brinquedos, árvores de Natal de plástico e bebidas espirituosas esgotaram.

Se uma conjunção coordenativa une duas orações independentes, coloque uma vírgula antes dela:

Exemplo: Os fornecedores foram contactados de imediato, pelo que conseguimos repor os artigos em falta a tempo.

Quando usar ponto e vírgula em vez de vírgula

A vírgula e a conjunção coordenativa nem sempre são a melhor maneira de unir duas orações independentes. Na verdade, isso pode causar confusão e isso é algo que você deseja evitar em um e-mail comercial.

Se você tiver duas cláusulas independentes, cada uma contendo algumas vírgulas, deverá usar ponto e vírgula em vez de vírgula para separá-las. Por exemplo, sua primeira cláusula independente pode conter um elemento introdutório seguido por uma vírgula, e sua segunda cláusula independente pode ter um elemento não essencial entre duas vírgulas:

Exemplo: Entretanto, os consumidores foram incentivados a procurar outros departamentos; e foi isso que levou a um pequeno aumento nas vendas de itens não sazonais.

Neste caso, a conjunção coordenativa deve ter um ponto e vírgula na frente.

Ponto e vírgula, vírgula e travessão são frequentemente trocados. No entanto, os travessões devem ser usados ​​apenas como ferramenta estilística ou para compensar uma aposta, que é um substantivo ou sintagma nominal que segue outro substantivo para fornecer mais informações sobre a pessoa, lugar ou coisa.

Dicas avançadas para uso de vírgula

O uso da vírgula nem sempre é preto e branco. Por exemplo, embora as vírgulas sejam normalmente usadas para conectar duas orações independentes, elas devem ser evitadas se as palavras de cada lado da vírgula puderem formar sua própria frase.

Incorreto: “John está pedindo pizza, Evelyn está pedindo ramen.”

O exemplo acima é chamado de emenda de vírgula e há três maneiras de torná-lo gramaticalmente correto.

Adicione uma conjunção de coordenação: “John está pedindo pizzaeEvelyn está pedindo ramen”.

Use ponto e vírgula: “John está pedindo pizza; Evelyn está pedindo ramen.”

Forme duas frases separadas: “John está pedindo pizza. Evelyn está pedindo ramen.”

O uso da vírgula também varia de acordo com o tipo de modificador usado. Modificadores restritivos, ou palavras que identificam ou limitam o substantivo que estão modificando, não requerem vírgula, enquanto modificadores não restritivos, ou palavras que não são essenciais para o significado da frase, requerem vírgula.

Modificador restritivo: Neil Armstrong foi o primeiro homem na lua.

Modificador não restritivo: Neil Armstrong, o astronauta, foi o primeiro homem na lua.

Regras de vírgula em perguntas frequentes sobre comunicação empresarial

É aceitável iniciar uma frase com uma conjunção em e-mails comerciais?

Começar uma frase com uma conjunção é gramaticalmente correto, mas algumas pessoas preferem não ter uma conjunção no início da frase. Se quiser usar um tom formal, é melhor não usar conjunções no início da frase. No entanto, conversas mais casuais podem utilizá-los.

Você deve usar vírgula ou ponto e vírgula em frases complexas?

Use vírgulas em frases complexas ligadas por uma conjunção, comoe,mas, ouou. O ponto e vírgula deve ser usado em frases complexas conectadas por um advérbio conjuntivo, comoentretanto.

O uso inadequado de vírgulas em e-mails comerciais pode levar a mal-entendidos?

Sim, o uso impróprio da vírgula pode levar a mal-entendidos. Uma vírgula representa uma pausa suave e o posicionamento dessa pausa pode afetar o tom ou o significado da sua frase.