5 maneiras de manter seus e-mails curtos e agradáveis

Seus e-mails se assemelham a novelas e vêm com um índice? Todos nós queremos respostas mais rápidas aos nossos e-mails, mas nem sempre nos preparamos para o sucesso.

E-mails de tamanho novo acabam no purgatório da caixa de entrada porque ninguém quer percorrer todas essas frases complicadas para descobrir o que você está pedindo. (Nem eles têm tempo).

Como resultado, e-mails longos têm baixas taxas de resposta e tempos de resposta lentos.

As boas notícias? E-mails claros e concisos têm o efeito oposto.

Manter seus e-mails curtos e agradáveis ​​permite que você comunique melhor sua mensagem e aumenta a probabilidade de receber uma resposta oportuna.

Continue lendo para aprimorar seu jogo de e-mail e aprenda cinco maneiras simples de manter seus e-mails curtos e agradáveis.

1 Impor um limite de comprimento

Se o tamanho do seu e-mail estiver fora de controle, tente definir um limite de tamanho obrigatório para todas as mensagens. Ter seu limite em mente antes de começar a escrever o ajudará a manter sua verbosidade sob controle.

Um estudo do Boomerang descobriu que e-mails entre 75 a 100 palavras obtêm as melhores taxas de resposta. Se a contagem de palavras for difícil para você controlar, tente limitar o número de frases.

Acredite ou não, cinco frases são tudo o que você precisa para a maioria dos e-mails. Se você precisar de muito mais do que isso, pode ser um sinal de que pular em um telefone ou videochamada pode ser mais eficiente para obter as respostas que você precisa.

2 Edite como se você fosse Hemingway

Depois de escrever seu e-mail, reserve alguns minutos para ler o que acabou de escrever. Esta é sua chance de verificar erros gramaticais, cortar frases desnecessárias e reescrever frases para serem mais claras. Você pode descobrir que levou três frases para finalmente chegar a uma ideia que poderia ter sido claramente expressa com uma frase.

Pratique ir direto ao ponto e reduzir seus e-mails ao essencial:

• Quem é Você? (Opcional se eles já o conhecem).
• O que é que você quer?
• Por que eles deveriam dar a você?
• Para quando você precisa?

Dar à sua mensagem uma edição completa antes de pressionar enviar é uma de suas melhores defesas para conter e-mails longos.

3 Adapte a conversa fiada

Acabar com a conversa fiada no início de um e-mail é uma ótima maneira de reduzir sua contagem de palavras e ir direto ao ponto. Também pode ser uma ótima maneira de ofender as pessoas.

O melhor curso de ação sempre depende do seu público. Se você ainda está desenvolvendo o relacionamento, uma pequena conversa pensativa pode ser vantajosa. Se você conhece bem o destinatário, a conversa fiada pode ser supérflua (e, portanto, facilmente cortada).

Para obter mais orientações sobre este tópico, confira 5 melhores alternativas para “Espero que este e-mail o encontre bem”.

4 Tenha um objetivo por e-mail

Você pode achar que é eficiente incluir todos os detalhes em um e-mail, mas quanto mais perguntas e solicitações você enviar, mais longa e opressiva sua mensagem se tornará.

Em vez disso, concentre-se em ter um objetivo claramente definido para cada e-mail. Isso aumentará a probabilidade de seu destinatário ler e responder à sua mensagem.

Se você realmente precisar incluir várias perguntas, tente organizá-las em forma de marcadores.

5 Assine com Gratidão

À medida que seus e-mails diminuem de tamanho, você pode correr o risco de parecer brusco. Incluir uma expressão de gratidão em sua aprovação é uma ótima maneira de manter as coisas agradáveis ​​e aumentar a taxa de resposta de seus e-mails.

As aprovações que incluem uma versão de “obrigado” se correlacionam com um aumento de 36% na taxa de resposta em comparação com outras aprovações. Precisa de inspiração? Aqui estão 11 maneiras únicas de dizer “obrigado” em um e-mail.

Qual é o seu truque favorito para manter seus e-mails curtos e agradáveis?